Đầu mối làm việc với luật sư cố vấn là một người (hoặc một nhóm nhỏ) trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm gom câu hỏi, gửi đi, nhận trả lời, chuyển cho người cần và lưu lại thành hồ sơ chung. Ở doanh nghiệp nhỏ, đầu mối thường là kế toán trưởng, trưởng hành chính nhân sự hoặc chính giám đốc; quan trọng là có tên cụ thể, không phải "ai rảnh thì hỏi".
Thiếu đầu mối, mỗi bộ phận tự nhắn cho luật sư, cùng một câu được hỏi ba lần, câu trả lời nằm rải rác trong điện thoại của nhiều người, và khi người đó nghỉ việc thì lời khuyên đi theo. Bài này giải thích ba vai phía doanh nghiệp, cách chọn đầu mối, đầu mối phía văn phòng luật, luồng một câu hỏi, chuyện phân quyền thông tin và việc bàn giao khi đầu mối nghỉ.
Vì sao cần đầu mối thay vì ai cũng gọi luật sư
Thoạt nhìn, để mọi người tự liên hệ luật sư có vẻ nhanh và dân chủ. Thực tế lại sinh ra ba vấn đề. Thứ nhất là trùng lặp: phòng kinh doanh và phòng kế toán cùng hỏi về một điều khoản phạt trong cùng hợp đồng, luật sư trả lời hai lần, doanh nghiệp trả phí hai lần nếu tính theo giờ. Thứ hai là mâu thuẫn: hai người hỏi cùng một chuyện nhưng cung cấp thông tin khác nhau, nhận hai câu trả lời khác nhau, rồi mỗi bên làm theo một kiểu.
Thứ ba, khó thấy nhất, là mất bộ nhớ. Lời khuyên pháp lý chỉ có giá trị khi người cần đến nó tìm lại được. Nếu câu trả lời về cách cho thôi việc nằm trong tin nhắn của một trưởng ca đã nghỉ, lần sau gặp tình huống tương tự doanh nghiệp lại phải hỏi từ đầu, hoặc tệ hơn, làm theo trí nhớ mơ hồ.
Đầu mối giải quyết cả ba bằng cách đứng giữa: gom câu hỏi, kiểm tra xem đã từng hỏi chưa, bổ sung thông tin cho đủ, gửi một lần, nhận trả lời và lưu vào chỗ chung. Đầu mối không thay luật sư, không tự trả lời câu hỏi pháp lý; vai của họ là người điều phối thông tin. Nhờ đó luật sư cũng làm việc hiệu quả hơn vì chỉ cần giữ liên lạc với một người hiểu rõ doanh nghiệp.
Ba vai phía doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp nhỏ, một người có thể giữ hai vai. Điều cần là biết rõ ai đang giữ vai nào trong từng việc:
| Vai | Làm gì | Không nên làm gì |
|---|---|---|
| Người hỏi | Nêu tình huống, cung cấp giấy tờ, cho biết mức khẩn | Tự liên hệ luật sư bỏ qua đầu mối, trừ khi được cho phép trong trường hợp khẩn |
| Đầu mối | Gom, kiểm tra trùng, bổ sung thông tin, gửi, nhận, chuyển tiếp, lưu hồ sơ, theo dõi thời hạn | Tự trả lời thay luật sư, sửa ý câu trả lời khi chuyển tiếp |
| Người quyết định | Chọn phương án sau khi có ý kiến pháp lý, duyệt việc phát sinh ngoài phạm vi | Coi ý kiến pháp lý là quyết định thay mình, hoặc quyết trước rồi mới hỏi cho có |
Một điểm hay bị nhầm: luật sư đưa ra rủi ro và phương án, còn chọn phương án nào là việc của người quyết định trong doanh nghiệp. Đầu mối nên chuyển nguyên văn câu trả lời cho người quyết định, kèm tóm tắt nếu cần, chứ không tự rút gọn thành "luật sư bảo được".
Chọn ai làm đầu mối trong doanh nghiệp nhỏ
Người hiểu vận hành hơn là người học luật. Đầu mối cần biết hợp đồng nào đang chạy, ai phụ trách khách hàng nào, giấy tờ cất ở đâu. Kiến thức pháp luật là điểm cộng nhưng không bắt buộc, vì phần đó luật sư lo.
Người có thói quen ghi chép. Vai này sống nhờ sổ theo dõi. Một người giỏi giao tiếp mà không ghi chép sẽ biến đầu mối thành một trạm chuyển tin nhắn, không để lại gì.
