Tài liệu gửi kèm câu hỏi pháp lý nên được chọn theo câu hỏi, chụp đủ trang và đọc được, đặt tên tệp có số thứ tự, và đi kèm một danh mục ngắn ghi mỗi tệp là gì. Gửi cả một thư mục ảnh chụp lộn xộn khiến người tư vấn mất thời gian sắp xếp, và dễ bỏ sót đúng trang quan trọng nhất.
Bài này đi vào phần kỹ thuật: chọn giấy tờ, chụp, xuất tin nhắn, đặt tên, che thông tin không cần, và gửi. Nó dùng được cho mọi kênh, từ gặp luật sư cố vấn, gửi thư điện tử cho pháp chế thuê ngoài, đến tải lên một nền tảng tư vấn. Việc giao bản gốc cho người tư vấn là một chủ đề khác; ở đây chủ yếu nói về bản chụp và bản điện tử.
Chọn tài liệu theo câu hỏi, không theo vụ việc
Một vụ việc có thể có hàng chục, hàng trăm giấy tờ. Nhưng mỗi câu hỏi chỉ cần một phần trong đó. Nếu bạn hỏi về quyền chấm dứt hợp đồng thuê, người tư vấn cần bản hợp đồng, các phụ lục, văn bản thông báo hai bên đã gửi, và có thể là biên bản bàn giao. Họ không cần hoá đơn tiền điện từng tháng, trừ khi tiền điện là một phần của tranh chấp.
Cách chọn là đọc lại câu hỏi và tự hỏi: để trả lời câu này, người tư vấn cần thấy văn bản nào, chứng cứ nào cho sự kiện nào. Mỗi mốc quan trọng trong bản tóm tắt nên có ít nhất một tài liệu đi kèm. Những mốc không có giấy tờ thì ghi rõ trong danh mục là "không có tài liệu, chỉ có lời kể", thay vì bỏ trống.
Nếu không chắc một tài liệu có cần hay không, ghi tên nó vào danh mục ở mục "có sẵn nếu cần" thay vì gửi luôn. Người tư vấn đọc danh mục sẽ biết bạn có những gì và yêu cầu thêm khi cần. Cách này giữ cho lần gửi đầu gọn, và bạn không phải chia sẻ những thông tin nhạy cảm không liên quan.
Chụp và quét giấy tờ cho đọc được
Ảnh chụp mờ, nghiêng, thiếu góc là nguyên nhân rất phổ biến khiến người tư vấn phải hỏi lại. Vài nguyên tắc đơn giản giúp tránh điều đó:
- Đặt giấy trên mặt phẳng tối màu, đủ ánh sáng, tránh bóng tay và bóng điện thoại đổ lên giấy.
- Chụp thẳng từ trên xuống, toàn bộ trang nằm trong khung, không cắt mất lề vì chữ ký và số trang hay nằm ở đó.
- Chụp đủ mọi trang, kể cả trang trắng có chữ ký hay dấu giáp lai, theo đúng thứ tự.
- Dùng chức năng quét tài liệu có sẵn trên điện thoại nếu có, nó tự nắn thẳng và tăng độ tương phản.
- Gộp các trang của cùng một văn bản thành một tệp PDF, thay vì gửi từng ảnh rời.
- Phóng to kiểm tra trước khi gửi: đọc được số tiền, ngày tháng và tên người ký là đạt.
- Với giấy tờ có hai mặt, chụp cả mặt sau dù tưởng là trống, vì ghi chú tay hay xác nhận đôi khi nằm ở đó.
Nếu giấy tờ quá cũ, mực đã phai, nên chụp thêm một ảnh cận cảnh vùng khó đọc và ghi chú trong danh mục những gì bạn đọc được. Người tư vấn sẽ biết chỗ nào cần xem bản gốc khi gặp trực tiếp.
Tin nhắn, thư điện tử và ghi âm
Ngày nay, nhiều thoả thuận quan trọng nằm trong tin nhắn chứ không trên giấy. Khi gửi tin nhắn cho người tư vấn, ảnh chụp màn hình cần thấy được tên hoặc số tài khoản của người gửi, ngày giờ của tin nhắn, và đoạn hội thoại đủ dài để hiểu bối cảnh. Một tin nhắn "ok anh" bị cắt khỏi câu hỏi phía trên gần như không có ý nghĩa.
