Phần giả định trong thư tư vấn là danh sách những điều người tư vấn coi là đúng mà không tự kiểm chứng; phần tài liệu đã xem là ranh giới những gì họ thực sự đọc. Kết luận chỉ đúng khi hai phần này khớp với thực tế. Một giả định sai, hay một giấy tờ quan trọng không có trong danh sách, có thể làm câu trả lời đổi chiều mà người nhận không hay biết.
Người nhận thư thường lướt qua hai phần này vì chúng trông như thủ tục. Thật ra đây là nơi duy nhất mà chính bạn kiểm tra được chất lượng lời tư vấn, vì bạn hiểu chuyện thật của doanh nghiệp hay gia đình mình hơn bất kỳ ai. Bài dưới đây đi qua các loại giả định hay gặp và cách soi chúng.
Giả định trong một lời tư vấn là gì
Người tư vấn không thể tự đi xác minh mọi thứ. Họ không biết chữ ký trên hợp đồng có phải của người đó thật không, không biết bản chụp bạn gửi có khớp bản gốc không, không biết ngoài những gì bạn kể còn có thoả thuận miệng nào khác. Để vẫn trả lời được, họ phải coi một số điều là đúng. Những điều đó gọi là giả định.
Thư tư vấn cẩn thận ghi giả định ra thành mục riêng. Thư sơ sài thì giả định nằm rải rác trong câu chữ: "trên cơ sở bên bán là chủ sở hữu duy nhất", "nếu hợp đồng chưa bị sửa đổi", "với điều kiện các bên đã thực hiện đúng thoả thuận". Mỗi cụm như vậy là một giả định, dù không được gọi tên.
Giả định không phải sự né tránh trách nhiệm. Nó là cách trung thực để nói: kết luận này đúng nếu những điều sau đúng. Vấn đề chỉ phát sinh khi người nhận không đọc, không biết giả định nào sai với thực tế, rồi hành động như thể kết luận đúng vô điều kiện.
Một điểm tâm lý đáng để ý: người hỏi thường kể chuyện theo hướng có lợi cho mình, bỏ qua những chi tiết bất lợi. Giả định của người tư vấn được dựng trên câu chuyện đó. Bạn càng kể thiếu, giả định càng lệch, và lời tư vấn càng đẹp hơn thực tế.
Ba nhóm giả định thường gặp
Có thể chia giả định thành ba nhóm theo nguồn gốc. Nhìn theo nhóm giúp bạn biết phải đi kiểm ở đâu.
| Nhóm giả định | Ví dụ | Hệ quả nếu sai |
|---|---|---|
| Về giấy tờ | Bản sao khớp bản gốc; chữ ký là thật; hợp đồng chưa được sửa bằng phụ lục nào khác | Kết luận dựa trên nội dung không còn là nội dung đang ràng buộc các bên |
| Về con người và tư cách | Người ký có đủ năng lực; bên kia là chủ sở hữu duy nhất; không ai bị ép buộc khi ký | Giao dịch có thể bị yêu cầu tuyên vô hiệu hoặc phải có thêm người đồng ý |
| Về dữ kiện và sự việc | Các bên đã thực hiện đúng; không có tranh chấp đang diễn ra; không có thoả thuận miệng khác | Quyền và nghĩa vụ thực tế khác với điều thư mô tả |
| Về pháp luật áp dụng | Luật áp dụng là pháp luật Việt Nam; văn bản dẫn chiếu còn hiệu lực tại ngày viết thư | Kết luận có thể không còn đúng khi luật đã đổi hoặc vụ việc có yếu tố nước ngoài |
Bảng có bốn dòng vì nhóm cuối, giả định về pháp luật, thường chỉ ngầm hiểu. Nếu vụ việc của bạn có yếu tố nước ngoài, ví dụ đối tác ở nước khác hoặc tài sản ở nước khác, hãy hỏi rõ thư đã tính đến điều đó chưa.
Danh sách tài liệu đã xem: ranh giới của lời tư vấn
Nếu giả định là nền móng, thì danh sách tài liệu đã xem là hàng rào. Người tư vấn chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi những gì họ đọc. Một hợp đồng thuê có ba phụ lục mà bạn chỉ gửi bản chính, thì kết luận về hợp đồng thuê chỉ đúng với bản chính.