Người được tin cậy với thông tin nhạy cảm. Câu hỏi pháp lý thường đụng tới lương, kỷ luật, tranh chấp với đối tác, sức khoẻ tài chính. Đầu mối phải là người mà giám đốc yên tâm để thấy những thông tin đó.
Có thời gian dành riêng. Ước lượng vài giờ mỗi tuần và ghi vào mô tả công việc. Giao thêm vai đầu mối cho một người đã quá tải là cách chắc chắn để câu hỏi bị treo.
Không phải người hay ở vị trí đối lập. Nếu đầu mối là trưởng nhân sự, những câu hỏi về tranh chấp giữa doanh nghiệp với chính bộ phận nhân sự sẽ khó đi qua họ. Với loại việc như vậy, nên có quy ước cho phép người quyết định liên hệ thẳng luật sư, ghi vào phần hạn chế của sổ.
Có người dự phòng. Chọn thêm một người biết cách làm và được luật sư biết mặt, để khi đầu mối nghỉ phép thì việc không dừng.
Đầu mối phía văn phòng luật
Doanh nghiệp cũng nên biết rõ ai là ai ở phía bên kia. Khi bắt đầu quan hệ cố vấn, hãy đề nghị văn phòng cho biết:
- Luật sư phụ trách chính: người chịu trách nhiệm về chất lượng tư vấn và là người bạn liên hệ đầu tiên.
- Người hỗ trợ: luật sư hoặc chuyên viên làm phần lớn việc soạn thảo, tra cứu; biết họ để gửi tài liệu đúng người.
- Người trực thay: ai trả lời khi luật sư phụ trách vắng, và họ đã được đọc hồ sơ nền chưa.
- Người phụ trách quan hệ khách hàng hoặc người đứng đầu tổ chức: nơi nêu vấn đề nếu có bất đồng về chất lượng hoặc phí.
- Bộ phận kế toán của văn phòng: nơi hỏi về hoá đơn, bảng kê giờ, không làm phiền luật sư bằng chuyện thanh toán.
Danh sách này nên được cập nhật khi văn phòng thay người. Một số hợp đồng cố vấn ghi rõ luật sư phụ trách chính và quy định việc thay người phải báo trước; nếu chưa có, bạn có thể đề nghị bổ sung khi gia hạn. Đầu mối hai bên cũng nên có một cuộc gọi ngắn mỗi tháng, chỉ để rà danh sách việc đang mở và thời hạn sắp tới; mười lăm phút như vậy thường cứu được những việc đang trôi mà không ai để ý.
Luồng một câu hỏi từ nhân viên tới luật sư và trở lại
Luồng dưới đây chạy được với một cái sổ dùng chung hoặc một bảng tính đơn giản, không cần phần mềm riêng:
- Nhân viên gửi câu hỏi cho đầu mối, kèm giấy tờ liên quan và mức khẩn đề xuất.
- Đầu mối tra sổ xem đã có câu hỏi tương tự chưa; nếu đã có câu trả lời còn phù hợp thì chuyển lại ngay, ghi chú đã dùng lại.
- Nếu là câu mới, đầu mối bổ sung bối cảnh mà nhân viên không biết (hợp đồng liên quan, lịch sử với đối tác), viết lại câu hỏi cho gọn rồi gửi luật sư.
- Đầu mối ghi vào sổ: ngày gửi, người hỏi, mức khẩn, mã việc.
- Khi có trả lời, đầu mối chuyển nguyên văn cho người hỏi và người quyết định nếu cần, đồng thời lưu bản trả lời vào thư mục chung theo mã việc.
- Đầu mối theo dõi đến khi việc khép lại: đã quyết định thế nào, có phát sinh việc khác không, rồi đóng mục trong sổ.
Sau vài tháng, thư mục chung trở thành một kho hỏi đáp nội bộ có giá trị. Câu hỏi lặp lại nhiều lần nên được đề nghị luật sư biến thành một hướng dẫn ngắn hoặc mẫu văn bản cho cả doanh nghiệp dùng.
Phân quyền thông tin trong nội bộ
Luật sư có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin của khách hàng theo quy định về nghề luật sư. Nhưng nghĩa vụ đó chỉ ràng buộc luật sư; trong nội bộ doanh nghiệp, ai được đọc câu trả lời nào là việc bạn phải tự sắp xếp. Một câu trả lời về cách xử lý kỷ luật một nhân viên cụ thể không nên nằm trong thư mục mà cả công ty xem được.
