Sau mỗi buổi tư vấn, nên viết một bản ghi nhớ ngắn gồm ba phần: điều người tư vấn đã nói, việc bạn cần làm kèm hạn, và những câu còn chưa rõ, rồi gửi lại để họ xác nhận. Việc này mất mười lăm phút nhưng giúp tránh hiểu lầm, nhất là khi lời khuyên dài, có nhiều điều kiện, hoặc khi người khác trong gia đình hay công ty cần biết nội dung.
Bài này dành cho người nhận lời khuyên, từ chủ doanh nghiệp làm việc với luật sư cố vấn thường xuyên đến người dân hỏi một lần qua cuộc gọi. Nó không thay biên bản chính thức mà người tư vấn có thể lập, chỉ là công cụ để bạn nắm chắc điều mình đã nghe.
Vì sao lời khuyên nghe xong rất dễ nhớ lệch
Buổi tư vấn thường diễn ra khi bạn đang lo lắng. Trí nhớ trong trạng thái đó có xu hướng giữ lại những gì mình muốn nghe và làm mờ phần còn lại. Người tư vấn nói "có cơ sở để đòi, nhưng cần chứng minh được việc đã giao hàng đủ", và một tuần sau bạn chỉ còn nhớ "có cơ sở để đòi". Phần điều kiện, chính là phần quan trọng nhất, đã rơi mất.
Lời khuyên pháp lý lại hay có cấu trúc nhiều nhánh: nếu thế này thì làm A, nếu thế kia thì làm B, trước khi làm A cần kiểm tra C. Nghe thì hiểu, nhưng nhắc lại chính xác cho người khác thì rất khó. Khi bạn kể lại cho vợ chồng, cho người góp vốn hay cho kế toán, mỗi lần kể là một lần thông tin bị nén lại và méo đi.
Thêm nữa, quan hệ cố vấn có thể kéo dài nhiều tháng. Đến buổi thứ ba, thứ tư, cả bạn lẫn người tư vấn đều khó nhớ chính xác ở buổi đầu đã thống nhất điều gì. Một tập ghi nhớ theo thứ tự thời gian giải quyết được vấn đề đó, và giúp người tư vấn mới, nếu bạn đổi người, nắm được toàn bộ quá trình trong một lần đọc.
Ghi chép trong buổi tư vấn: ghi gì, bỏ gì
Ghi kết luận và điều kiện của nó. Mỗi khi người tư vấn đưa ra một nhận định, ghi nguyên cả phần "nếu" đi kèm. "Đòi được tiền cọc NẾU chứng minh bên bán chậm giao giấy tờ" là một ghi chú tốt; "đòi được tiền cọc" là một ghi chú nguy hiểm.
Ghi việc cần làm và hạn. Mọi câu có dạng "bạn nên", "anh chị cần", "trước ngày" đều là việc cần làm. Ghi kèm ai làm và hạn khi nào. Nếu người tư vấn không nói hạn, hỏi ngay.
Ghi tên giấy tờ được nhắc tới. Khi người tư vấn nhắc một loại giấy tờ, một văn bản cần xin, một cơ quan cần liên hệ, ghi đúng tên gọi họ dùng. Về nhà tự diễn đạt lại thường dẫn tới tìm nhầm giấy.
Ghi những chỗ mình chưa hiểu. Đánh dấu hỏi bên cạnh. Trước khi kết thúc buổi, đọc lại các dấu hỏi và hỏi cho hết. Nếu hết giờ, ghi lại để hỏi trong thư xác nhận.
Bỏ qua phần giảng giải chung. Phần người tư vấn giải thích nguyên lý pháp luật thì không cần chép từng chữ. Chỉ ghi vài từ khoá để sau này tra lại nếu cần.
Ghi âm buổi tư vấn: hỏi trước, dùng có giới hạn
Nhiều người muốn ghi âm cho khỏi phải ghi chép. Ghi âm có ích, nhất là khi lời khuyên dài và phức tạp, nhưng có vài điều nên cân nhắc. Thứ nhất, nên hỏi và được người tư vấn đồng ý trước khi ghi. Đây là phép lịch sự cơ bản, và nhiều người làm nghề sẽ nói thận trọng hơn, kém cởi mở hơn nếu biết mình bị ghi âm mà không được hỏi.
