Khi ngân hàng, quỹ đầu tư hay đối tác lớn yêu cầu ý kiến pháp lý, doanh nghiệp cần làm bốn việc: hiểu đúng bên kia cần xác nhận điểm gì, thống nhất ai thuê luật sư lập văn bản, gom đủ hồ sơ nội bộ trong một lần, và xử lý trước những chỗ giấy tờ chưa khớp. Phần lớn chậm trễ không nằm ở người viết mà ở hồ sơ của chính doanh nghiệp.
Với nhiều công ty nhỏ, đây là lần đầu tiên điều lệ, sổ đăng ký thành viên, biên bản họp và các hợp đồng cũ bị một người ngoài đọc từng dòng. Những thiếu sót nằm im nhiều năm có thể lộ ra đúng lúc giao dịch đang gấp. Chuẩn bị sớm giúp bạn sửa được những chỗ đó một cách đàng hoàng thay vì vội vàng chắp vá.
Đọc kỹ yêu cầu trước khi gom giấy tờ
Yêu cầu ý kiến pháp lý thường nằm trong điều kiện tiên quyết của hợp đồng vay, thoả thuận đầu tư hoặc thư của đối tác. Đọc chỗ đó trước tiên và trả lời ba câu hỏi: văn bản phải xác nhận những điểm nào, ai là người được dựa vào, và hạn nộp là ngày nào. Có khi bên kia gửi kèm một bản dự thảo nội dung họ muốn, có khi chỉ ghi một dòng chung chung.
Nếu yêu cầu chỉ ghi chung chung, đừng đoán. Hỏi lại bên kia bằng văn bản về phạm vi mong muốn. Một ý kiến về năng lực và thẩm quyền ký khác rất nhiều so với một ý kiến về khả năng thi hành của hợp đồng hay về tình trạng tài sản bảo đảm. Phạm vi rộng hơn nghĩa là nhiều hồ sơ hơn, thời gian dài hơn, chi phí cao hơn.
Cũng nên hỏi bên kia có yêu cầu gì về người lập văn bản không: luật sư phải hành nghề tại Việt Nam, phải độc lập với doanh nghiệp, hay có thể là cố vấn thường xuyên của bạn. Một số bên chấp nhận cố vấn sẵn có, một số đòi tổ chức hành nghề khác. Biết sớm điều này tránh việc làm xong rồi bị từ chối vì sai người ký.
Ghi tất cả các điểm trên vào một trang tóm tắt nội bộ, gửi cho kế toán, pháp chế hoặc người giữ hồ sơ. Từ đây mọi người làm cùng một danh sách thay vì mỗi người hiểu một kiểu.
Ai thuê luật sư, chi phí do đâu mà có
Bên cung cấp thường thuê. Trong nhiều giao dịch, doanh nghiệp được yêu cầu tự thuê luật sư lập ý kiến về chính mình rồi gửi cho bên kia. Cũng có giao dịch bên cho vay thuê luật sư của họ, và chi phí được thoả thuận chuyển cho bên vay. Đọc hợp đồng để biết ai chịu khoản này.
Chi phí phụ thuộc phạm vi. Số điểm phải xác nhận, số pháp nhân liên quan, khối lượng hồ sơ, mức độ phải sửa chữa giấy tờ cũ và thời gian gấp hay thong thả đều làm chi phí khác nhau. Không có con số chung, nên yêu cầu báo giá theo phạm vi cụ thể.
Sửa hồ sơ là việc riêng. Nếu trong quá trình rà soát phát hiện điều lệ lỗi thời hay thay đổi đăng ký chưa làm, phần sửa thường là một việc riêng ngoài ý kiến pháp lý. Thống nhất từ đầu để không bất ngờ.
Bản dịch cũng tốn thời gian. Bên nước ngoài thường cần văn bản và một số hồ sơ bằng tiếng Anh. Hỏi rõ bản nào cần dịch, ai dịch, dịch có cần chứng thực hay không.
Bộ hồ sơ doanh nghiệp thường được yêu cầu
Danh sách thực tế tuỳ phạm vi ý kiến. Bảng dưới là các nhóm hay gặp với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần nhỏ; hãy coi nó như danh mục để hỏi luật sư, không phải danh sách đầy đủ.
