Rà soát hợp đồng đang thực hiện là đọc lại những hợp đồng còn hiệu lực, thường mỗi năm một lần, để biết hợp đồng nào sắp hết hạn hoặc tự gia hạn, điều khoản nào đang bất lợi, chỗ nào thực tế đã làm khác chữ ký, và giấy tờ nào cần giữ để phòng tranh chấp. Đây là việc khác với rà soát trước khi ký; ở đây hợp đồng đã ký rồi, câu hỏi là nó đang ràng buộc bạn những gì.
Ở doanh nghiệp nhỏ, hợp đồng thường được đọc kỹ đúng một lần, lúc đàm phán. Sau đó nó nằm trong tủ, còn hai bên làm việc với nhau theo thói quen, tin nhắn, cuộc gọi. Chừng nào quan hệ còn tốt thì không ai mở lại. Khi quan hệ xấu đi, bên nào nhớ hợp đồng hơn thì bên đó có lợi. Bài này hướng dẫn cách gom hợp đồng đang sống, những điểm nên đọc lại, và cách biến phát hiện thành việc làm cụ thể. Nếu doanh nghiệp đã có pháp chế hay sổ theo dõi hợp đồng, đây là dịp kiểm lại sổ đó có khớp với giấy tờ thật không.
Gom và phân loại hợp đồng đang sống
Bước đầu tiên là biết mình đang có những hợp đồng nào. Nhiều doanh nghiệp ngạc nhiên khi đếm ra con số gấp đôi dự đoán. Hãy gom theo nhóm:
- Hợp đồng với khách hàng lớn, khách mua định kỳ, hợp đồng khung có đơn hàng từng lần.
- Hợp đồng với nhà cung cấp nguyên liệu, hàng hoá, gia công.
- Hợp đồng thuê mặt bằng, kho, văn phòng, thuê thiết bị, thuê xe.
- Hợp đồng vay, thế chấp, bảo lãnh, thuê tài chính.
- Hợp đồng dịch vụ: phần mềm, bảo trì, bảo vệ, vệ sinh, kế toán, quảng cáo.
- Hợp đồng đại lý, phân phối, hợp tác kinh doanh, nhượng quyền.
- Thoả thuận bảo mật, thoả thuận không cạnh tranh với đối tác hoặc người lao động chủ chốt.
Với mỗi hợp đồng, ghi: bên kia là ai, ký ngày nào, hết hạn khi nào, giá trị ước tính, ai trong công ty phụ trách, và quan trọng nhất, bản ký đang ở đâu. Hợp đồng chỉ còn bản chụp, bản chưa có chữ ký của bên kia, hoặc phụ lục chưa ký là những dòng phải đánh dấu đỏ ngay. Hợp đồng lao động là nhóm riêng, nên rà cùng phần lao động và bảo hiểm.
Tám điểm nên đọc lại trong mỗi hợp đồng
Không cần đọc lại từng chữ của mọi hợp đồng. Với phần lớn hợp đồng, tám điểm dưới đây đủ để biết nó đang ở trạng thái nào. Hợp đồng giá trị lớn hoặc dài hạn thì nên giao cố vấn đọc toàn văn.
| Điểm | Câu hỏi khi đọc lại | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Thời hạn và gia hạn | Hết hạn khi nào, có tự gia hạn không, muốn dừng phải báo trước bao lâu | Lỡ mốc báo trước là bị ràng buộc thêm một kỳ |
| Giá và điều chỉnh giá | Giá cố định hay được điều chỉnh, theo công thức nào | Bên kia có thể tăng giá đúng theo hợp đồng mà bạn quên |
| Thanh toán | Hạn thanh toán, lãi chậm trả, điều kiện tạm ngừng giao hàng | Công nợ kéo dài làm phát sinh nghĩa vụ ngoài dự kiến |
| Phạt vi phạm và bồi thường | Mức phạt, trường hợp bị phạt, giới hạn bồi thường | Biết rủi ro thật của mỗi lần giao trễ |
| Độc quyền và không cạnh tranh | Bạn có bị cấm mua, bán với bên khác không | Hạn chế kế hoạch mở rộng mà không ai nhớ |
| Chấm dứt | Ai được chấm dứt, trong trường hợp nào, hậu quả ra sao | Cửa thoát hiểm khi quan hệ xấu đi |
| Chuyển giao | Có được chuyển hợp đồng cho bên khác không | Quan trọng khi tái cấu trúc, đổi pháp nhân |
| Giải quyết tranh chấp | Toà án, trọng tài hay thương lượng; luật áp dụng | Quyết định chi phí và nơi giải quyết nếu có chuyện |
Những điều khoản hay "ngủ quên" rồi thức dậy đúng lúc bất lợi
Tự động gia hạn. Hợp đồng dịch vụ, thuê thiết bị, phần mềm hay có câu "tự động gia hạn nếu không bên nào thông báo trước". Mốc báo trước có thể là một hai tháng trước khi hết hạn. Không theo dõi là bị gia hạn thêm một năm cho dịch vụ không còn dùng.
