Nên xin ý kiến pháp lý bằng văn bản khi lời khuyên sẽ làm căn cứ cho một quyết định khó đảo ngược, khi số tiền lớn, khi nhiều người trong tổ chức cần dựa vào cùng một câu trả lời, hoặc khi có khả năng phải giải trình lại sau này. Với câu hỏi nhỏ và việc làm ngay, một cuộc gọi hay buổi trao đổi là đủ, miễn bạn ghi lại những điều quan trọng.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ quen hỏi luật sư quen qua điện thoại cho nhanh. Cách đó tiện, nhưng sau vài tháng, hai bên thường nhớ khác nhau về điều đã nói. Bài này giúp bạn phân biệt lúc nào lời nói là đủ, lúc nào nên có chữ viết, và cách chốt một cuộc tư vấn miệng sao cho không mất thông tin.
Tư vấn miệng có giá trị gì, thiếu gì
Tư vấn miệng có những ưu điểm mà văn bản không có. Bạn hỏi lại ngay được, người tư vấn hỏi thêm dữ kiện ngay được, câu chuyện đi nhanh tới chỗ mấu chốt. Với những câu hỏi mà chính bạn chưa biết diễn đạt thế nào, một cuộc trò chuyện thường hiệu quả hơn nhiều so với một bức thư đặt câu hỏi.
Điểm yếu nằm ở chỗ khác. Lời nói không có phần giả định, không có danh sách tài liệu đã xem, không có giới hạn rõ ràng. Người tư vấn nói "thường thì được" kèm một điều kiện, nhưng người nghe chỉ nhớ chữ "được". Sau một thời gian, chỉ còn trí nhớ của mỗi bên, và trí nhớ hay nghiêng về phía điều mình muốn nghe.
Lời nói cũng khó chia sẻ chính xác. Giám đốc nghe tư vấn rồi kể lại cho kế toán, kế toán kể lại cho nhân viên, đến người làm thủ tục thì nội dung đã khác. Trong tổ chức có nhiều người cùng làm theo một lời khuyên, chữ viết là cách duy nhất để mọi người dựa vào cùng một nội dung.
Cuối cùng, khi có chuyện, chứng minh lời khuyên đã được đưa ra thế nào là việc khó nếu không có gì viết lại. Điều này quan trọng cả với bạn lẫn với người tư vấn.
Những tình huống nên có lời tư vấn bằng văn bản
Không cần văn bản cho mọi câu hỏi. Nhưng nếu việc của bạn rơi vào một trong các tình huống dưới đây, hãy đề nghị người tư vấn trả lời bằng chữ viết, ngắn cũng được:
- Quyết định khó đảo ngược: ký hợp đồng dài hạn, chuyển nhượng tài sản, cho thôi việc, góp vốn.
- Số tiền lớn so với quy mô của doanh nghiệp hoặc gia đình.
- Nhiều người cần làm theo: quy trình nội bộ, hướng dẫn cho nhân viên bán hàng, câu trả lời mẫu cho khách.
- Có khả năng phải giải trình: trước thành viên góp vốn, ngân hàng, cơ quan kiểm tra, hoặc người kế nhiệm.
- Vấn đề có nhiều điều kiện "nếu thế này thì thế kia", khó nhớ đúng bằng tai.
- Bạn đang trả lời một văn bản chính thức, như yêu cầu của cơ quan nhà nước hay thư đòi nợ.
- Lời khuyên đi ngược điều bạn định làm và bạn vẫn muốn làm khác: nên có văn bản để rõ ai đã khuyên gì.
Tình huống cuối cùng hay bị bỏ qua. Khi bạn quyết định không làm theo lời khuyên, có văn bản ghi rõ lời khuyên và lựa chọn của bạn giúp phân định trách nhiệm minh bạch, tránh hiểu lầm về sau.