| Nhóm hồ sơ | Ví dụ | Chỗ hay vướng |
|---|---|---|
| Đăng ký doanh nghiệp | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất, các lần thay đổi | Thông tin trên giấy khác với thông tin trên cổng đăng ký quốc gia |
| Điều lệ và sổ sách nội bộ | Điều lệ hiện hành, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông | Điều lệ cũ chưa sửa theo luật mới, sổ đăng ký không cập nhật |
| Quyết định nội bộ về giao dịch | Nghị quyết, biên bản họp hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị | Thiếu chữ ký, sai thẩm quyền phê duyệt, không đủ tỷ lệ biểu quyết theo điều lệ |
| Người đại diện và uỷ quyền | Giấy tờ của người đại diện theo pháp luật, văn bản uỷ quyền ký | Uỷ quyền hết hạn, người ký không đúng người được uỷ quyền |
| Giấy phép, điều kiện kinh doanh | Giấy phép con liên quan đến ngành nghề của giao dịch | Giấy phép hết hạn hoặc chưa cập nhật địa chỉ |
| Hợp đồng và cam kết hiện có | Hợp đồng vay cũ, bảo lãnh, thế chấp, cam kết hạn chế | Hợp đồng cũ cấm vay thêm hoặc cấm thế chấp mà không có đồng ý |
| Tài sản liên quan | Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê, đăng ký tài sản | Tài sản đứng tên cá nhân chứ không đứng tên công ty |
Gửi hồ sơ một lần, có danh mục đánh số, tên tệp rõ ràng. Gửi rải rác qua nhiều tin nhắn làm luật sư mất thời gian dò lại và dễ sót tài liệu.
Trình tự từ lúc nhận yêu cầu đến khi có văn bản
Mỗi giao dịch một nhịp, nhưng trình tự dưới đây là khung thường gặp. Biết trước khung này giúp bạn báo cho bên kia một mốc thời gian thực tế thay vì hứa vội:
- Thống nhất phạm vi và người lập văn bản với bên yêu cầu.
- Ký thoả thuận dịch vụ với luật sư, ghi rõ phạm vi, tiến độ, người liên lạc hai bên.
- Gửi bộ hồ sơ theo danh mục, kèm bản tóm tắt cơ cấu sở hữu và các giao dịch đáng chú ý.
- Luật sư rà hồ sơ, gửi danh sách câu hỏi và các điểm cần bổ sung hoặc sửa.
- Doanh nghiệp xử lý điểm cần sửa: họp lại để thông qua, đăng ký thay đổi, xin đồng ý của bên cho vay cũ…
- Luật sư gửi dự thảo ý kiến; bên yêu cầu và doanh nghiệp góp ý về giả định, bảo lưu.
- Ký văn bản chính thức vào ngày gần với ngày ký giao dịch hoặc ngày giải ngân như thoả thuận.
Bước năm thường là bước dài nhất. Nếu cần họp thành viên hay cổ đông, hãy tính cả thời gian triệu tập theo điều lệ. Không nên lách bằng biên bản ghi lùi ngày: đó là làm sai hồ sơ, và người ký ý kiến pháp lý có quyền từ chối khi phát hiện.
Những chỗ hồ sơ hay lộ vấn đề
Người đọc hồ sơ có kinh nghiệm thường dừng lại ở một số điểm quen thuộc. Tự rà trước những điểm này giúp bạn chủ động hơn trong buổi làm việc với luật sư:
- Điều lệ soạn từ lúc mới thành lập, chưa từng sửa dù luật doanh nghiệp đã thay đổi và công ty đã tăng vốn, đổi thành viên.
- Góp vốn chưa đủ hoặc chưa đúng hạn mà chưa làm thủ tục điều chỉnh vốn.
- Người đại diện theo pháp luật đã đổi trên thực tế nhưng chưa đăng ký thay đổi.
- Biên bản họp thông qua giao dịch lớn thiếu, hoặc chỉ có chữ ký giám đốc trong khi điều lệ đòi hội đồng thành viên quyết định.
- Hợp đồng vay hoặc bảo lãnh cũ có điều khoản cấm vay thêm, cấm thế chấp, cấm đổi chủ sở hữu mà không xin phép.
- Tài sản dùng trong giao dịch lại đứng tên giám đốc hoặc người nhà.
- Tranh chấp đang có hoặc thư đòi nợ chưa xử lý mà chưa báo cho bên kia.
Phát hiện vấn đề không có nghĩa là giao dịch đổ. Thường có cách xử lý: sửa hồ sơ, xin đồng ý của bên liên quan, ghi thành bảo lưu, hoặc đưa vào cam kết trong hợp đồng. Điều tệ nhất là giấu đi và để bên kia tự phát hiện sau khi đã giải ngân.
Ai trong công ty cần tham gia và làm gì
Ý kiến pháp lý không phải việc riêng của giám đốc với luật sư. Giao rõ việc cho từng người ngay từ đầu giúp hồ sơ đi nhanh và tránh cảnh mỗi người gửi một phiên bản giấy tờ khác nhau:
- Người đại diện theo pháp luật: quyết định phạm vi, ký thoả thuận với luật sư, ký các văn bản xác nhận cuối cùng, chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin.
- Đầu mối hồ sơ (thường là kế toán trưởng hoặc trưởng phòng hành chính): gom giấy tờ theo danh mục, giữ bản danh sách đã gửi, trả lời câu hỏi bổ sung trong ngày.