Thứ hai, bản ghi âm chứa toàn bộ những gì bạn kể, kể cả điểm bất lợi và thông tin của người khác. Nếu lưu trên điện thoại hay dịch vụ lưu trữ trực tuyến không được bảo vệ, rủi ro lộ thông tin là có thật. Nên lưu ở nơi an toàn, đặt mật khẩu, và xoá khi không còn cần.
Thứ ba, ghi âm không thay được bản ghi nhớ. Nghe lại một buổi bốn mươi lăm phút để tìm một câu tốn thời gian hơn nhiều so với đọc một trang ghi nhớ. Cách dùng hợp lý là ghi âm làm bản dự phòng, rồi trong vòng một ngày nghe lại những đoạn còn mơ hồ và viết bản ghi nhớ từ đó. Nếu dùng công cụ chuyển giọng nói thành chữ, đọc lại kỹ, vì máy hay nghe nhầm thuật ngữ pháp lý và tên riêng.
Mẫu bố cục bản ghi nhớ sau buổi tư vấn
Bố cục dưới đây không phải mẫu bắt buộc, chỉ là những ô nên có. Viết bằng câu ngắn, đánh số để người tư vấn dễ trả lời từng ý.
| Phần | Nội dung nên có | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Thông tin buổi | Ngày, hình thức (gặp, gọi, video), người tham dự, việc được bàn | Ngày 12/9, gọi video, bàn về hợp đồng thuê kho ở Hải Phòng |
| Dữ kiện đã cung cấp | Các giấy tờ đã gửi, chi tiết quan trọng đã kể | Đã gửi hợp đồng, phụ lục gia hạn, tin nhắn báo tăng giá |
| Nhận định của người tư vấn | Mỗi nhận định một dòng, kèm điều kiện | Bên cho thuê chưa có căn cứ tăng giá giữa kỳ, trừ khi phụ lục có điều khoản điều chỉnh |
| Việc cần làm | Ai làm, làm gì, hạn khi nào | Chủ cơ sở tìm bản gốc phụ lục trước ngày 15/9; người tư vấn soạn thư phản hồi sau khi nhận |
| Câu hỏi còn treo | Những điểm chưa rõ hoặc chưa trả lời | Nếu bên cho thuê cắt điện kho thì xử lý thế nào |
| Đề nghị xác nhận | Một câu đề nghị người tư vấn sửa nếu có chỗ hiểu sai | Nhờ anh xem giúp, nếu có chỗ hiểu chưa đúng xin sửa lại |
Bản ghi nhớ nên vừa trong một trang. Nếu dài hơn, rất có thể bạn đang chép lại phần giảng giải chung, thứ không cần thiết cho việc theo dõi.
Gửi lại để người tư vấn xác nhận
Bước gửi lại là phần nhiều người bỏ qua, nhưng chính nó biến bản ghi nhớ từ ghi chú riêng thành hiểu biết chung giữa hai bên.
- Viết bản ghi nhớ trong vòng hai mươi bốn giờ sau buổi tư vấn, khi trí nhớ còn mới.
- Gửi qua kênh mà hai bên đã thống nhất, tốt nhất là thư điện tử để dễ lưu và tra lại.
- Viết rõ ở đầu thư: đây là cách bạn hiểu nội dung buổi tư vấn, nhờ người tư vấn xem và sửa nếu chưa đúng.
- Đặt các câu hỏi còn treo ở cuối thư, đánh số để người tư vấn trả lời từng ý.
- Nếu sau vài ngày chưa có phản hồi, nhắc lại một lần, nhất là khi có hạn chót sắp tới.
- Khi nhận được phản hồi, cập nhật bản ghi nhớ và lưu cùng với tài liệu của vụ việc.
Người tư vấn có thể chỉ trả lời ngắn "đúng" hoặc sửa một hai dòng. Cả hai đều có giá trị: bạn biết chắc mình hiểu đúng, và cả hai bên có một mốc chung để quay lại khi cần. Nếu người tư vấn sửa nhiều, đó là dấu hiệu tốt vì bạn vừa tránh được một hiểu lầm có thể đắt giá. Lưu thư phản hồi cùng bản ghi nhớ, không chỉ để trong hộp thư, vì hộp thư hay bị dọn hoặc đổi tài khoản.
Hỏi lại cho chắc mà không làm phiền
Nhiều người ngại hỏi lại vì sợ bị cho là chậm hiểu, hoặc sợ bị tính thêm phí. Thực tế, câu hỏi làm rõ là phần bình thường của công việc tư vấn, và người làm nghề có trách nhiệm muốn khách hiểu đúng lời khuyên. Điều làm phiền người tư vấn không phải câu hỏi lại, mà là câu hỏi lặp lại điều đã được trả lời rõ trong thư trước, hoặc câu hỏi gửi rời rạc qua nhiều kênh.