Cam kết sản lượng tối thiểu. Hợp đồng với nhà cung cấp hoặc nhà phân phối có thể cam kết mua tối thiểu một lượng mỗi kỳ. Khi kinh doanh chậm lại, cam kết này biến thành khoản phải trả dù không cần hàng.
Độc quyền khu vực. Đã nhận làm đại lý độc quyền, hoặc đã cho ai đó độc quyền phân phối ở một tỉnh. Vài năm sau muốn mở kênh mới thì vướng đúng điều khoản này.
Bảo lãnh và cam kết cá nhân. Chủ doanh nghiệp ký kèm cam kết cá nhân bảo đảm nghĩa vụ của công ty, rồi quên. Phần này nên rà cùng nhóm tài sản và tín dụng.
Bảo mật và không lôi kéo nhân sự. Thoả thuận đã ký với đối tác cũ có thể vẫn còn hiệu lực sau khi hợp đồng chính kết thúc. Tuyển người từ đối tác cũ mà không kiểm lại có thể vướng cam kết đã ký.
Quá nhiều hợp đồng thì đọc cái nào trước
Doanh nghiệp bán buôn hay dịch vụ có thể có hàng trăm hợp đồng đang chạy. Không ai đọc lại hết trong một đợt, và cũng không cần. Hãy xếp hạng theo ba tiêu chí đơn giản: giá trị hoặc mức phụ thuộc (mất hợp đồng này thì doanh nghiệp đau đến đâu), thời gian còn lại (hợp đồng sắp đến mốc gia hạn hay mốc báo trước), và dấu hiệu bất thường (đang chậm thanh toán, đang có phàn nàn, bên kia vừa đổi chủ hay đổi người phụ trách).
Nhóm đầu tiên cần đọc kỹ là những hợp đồng vừa lớn vừa sắp đến mốc. Nhóm thứ hai là những hợp đồng có dấu hiệu bất thường, bất kể giá trị. Nhóm còn lại có thể rà theo mẫu: nếu doanh nghiệp dùng chung một mẫu hợp đồng cho nhiều khách, chỉ cần cố vấn đọc kỹ mẫu đó một lần, rồi nội bộ kiểm xem từng bản đã ký có sửa gì khác mẫu không.
Cách xếp này cũng giúp bạn ước lượng khối lượng việc khi bàn phạm vi với cố vấn: thay vì "rà hết hợp đồng", bạn đưa ra một danh sách cụ thể vài chục bản cần đọc toàn văn và một mẫu chuẩn cần đọc kỹ, phần còn lại nội bộ tự đối chiếu.
Khi thực tế đã khác với hợp đồng
Hợp đồng ghi giao hàng mỗi tuần, thực tế giao hai lần một tháng. Hợp đồng ghi giá này, thực tế hai bên đã nhắn tin chốt giá khác từ năm ngoái. Hợp đồng ghi thanh toán trong mười lăm ngày, thực tế bên mua trả sau hai tháng và bên bán vẫn giao. Đây là tình trạng rất phổ biến, và nó tạo ra câu hỏi khó khi có tranh chấp: hai bên đang bị ràng buộc bởi chữ trong hợp đồng hay bởi cách đã làm với nhau.
Không có câu trả lời chung cho mọi trường hợp. Có khi những thoả thuận qua tin nhắn, email được xem là đã sửa đổi hợp đồng; có khi không, nhất là khi hợp đồng yêu cầu mọi sửa đổi phải lập thành phụ lục có chữ ký. Vì vậy, đợt rà soát là lúc nên "hợp thức hoá" những thay đổi đã thành thói quen bằng một phụ lục ký đàng hoàng, hoặc ngược lại, quay về làm đúng hợp đồng nếu thay đổi đó đang bất lợi cho bạn.
Một điểm hay sót là người ký. Hợp đồng do một trưởng phòng hay nhân viên kinh doanh ký mà không có giấy uỷ quyền phù hợp, hoặc bên kia ký bởi người không phải đại diện theo pháp luật và không có uỷ quyền, có thể bị tranh cãi về hiệu lực. Khi rà, kiểm tra ai đã ký ở cả hai phía và giấy uỷ quyền có kèm theo không.
Chứng cứ và thời hiệu: giữ gì, giữ bao lâu
Rà soát hợp đồng cũng là dịp sắp lại chứng cứ thực hiện hợp đồng: biên bản giao nhận, hoá đơn, chứng từ thanh toán, email xác nhận đơn hàng, biên bản nghiệm thu. Khi có tranh chấp, những giấy tờ này thường quyết định nhiều hơn bản thân hợp đồng, vì chúng chứng minh ai đã làm gì, khi nào. Lưu chúng theo từng hợp đồng, đặt tên tệp thống nhất, có bản sao lưu ở nơi thứ hai.