Cách làm đơn giản là chia thư mục chung thành hai tầng. Tầng chung chứa câu trả lời mang tính hướng dẫn, đã bỏ tên người và chi tiết nhạy cảm, để mọi bộ phận tra cứu. Tầng hạn chế chứa hồ sơ việc cụ thể liên quan tới cá nhân, tranh chấp hoặc thông tin tài chính, chỉ đầu mối và người quyết định được mở.
Khi gửi câu hỏi, đầu mối cũng chỉ nên gửi cho luật sư những thông tin cá nhân cần thiết cho việc tư vấn. Những dữ liệu như số định danh, thông tin sức khoẻ, tài khoản ngân hàng của người lao động chỉ nên gửi khi thật sự cần và qua kênh đã thống nhất. Đây vừa là thói quen tốt về bảo vệ dữ liệu cá nhân, vừa giảm rủi ro nếu một hộp thư bị lộ.
Khi đầu mối nghỉ việc hoặc đổi vị trí
Đầu mối nghỉ là lúc doanh nghiệp dễ mất bộ nhớ pháp lý nhất. Nếu mọi thứ đã nằm trong sổ chung và thư mục chung, việc bàn giao chỉ còn là giới thiệu người mới với luật sư và chuyển quyền truy cập. Nếu không, người mới sẽ phải đi hỏi lại từng việc đang treo.
Một buổi bàn giao tốt gồm: danh sách việc đang mở và thời hạn của từng việc, danh sách liên hệ phía văn phòng luật, nơi lưu hồ sơ và mật khẩu truy cập được chuyển đúng quy trình nội bộ, các thói quen làm việc đã thống nhất với luật sư như mức khẩn và kênh liên lạc. Nên có một cuộc gọi ba bên giữa đầu mối cũ, đầu mối mới và luật sư phụ trách.
Doanh nghiệp cũng cần gửi thông báo bằng văn bản cho văn phòng luật rằng người cũ không còn là đầu mối, kể từ ngày nào, và người này có còn được nhận thông tin hay không. Thiếu thông báo này, luật sư có thể tiếp tục gửi tài liệu cho một người đã rời công ty, hoặc trả lời câu hỏi của người không còn đại diện cho doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc có nên tự làm đầu mối không?
Ở doanh nghiệp rất nhỏ thì thường là vậy. Khi số câu hỏi tăng, giám đốc nên giao vai điều phối cho người khác và giữ vai người quyết định, để không phải tự ghi sổ, chuyển tin và theo dõi thời hạn cho từng việc.
Nhân viên có được tự liên hệ luật sư khi khẩn cấp không?
Nên có ngoại lệ cho tình huống khẩn cấp đã liệt kê trước, ví dụ đoàn kiểm tra có mặt hay tai nạn lao động. Sau đó người liên hệ phải báo ngay cho đầu mối để việc được ghi vào sổ chung.
Đầu mối có cần kiến thức pháp luật không?
Không bắt buộc. Đầu mối cần hiểu doanh nghiệp, biết ghi chép và giữ bí mật. Hiểu vài khái niệm pháp lý cơ bản giúp đặt câu hỏi gọn hơn, nhưng phần phân tích pháp luật là việc của luật sư.
Có nên dùng phần mềm quản lý riêng cho việc này không?
Doanh nghiệp nhỏ thường chỉ cần một bảng tính và một thư mục chia sẻ có phân quyền. Phần mềm chuyên dụng hợp khi số việc lớn hoặc nhiều chi nhánh; quan trọng hơn công cụ là thói quen ghi đủ và lưu đúng chỗ.
Câu trả lời của luật sư có được chia sẻ cho đối tác không?
Nên hỏi luật sư trước. Lời khuyên được viết cho doanh nghiệp của bạn dựa trên thông tin bạn cung cấp; đưa cho bên thứ ba có thể bị hiểu sai, làm lộ chiến lược đàm phán hoặc ảnh hưởng tới quyền lợi của chính bạn.
Một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh nên có mấy đầu mối?
Thường nên có một đầu mối chính ở trụ sở và người liên lạc ở mỗi chi nhánh. Người ở chi nhánh gom câu hỏi địa phương rồi chuyển về đầu mối chính, để luật sư vẫn chỉ làm việc với một luồng thông tin thống nhất.