Với cuộc hội thoại dài, nhiều ứng dụng nhắn tin cho phép xuất toàn bộ thành tệp. Cách này giữ được thứ tự và ngày giờ tốt hơn chụp màn hình từng đoạn. Dù dùng cách nào, đừng xoá hay chỉnh sửa tin nhắn gốc trên điện thoại; người tư vấn có thể cần bạn giữ nguyên thiết bị hoặc tài khoản để chứng minh tin nhắn là thật nếu sau này có tranh chấp.
Thư điện tử nên được chuyển tiếp nguyên văn hoặc xuất thành tệp, giữ phần đầu thư có người gửi, người nhận và ngày giờ. Với ghi âm, ghi lại thời điểm, những người tham gia cuộc trò chuyện và hoàn cảnh ghi, và hỏi người tư vấn trước về giá trị sử dụng của bản ghi trong việc của bạn. Không cắt ghép bản ghi gốc; nếu cần, đánh dấu những phút quan trọng trong danh mục.
Đặt tên tệp và lập danh mục
Tên tệp nhất quán giúp cả bạn và người tư vấn dẫn chiếu chính xác khi trao đổi. Danh mục là một tệp riêng, đặt đầu tiên, liệt kê mọi tài liệu gửi kèm. Ví dụ giả định dưới đây cho chuyện thuê kho.
| Số | Tên tệp | Mô tả trong danh mục | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 00 | 00 Danh muc tai lieu | Danh mục này | Cập nhật mỗi lần gửi thêm |
| 01 | 01 Hop dong thue kho | Hợp đồng thuê kho, sáu trang, bản chụp | Bản gốc do chủ cơ sở giữ |
| 02 | 02 Phu luc gia han | Phụ lục gia hạn, hai trang | Có chữ ký hai bên |
| 03 | 03 Tin nhan bao tang gia | Tin nhắn của bên cho thuê về việc tăng giá, kèm phần trao đổi trước đó | Xuất từ ứng dụng nhắn tin |
| 04 | 04 Sao ke chuyen tien thue | Sao kê các lần chuyển tiền thuê trong năm | Đã che số dư tài khoản |
| 05 | 05 Anh hien trang kho | Mười hai ảnh hiện trạng kho khi nhận | Chụp ngày nhận kho |
Đánh số từ 01 thay vì 1 để các tệp tự sắp đúng thứ tự trên máy tính. Tên tệp không dấu giúp tránh lỗi hiển thị khi gửi qua các hệ thống khác nhau. Khi gửi bổ sung, tiếp tục đánh số từ số cuối cùng, không đánh lại từ đầu.
Khi giấy tờ bị thiếu hoặc nằm trong tay người khác
Rất thường gặp chuyện tài liệu quan trọng nhất lại không nằm trong tay mình: hợp đồng chỉ lập một bản và bên kia giữ, giấy chứng nhận đang thế chấp ở ngân hàng, biên nhận đã thất lạc khi chuyển nhà, sổ sách nằm ở công ty cũ. Điều này không có nghĩa là bạn không hỏi được, chỉ là cần nói rõ.
Trong danh mục, ghi riêng một mục "tài liệu biết là có nhưng chưa có trong tay", mỗi dòng ghi tài liệu gì, ai đang giữ, bạn có cách nào lấy bản sao không. Ví dụ giả định: "Hợp đồng mua bán máy, bản duy nhất do bên bán giữ; có ảnh chụp trang đầu và trang chữ ký gửi qua tin nhắn ngày ký." Thông tin này giúp người tư vấn đánh giá bạn đang có bao nhiêu chứng cứ, và gợi ý cách hợp pháp để yêu cầu cung cấp hoặc xin trích lục, sao lục từ nơi lưu giữ.
Điều cần tránh là tự dựng lại tài liệu bị thiếu, như viết lại một tờ biên nhận "cho giống bản cũ" hay nhờ người ký lại với ngày cũ. Việc đó có thể bị coi là làm sai lệch chứng cứ, và biến một điểm yếu nhỏ thành rắc rối lớn. Thiếu thì ghi là thiếu, rồi để người tư vấn chỉ cách bù đắp bằng con đường chính đáng.
Che thông tin không cần thiết
Thông tin của người thứ ba. Số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, số tài khoản của những người không liên quan trực tiếp tới câu hỏi nên được che trước khi gửi qua kênh trực tuyến. Ví dụ một tin nhắn nhóm có nhiều người, chỉ cần giữ tên những người trong cuộc.
Thông tin tài chính không liên quan. Sao kê ngân hàng thường chứa nhiều giao dịch khác. Che những dòng không liên quan, chỉ giữ các giao dịch là đối tượng của câu hỏi. Ghi chú trong danh mục là đã che, để người tư vấn biết và yêu cầu bản đầy đủ nếu cần.