Cách hỏi lại gọn là gom tất cả câu hỏi vào một lần, đánh số, mỗi câu nêu rõ đang hỏi về nhận định nào trong bản ghi nhớ. Ví dụ: "Ở mục 3, anh nói bên cho thuê chưa có căn cứ tăng giá trừ khi phụ lục có điều khoản điều chỉnh. Phụ lục bên mình có câu giá thuê có thể được xem xét lại hằng năm, câu này có được coi là điều khoản điều chỉnh không?". Một câu hỏi như vậy cho người tư vấn đủ bối cảnh để trả lời ngay.
Nếu phạm vi dịch vụ của bạn có giới hạn số câu hỏi hay số giờ, nên hỏi trước cách tính để không bất ngờ. Với những câu hỏi nằm ngoài phạm vi ban đầu, người tư vấn có thể báo và đề nghị cách xử lý riêng. Biết điều đó sớm vẫn tốt hơn để chuyện treo.
Lưu và dùng lại các bản ghi nhớ
Với doanh nghiệp hay gia đình có quan hệ cố vấn lâu dài, các bản ghi nhớ nên được lưu tập trung, theo từng vụ việc, sắp theo ngày. Một thư mục cho mỗi việc, trong đó có bản tóm tắt ban đầu, các bản ghi nhớ, thư xác nhận của người tư vấn, và các văn bản liên quan. Người được giao phụ trách mảng pháp lý trong công ty nên biết thư mục này ở đâu.
Khi mở lại một vụ việc sau vài tháng, đọc lại chuỗi ghi nhớ trước khi liên hệ người tư vấn. Bạn sẽ nhớ được đã thống nhất gì, việc nào còn dang dở, và câu hỏi nào chưa có lời đáp. Buổi làm việc tiếp theo sẽ bắt đầu từ đúng chỗ đã dừng.
Cũng nên lưu ý rằng lời khuyên gắn với thời điểm. Pháp luật thay đổi, nhất là trong giai đoạn nhiều văn bản mới có hiệu lực. Bản ghi nhớ từ năm trước có thể không còn đúng năm nay. Trước khi dùng lại một lời khuyên cũ cho việc mới, hỏi người tư vấn xem nó còn áp dụng được không. Nếu chưa có người tư vấn quen, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn kèm theo bản ghi nhớ cũ để được rà lại.
Câu hỏi thường gặp
Bản ghi nhớ mình tự viết có giá trị pháp lý không?
Bản thân nó chỉ là ghi chú của bạn. Khi người tư vấn xác nhận bằng văn bản, nó trở thành bằng chứng về nội dung tư vấn đã trao đổi, hữu ích nếu sau này có tranh cãi về việc lời khuyên là gì. Nó không thay thế văn bản tư vấn chính thức nếu bạn cần.
Người tư vấn không trả lời thư xác nhận thì sao?
Nhắc lại một lần, nhất là khi có việc cần làm theo hạn. Nếu vẫn không phản hồi, lưu thư đã gửi kèm ngày gửi, và cân nhắc gọi điện để hỏi trực tiếp những điểm quan trọng nhất. Việc không phản hồi kéo dài cũng là thông tin để bạn đánh giá mối quan hệ cố vấn.
Có nên gửi bản ghi nhớ cho người khác trong gia đình hoặc công ty không?
Có thể gửi cho những người cần biết để cùng quyết định, nhưng nên hạn chế ở mức cần thiết. Bản ghi nhớ chứa đánh giá rủi ro và điểm yếu, nếu lan rộng có thể đến tai bên kia.
Ghi chép bằng điện thoại trong buổi tư vấn có bất lịch sự không?
Không, nếu bạn nói trước là mình ghi chép. Nhiều người dùng điện thoại hoặc máy tính bảng để ghi. Điều nên tránh là vừa nghe vừa nhắn tin việc khác, vì người tư vấn khó biết bạn đang chú ý hay không.
Có cần viết ghi nhớ cho cuộc gọi tư vấn ngắn mười phút không?
Nên viết, dù chỉ ba dòng: điều người tư vấn nói, việc cần làm, câu còn treo. Những cuộc gọi ngắn thường chứa lời khuyên quan trọng nhưng lại dễ quên nhất vì không có tài liệu nào kèm theo.