- Thư ký hội đồng hoặc người lo việc họp: chuẩn bị triệu tập, biên bản, nghị quyết nếu cần thông qua giao dịch theo điều lệ.
- Người phụ trách tài sản liên quan: cung cấp giấy tờ tài sản, hợp đồng thuê, tình trạng thế chấp hiện tại.
- Thành viên hoặc cổ đông lớn: sẵn sàng ký các văn bản đồng ý, nhất là khi tài sản hay khoản bảo lãnh liên quan đến cá nhân họ.
Đặt một mốc họp ngắn mỗi tuần trong thời gian chuẩn bị, chỉ để rà danh sách việc còn mở. Cách làm đơn giản này giúp giao dịch không bị treo chỉ vì một chữ ký nằm quên trong ngăn bàn của ai đó.
Góp ý dự thảo: giả định và bảo lưu nào là hợp lý
Khi nhận dự thảo, doanh nghiệp hay chỉ đọc lướt vì nghĩ đây là việc giữa luật sư với ngân hàng. Thực tế nhiều giả định trong văn bản là sự thừa nhận gián tiếp về tình trạng của chính bạn: không có tranh chấp đang diễn ra, không có hợp đồng nào khác cấm giao dịch, mọi thông tin cung cấp là đầy đủ. Nếu một giả định không đúng, bạn phải nói ra ngay.
Ngược lại, bên yêu cầu đôi khi muốn văn bản xác nhận những điều vượt quá khả năng kiểm chứng của luật sư, chẳng hạn xác nhận doanh nghiệp không vi phạm bất kỳ quy định nào. Luật sư thường không ký câu như vậy, và đòi hỏi đó kéo dài thương lượng. Doanh nghiệp có thể đề nghị chuyển những nội dung đó thành cam kết của chính doanh nghiệp trong hợp đồng, nơi trách nhiệm được phân định rõ.
Bảo lưu hợp lý là những giới hạn chung mà người làm nghề trong lĩnh vực đó thường chấp nhận, như quyền xem xét của cơ quan giải quyết tranh chấp, ảnh hưởng của thủ tục phá sản, hay giới hạn về luật nước ngoài. Bảo lưu bất thường là thứ đáng hỏi: vì sao điểm này không xác nhận được, có cách nào bổ sung hồ sơ để bỏ bảo lưu đi không.
Sau khi giao dịch hoàn tất, lưu văn bản ký cùng toàn bộ hồ sơ đã gửi luật sư thành một bộ. Lần sau có giao dịch tương tự, bạn sẽ đi nhanh hơn rất nhiều. Bài viết là thông tin phổ thông; trường hợp cụ thể cần người làm nghề đọc trên hồ sơ thật.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có hay bị yêu cầu ý kiến pháp lý không?
Không thường xuyên, nhưng gặp khi vay vốn có yếu tố nước ngoài, nhận vốn từ quỹ đầu tư, làm nhà cung cấp cho tập đoàn lớn hoặc ký hợp đồng có giá trị cao. Khi gặp, hồ sơ nội bộ sẽ được rà kỹ hơn mọi lần trước.
Có thể nhờ cố vấn thường xuyên của công ty lập ý kiến pháp lý không?
Tuỳ yêu cầu của bên được dựa vào. Một số bên chấp nhận, một số đòi luật sư độc lập hoặc tổ chức hành nghề khác. Hỏi rõ trước khi giao việc để văn bản không bị từ chối vì sai người ký.
Mất bao lâu để có ý kiến pháp lý?
Không có thời hạn chung. Hồ sơ gọn gàng và phạm vi hẹp thì nhanh, còn khi phải sửa điều lệ, họp thành viên, đăng ký thay đổi hay xin đồng ý của bên cho vay cũ thì lâu hơn nhiều. Báo mốc thời gian cho bên kia sau khi luật sư đã xem hồ sơ.
Phát hiện hồ sơ có lỗi cũ thì có nên giấu không?
Không nên. Giấu lỗi trong hồ sơ cung cấp cho luật sư và bên kia có thể làm mất giá trị văn bản, phát sinh trách nhiệm của doanh nghiệp và người ký. Nói ra sớm để tìm cách sửa hoặc ghi nhận đúng mức.
Có được ghi lùi ngày biên bản họp để kịp hồ sơ không?
Không. Ghi lùi ngày là làm sai lệch hồ sơ, có thể dẫn tới hậu quả pháp lý cho người lập và người ký. Hãy tổ chức họp đúng trình tự theo điều lệ, dù mất thêm thời gian, và báo lại cho bên kia mốc mới.
Văn bản ký xong doanh nghiệp có được giữ một bản không?
Nên đề nghị được giữ bản sao để lưu cùng hồ sơ giao dịch. Văn bản thường chỉ dành cho bên được dựa vào, nên doanh nghiệp giữ để tham khảo và theo dõi, không chuyển cho người khác dùng nếu chưa có đồng ý.