Thư tư vấn tốt liệt kê tài liệu theo tên, ngày và số trang hoặc số phụ lục. Thư sơ sài chỉ ghi "các tài liệu khách hàng cung cấp". Khi gặp cách ghi sơ sài, bạn nên tự lập danh sách những gì mình đã gửi, gửi lại cho người tư vấn và đề nghị họ xác nhận. Việc này mất mười phút nhưng tránh được cảnh hai bên nhớ khác nhau khi có chuyện.
Hãy đặc biệt chú ý đến tài liệu bạn có nhưng chưa gửi. Lý do thường rất đời thường: quên, nghĩ không liên quan, ngại vì có chi tiết bất lợi, hoặc giấy tờ nằm ở nhà người thân. Một biên bản bàn giao, một tin nhắn thoả thuận giảm giá, một giấy nhận tiền viết tay đều có thể đổi hướng phân tích. Không chắc có liên quan hay không thì cứ gửi, để người tư vấn quyết định.
Ngược lại, nếu danh sách có tài liệu bạn không nhớ đã gửi, hoặc tài liệu của một vụ khác, cũng cần báo lại. Lẫn hồ sơ giữa các khách hàng là chuyện hiếm nhưng có xảy ra, và thư dựa trên hồ sơ lẫn thì không dùng được.
Cách soi từng giả định với thực tế
Đây là việc người nhận thư làm được mà không cần học luật. Ngồi với thư tư vấn và hồ sơ gốc, đi theo các bước sau:
- Gạch chân mọi câu có dạng "trên cơ sở", "với điều kiện", "giả sử", "nếu", "theo thông tin được cung cấp".
- Viết mỗi giả định thành một dòng riêng trên giấy, dùng lời của chính bạn.
- Ghi cạnh mỗi dòng: đúng, sai, hay chưa chắc. Chưa chắc thì ghi cần hỏi ai, xem giấy tờ nào.
- So danh sách tài liệu đã xem với tủ hồ sơ thực tế, đánh dấu giấy tờ liên quan chưa gửi.
- Gom các dòng "sai" và "chưa chắc", các tài liệu chưa gửi, gửi lại cho người tư vấn trong một văn bản.
- Đề nghị người tư vấn cho biết kết luận có thay đổi không, và nếu có thì thay đổi thế nào.
Các bước này cũng là cách tốt để chuẩn bị cho lần hỏi sau: bạn sẽ quen với những điều người tư vấn cần biết, và lần tới sẽ kể chuyện đầy đủ hơn ngay từ đầu.
Ví dụ giả định: một giả định sai làm kết luận đổi chiều
Ví dụ giả định: chị chủ một quán cà phê ở Cần Thơ định ký gia hạn hợp đồng thuê mặt bằng thêm năm năm và đầu tư sửa sang lớn. Chị hỏi cố vấn về rủi ro khi chủ nhà đơn phương chấm dứt trước hạn. Thư tư vấn trả lời chi tiết, kết luận rủi ro thấp vì hợp đồng có điều khoản bồi thường rõ ràng, và ghi giả định: bên cho thuê là người duy nhất có quyền với căn nhà.
Khi soi giả định, chị nhớ ra căn nhà là tài sản chung của vợ chồng chủ nhà, mà hợp đồng chỉ có chữ ký của chồng. Chị chưa từng kể điều đó vì nghĩ không quan trọng. Với dữ kiện mới, câu chuyện khác hẳn: hợp đồng dài hạn với tài sản chung có thể cần sự đồng ý của cả hai vợ chồng, và nếu thiếu thì nguy cơ hợp đồng bị tranh cãi lớn hơn nhiều so với nguy cơ bị chấm dứt sớm.
Chị báo lại cho cố vấn. Kết luận được sửa, khuyến nghị đổi thành: đề nghị cả hai vợ chồng chủ nhà cùng ký bản gia hạn trước khi bỏ tiền sửa sang. Một chi tiết nhỏ trong phần giả định đã quyết định khoản đầu tư năm năm.
Chuyện này không phải lỗi của người tư vấn, cũng không hẳn lỗi của chị. Đó là lý do phần giả định tồn tại: để người biết chuyện thật có cơ hội phát hiện chỗ lệch trước khi hành động.
Khi phát hiện giả định không đúng thì làm gì
Báo bằng văn bản, càng sớm càng tốt. Gửi thư điện tử hoặc tin nhắn có thể lưu lại, nêu giả định nào không đúng và thông tin thật. Đừng chỉ nói qua điện thoại rồi coi như xong.