So sánh ba hình thức hay dùng
Mỗi hình thức hợp với một loại câu hỏi. Bảng dưới giúp chọn hình thức cho phù hợp, không quá nặng mà cũng không quá nhẹ.
| Hình thức | Hợp với | Điểm mạnh | Điểm cần bù |
|---|---|---|---|
| Gặp trực tiếp hoặc gọi điện | Câu hỏi mới, chưa rõ hướng; trao đổi dữ kiện | Nhanh, hỏi đi hỏi lại được | Không có bản ghi, dễ nhớ khác nhau |
| Tin nhắn hoặc thư điện tử ngắn | Câu hỏi nhỏ, một điểm cụ thể | Có bản ghi, nhanh | Thường thiếu giả định, dễ bị hiểu rộng |
| Thư tư vấn chính thức | Quyết định lớn, nhiều người dựa vào | Đủ dữ kiện, giả định, giới hạn | Lâu hơn, chi phí cao hơn |
| Biên bản hoặc thư tóm tắt sau buổi họp | Buổi trao đổi dài có nhiều kết luận | Kết hợp ưu điểm của gặp mặt và chữ viết | Cần một bên chủ động soạn và bên kia xác nhận |
Dòng cuối là cách làm nhiều người dùng cố vấn lâu năm ưa chuộng: trao đổi trực tiếp để đi nhanh, sau đó một bên tóm tắt kết luận bằng văn bản. Chi phí thấp hơn thư chính thức mà vẫn có bản ghi đáng tin.
Chốt một cuộc tư vấn miệng bằng chữ viết
Sau mỗi cuộc gọi hay buổi gặp có nội dung quan trọng, dành mười lăm phút làm các bước sau. Thói quen này đặc biệt hữu ích khi bạn chưa cần một thư tư vấn đầy đủ:
- Ngay trong buổi trao đổi, ghi tay những ý chính, đặc biệt các chữ "nếu", "trừ khi", "với điều kiện".
- Trong ngày, viết một thư điện tử ngắn tóm tắt: câu hỏi, dữ kiện bạn đã nêu, kết luận và các điều kiện kèm theo, việc cần làm.
- Gửi cho người tư vấn, đề nghị xác nhận hoặc sửa nếu bạn hiểu sai.
- Khi nhận xác nhận, lưu cả thư tóm tắt lẫn thư trả lời vào hồ sơ của việc đó.
- Nếu người tư vấn sửa nhiều chỗ, cân nhắc đề nghị một thư tư vấn chính thức vì vấn đề phức tạp hơn bạn nghĩ.
Bản tóm tắt viết bằng lời của chính bạn có thêm một giá trị: nó cho người tư vấn thấy bạn đã hiểu thế nào. Chỗ bạn hiểu lệch sẽ lộ ra ngay, và được sửa trước khi bạn hành động.
Ví dụ giả định: chủ quán ăn và lời khuyên qua điện thoại
Ví dụ giả định: chủ một quán ăn ở Đà Nẵng muốn cho một nhân viên lâu năm nghỉ việc vì thường xuyên đi trễ. Anh gọi cho một người quen làm luật, được khuyên rằng có thể xử lý kỷ luật, nhưng phải có quy định trong nội quy, phải nhắc nhở và lập biên bản trước, phải họp xét đúng trình tự. Anh nhớ được ý "có thể cho nghỉ" và quên phần còn lại.
Vài tuần sau, anh báo nhân viên nghỉ bằng lời. Nhân viên khiếu nại. Khi ngồi lại, hai bên trong cuộc gọi cũ nhớ khác nhau về nội dung đã khuyên, và không có gì để đối chiếu.
Nếu sau cuộc gọi anh viết một tin nhắn tóm tắt "anh hiểu là được cho nghỉ, đúng không", người tư vấn đã có cơ hội trả lời "chưa, còn ba bước phải làm trước". Một tin nhắn mười dòng đã có thể thay đổi kết cục. Chuyện kỷ luật lao động có trình tự riêng và nên hỏi kỹ; ở đây chỉ dùng để minh hoạ giá trị của việc chốt lời khuyên bằng chữ.
Cách đề nghị trả lời bằng văn bản cho rõ ràng
Nhiều người ngại đề nghị người tư vấn viết ra, sợ bị coi là không tin tưởng. Thực ra người làm nghề có kinh nghiệm thường thích có văn bản, vì nó bảo vệ cả họ. Cái cần là đề nghị đúng cách và đúng lúc.
Đề nghị ngay từ đầu tốt hơn đề nghị sau. Khi gửi câu hỏi, nói rõ: "Việc này anh sẽ dùng để quyết định ký hợp đồng thuê năm năm, nhờ chị trả lời bằng thư để anh gửi các thành viên góp vốn cùng đọc." Người tư vấn biết mục đích và người đọc, sẽ viết phù hợp, và báo trước nếu việc viết cần thêm thời gian hay chi phí.