Không che những gì người tư vấn cần. Che quá tay cũng có hại: che mất ngày, mất số tiền, hay mất tên một bên ký là làm hỏng tài liệu. Khi phân vân, giữ nguyên và chỉ gửi qua kênh an toàn hơn.
Che bằng cách không khôi phục được. Tô đen trên ảnh rồi lưu thành ảnh mới, hoặc dùng công cụ che trong phần mềm đọc PDF có chức năng xoá hẳn. Một số cách che chỉ phủ lớp màu lên trên, người nhận vẫn bóc ra được.
Không bao giờ sửa nội dung. Che là ẩn đi phần không liên quan, khác hẳn với sửa chữ, sửa số, sửa ngày. Bất kỳ chỉnh sửa nội dung nào cũng làm tài liệu mất giá trị và có thể gây rắc rối pháp lý cho chính bạn.
Gửi tài liệu an toàn
Bước gửi quyết định tài liệu có đến đúng người và được lưu an toàn hay không.
- Hỏi người tư vấn kênh nhận tài liệu ưu tiên: thư điện tử, thư mục chia sẻ, hay cổng tải lên của văn phòng.
- Nếu dùng thư mục chia sẻ, chỉ cấp quyền cho đúng địa chỉ người tư vấn, không bật chế độ ai có đường dẫn cũng xem được.
- Gửi danh mục cùng với tài liệu, ghi rõ trong thư tổng số tệp đã gửi.
- Với tài liệu rất nhạy cảm, cân nhắc đặt mật khẩu cho tệp và báo mật khẩu qua một kênh khác.
- Đề nghị người tư vấn xác nhận đã nhận đủ và mở được mọi tệp.
- Lưu lại một bản đúng như đã gửi, để sau này biết chính xác người tư vấn đã xem những gì.
Bước cuối thường bị bỏ qua nhưng rất hữu ích. Nếu lời khuyên sau này có vấn đề, việc biết chính xác người tư vấn đã được cung cấp tài liệu nào là cơ sở để đánh giá. Với việc có tranh chấp hoặc số tiền lớn, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước để biết nên chuẩn bị những tài liệu nào.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi bản gốc giấy tờ cho người tư vấn không?
Ở giai đoạn hỏi ý kiến, bản chụp rõ thường là đủ. Bản gốc chỉ nên giao khi người tư vấn thật sự cần cho một thủ tục cụ thể, và khi giao nên có biên nhận ghi rõ giấy gì, bao nhiêu trang, ngày giao.
Gửi tài liệu qua ứng dụng nhắn tin có được không?
Được, nếu người tư vấn đồng ý dùng kênh đó. Lưu ý ảnh gửi qua một số ứng dụng bị nén làm giảm độ nét, nên gửi dưới dạng tệp thay vì ảnh. Với tài liệu nhiều trang, thư điện tử hoặc thư mục chia sẻ thường gọn hơn.
Tài liệu bằng tiếng nước ngoài có cần dịch trước không?
Để hỏi ý kiến bước đầu, hỏi người tư vấn trước, vì nhiều người đọc được tiếng Anh hoặc tự dịch phần cần thiết. Khi tài liệu dùng cho thủ tục chính thức với cơ quan nhà nước, thường cần bản dịch theo yêu cầu của thủ tục đó.
Mình không có giấy tờ nào, chỉ có lời kể thì sao?
Vẫn đi hỏi được. Ghi rõ trong danh mục là không có tài liệu, kèm danh sách người có thể xác nhận sự việc. Người tư vấn sẽ cho biết có những cách nào khác để chứng minh, và cần làm gì ngay để không mất thêm dấu vết.
Có nên gửi cả những tài liệu bất lợi cho mình không?
Nên. Tài liệu bất lợi mà bên kia có thể đưa ra là thứ người tư vấn cần thấy nhất để chuẩn bị. Bạn có thể đánh dấu trong danh mục là tài liệu mình lo ngại, để họ chú ý xem kỹ.
Dùng AI để đọc và sắp xếp tài liệu trước khi gửi có ổn không?
Có thể dùng để gợi ý cách sắp xếp hoặc tóm tắt, nhưng đọc kỹ chính sách dữ liệu của công cụ và che thông tin nhạy cảm trước. Danh mục cuối cùng nên do bạn tự kiểm lại với tài liệu thật, vì máy có thể đọc nhầm ngày hoặc số tiền.