Tạm dừng hành động dựa trên thư. Nếu kết luận đang là căn cứ cho một việc sắp làm như ký hợp đồng hay chuyển tiền, hãy hoãn lại cho tới khi người tư vấn trả lời. Vài ngày chờ thường rẻ hơn nhiều so với một quyết định sai.
Đề nghị thư sửa đổi hoặc thư bổ sung. Một thư bổ sung ngắn ghi rõ dữ kiện mới và kết luận mới giúp hồ sơ của bạn nhất quán. Lưu cả thư cũ lẫn thư mới, ghi chú quan hệ giữa hai bản.
Hỏi chi phí trước nếu phạm vi thay đổi. Dữ kiện mới có khi mở ra một vấn đề hoàn toàn khác, cần thêm thời gian phân tích. Đó là chuyện bình thường; hỏi rõ trước để hai bên không hiểu lầm.
Giả định ngầm: những điều thư không ghi mà vẫn mặc định
Ngoài giả định được ghi thành mục, gần như thư tư vấn nào cũng ngầm dựa vào một số điều. Bạn nên tự kiểm những điều này vì thư sẽ không nhắc:
- Bạn đã kể đúng và đủ, không giữ lại chi tiết nào quan trọng.
- Tình hình không thay đổi từ lúc bạn kể đến lúc đọc thư: chưa ai gửi thông báo mới, chưa có thoả thuận mới, chưa có thời hạn nào trôi qua.
- Bạn là người có quyền quyết định việc được hỏi, hoặc sẽ trao đổi lại với người có quyền đó.
- Mục đích sử dụng thư đúng như bạn đã nói, không phải để nộp cho bên thứ ba hay dùng cho một việc khác.
- Các bên kia hành xử bình thường, không có hành vi gian dối mà bạn đã biết hay nghi ngờ.
- Không có thủ tục nào khác đang chạy song song, chẳng hạn một đợt kiểm tra hay một vụ kiện liên quan.
Nếu một trong những điều trên không còn đúng vào lúc bạn định hành động, hãy coi như thư cần được xem lại. Một cuộc gọi ngắn hỏi "dữ kiện mới thế này, kết luận còn giữ không" là thói quen tốt của người dùng cố vấn lâu năm.
Câu hỏi thường gặp
Thư tư vấn có nhiều giả định có phải là thư kém không?
Không. Nhiều giả định thường cho thấy người viết cẩn thận và trung thực về giới hạn của mình. Điều đáng lo là giả định không được ghi rõ, khiến người nhận không biết kết luận đứng trên nền nào.
Ai chịu trách nhiệm khi kết luận sai do giả định sai?
Nếu giả định sai vì người hỏi cung cấp thông tin thiếu hoặc sai, người tư vấn thường không phải chịu trách nhiệm cho phần đó. Trách nhiệm cụ thể phụ thuộc thoả thuận dịch vụ và tình tiết, nên cần người làm nghề đánh giá riêng.
Có nên gửi cả những giấy tờ bất lợi cho người tư vấn không?
Nên. Người tư vấn có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin khách hàng theo quy định nghề nghiệp, và chỉ khi biết đủ chuyện họ mới đánh giá đúng rủi ro. Giấu giấy tờ bất lợi chỉ làm lời khuyên đẹp hơn thực tế.
Thư chỉ ghi "các tài liệu khách hàng cung cấp" thì làm sao?
Tự lập danh sách những gì đã gửi, kèm ngày gửi, rồi gửi lại cho người tư vấn đề nghị xác nhận. Danh sách này nên lưu kèm thư tư vấn để sau này ai cũng biết thư dựa trên hồ sơ nào.
Giả định về pháp luật áp dụng có quan trọng với người dân thường không?
Có, nhất là khi vụ việc có yếu tố nước ngoài hoặc khi luật vừa thay đổi. Hỏi người tư vấn thư dựa trên văn bản nào, còn hiệu lực đến khi nào, để biết khi nào cần hỏi lại.
Đã hành động theo thư rồi mới phát hiện giả định sai thì sao?
Báo ngay cho người tư vấn, mô tả việc đã làm và dữ kiện mới, để họ đánh giá còn cách khắc phục nào. Càng phát hiện sớm, càng nhiều lựa chọn như bổ sung chữ ký, ký phụ lục hay thương lượng lại.