Pháp luật dân sự có quy định về thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng; theo Bộ luật Dân sự 2015, thời hiệu chung cho loại tranh chấp này là ba năm, tính từ ngày người có quyền biết hoặc phải biết quyền lợi của mình bị xâm phạm. Tranh chấp thương mại giữa các thương nhân có thể chịu thời hiệu riêng theo luật chuyên ngành, ngắn hơn mức chung, và cách tính mốc bắt đầu trong từng vụ việc có thể phức tạp, nên đừng tự đếm ngày rồi yên tâm. Ý nghĩa thực tế cho đợt rà soát là: khoản công nợ kéo dài nhiều năm không đòi, hay một vi phạm của đối tác mà bạn "để đó tính sau", có thể đến lúc không còn đòi qua toà được nữa.
Vì thế, đợt rà soát nên có một danh sách riêng các khoản đang tranh cãi hoặc chưa đòi được: bên nào nợ, bao nhiêu, từ khi nào, đã nhắc bằng văn bản chưa. Những dòng đã kéo dài nên được đưa sang cố vấn xem sớm, thay vì chờ đến kỳ rà soát sau.
Từ đọc lại đến việc cần làm
Kết quả rà soát hợp đồng nên là một danh sách việc ngắn gọn, mỗi việc có người phụ trách:
- Gửi thông báo không gia hạn cho những hợp đồng dịch vụ không còn cần, trước mốc báo trước.
- Lập phụ lục cho những thay đổi đã thành thói quen, hoặc thông báo quay về đúng hợp đồng.
- Xin bổ sung chữ ký, giấy uỷ quyền cho những hợp đồng còn thiếu.
- Đàm phán lại điều khoản bất lợi khi hợp đồng sắp đến kỳ gia hạn, thay vì để tự gia hạn.
- Gửi văn bản nhắc nợ cho các khoản công nợ kéo dài, lưu bằng chứng đã gửi.
- Cập nhật sổ theo dõi hợp đồng với mốc hạn và mốc báo trước mới.
Với hợp đồng giá trị lớn, hợp đồng có yếu tố nước ngoài, hay khi bạn định chấm dứt sớm một hợp đồng, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc cố vấn quen trước khi gửi bất kỳ văn bản nào cho bên kia, vì cách diễn đạt trong văn bản đầu tiên thường ảnh hưởng tới vị thế của bạn về sau.
Câu hỏi thường gặp
Có cần đọc lại toàn bộ hợp đồng mỗi năm không?
Không cần đọc từng chữ của mọi hợp đồng. Với phần lớn hợp đồng, rà tám điểm chính là đủ: thời hạn, giá, thanh toán, phạt vi phạm, độc quyền, chấm dứt, chuyển giao và giải quyết tranh chấp. Hợp đồng giá trị lớn, dài hạn hoặc đang có dấu hiệu tranh chấp thì nên đọc toàn văn.
Hợp đồng chỉ còn bản chụp thì có giá trị không?
Bản chụp không tự làm hợp đồng mất hiệu lực, vì hợp đồng có hiệu lực do sự thoả thuận của các bên. Nhưng khi tranh chấp, việc chứng minh nội dung sẽ khó hơn nếu bên kia không thừa nhận. Nên tìm lại bản gốc, hoặc đề nghị hai bên ký xác nhận lại.
Thoả thuận đổi giá qua tin nhắn có được coi là sửa hợp đồng không?
Còn tuỳ hợp đồng có quy định cách sửa đổi hay không và nội dung tin nhắn rõ đến mức nào. Để tránh tranh cãi, những thay đổi quan trọng nên được ghi thành phụ lục có chữ ký của người có thẩm quyền ở cả hai bên.
Hợp đồng tự động gia hạn mà quên báo trước thì có thoát được không?
Thường là khó, vì bạn đã đồng ý cơ chế đó khi ký. Có thể thương lượng với bên kia để chấm dứt sớm theo điều khoản chấm dứt hoặc theo thoả thuận mới. Bài học là đưa các mốc báo trước vào lịch nhắc ngay khi ký.
Nhân viên kinh doanh ký hợp đồng không có uỷ quyền thì sao?
Hiệu lực của hợp đồng có thể bị tranh cãi, tuỳ việc công ty có chấp thuận, đã thực hiện hợp đồng hay chưa và các tình tiết khác. Khi rà soát phát hiện trường hợp này, nên hỏi cố vấn cách xác nhận lại và ban hành quy định rõ ai được ký hợp đồng loại nào.
Rà soát hợp đồng có phải việc của kế toán không?
Kế toán giúp được phần công nợ, thanh toán, hoá đơn. Phần đánh giá điều khoản và rủi ro pháp lý nên có người hiểu luật tham gia. Cách hay nhất là kế toán và người phụ trách kinh doanh gom dữ kiện, cố vấn đọc những hợp đồng quan trọng.