Nói rõ mức độ chi tiết mong muốn. Có khi bạn chỉ cần năm dòng: kết luận, điều kiện, việc phải làm. Có khi bạn cần phân tích đủ để thuyết phục người khác. Hai loại văn bản này khác nhau về công sức, và người tư vấn không đoán được nếu bạn không nói.
Cuối cùng, gửi kèm toàn bộ giấy tờ liên quan khi đề nghị văn bản. Thư dựa trên hồ sơ đầy đủ mới đáng giá hơn lời nói; thư dựa trên vài dòng mô tả thì cũng chỉ là lời nói được đánh máy lại.
Với gia đình: lời dặn về tài sản nên được viết ra
Không chỉ doanh nghiệp mới cần chữ viết. Khi một gia đình hỏi luật sư về việc sang tên nhà cho con, lập di chúc hay chia tài sản giữa anh chị em, lời khuyên thường được nghe bởi một người rồi kể lại cho cả nhà. Mỗi người nhớ một kiểu, và những bất đồng âm ỉ có thể bắt đầu từ chính chỗ đó.
Một bản tóm tắt ngắn, do người tư vấn viết hoặc do gia đình viết rồi nhờ người tư vấn xác nhận, giúp mọi thành viên cùng đọc một nội dung. Nhất là khi cha mẹ đã lớn tuổi, bản ghi rõ ràng giúp con cháu sau này hiểu ý định và căn cứ của các quyết định đã làm. Thủ tục cụ thể về thừa kế hay uỷ quyền là chủ đề riêng, cần hỏi kỹ trên hồ sơ thật.
Khi con cái ở xa, kể cả ở nước ngoài, bản viết càng cần thiết: người không có mặt trong buổi tư vấn vẫn đọc được đúng điều đã bàn, và góp ý trước khi gia đình ký bất cứ giấy tờ nào.
Đừng biến mọi câu hỏi thành văn bản
Văn bản tốn thời gian của cả hai bên. Một thư tư vấn đầy đủ cần người viết xem hồ sơ, đặt giả định, cân câu chữ. Đòi thư cho mọi câu hỏi nhỏ làm việc chậm lại và tăng chi phí không cần thiết.
Câu hỏi ngắn hợp với trả lời ngắn. Thời hạn nộp một tờ khai, loại giấy tờ cần mang, cách hiểu một chữ trong hợp đồng thường chỉ cần một tin nhắn có bản ghi.
Thống nhất ngưỡng với cố vấn. Trong quan hệ cố vấn thường xuyên, nên thống nhất loại việc nào mặc định trả lời bằng văn bản, ví dụ mọi hợp đồng trên một giá trị nhất định, mọi việc liên quan đến nhân sự chủ chốt.
Ghi âm thì hỏi trước. Nếu muốn ghi âm cuộc tư vấn để nghe lại, hãy xin phép người tư vấn từ đầu. Nhiều người đồng ý, nhưng ghi âm lén làm tổn hại lòng tin và có thể phát sinh vấn đề về quyền riêng tư.
Câu hỏi thường gặp
Lời tư vấn qua điện thoại có giá trị không?
Có, đó vẫn là lời khuyên chuyên môn. Nhưng nó thiếu bản ghi, thiếu giả định và giới hạn rõ ràng, nên dễ bị nhớ sai. Với việc quan trọng, nên chốt lại bằng một thư tóm tắt gửi người tư vấn xác nhận.
Có nên yêu cầu luật sư trả lời mọi câu hỏi bằng văn bản không?
Không cần. Câu hỏi nhỏ, làm ngay, ít rủi ro thì tin nhắn hoặc cuộc gọi kèm ghi chú là đủ. Dành văn bản đầy đủ cho quyết định lớn, khó đảo ngược hoặc nhiều người cần dựa vào.
Thư tóm tắt sau buổi tư vấn nên viết những gì?
Câu hỏi đã hỏi, dữ kiện bạn đã nêu, kết luận chính và các điều kiện đi kèm, việc cần làm tiếp theo. Gửi cho người tư vấn đề nghị xác nhận hoặc sửa, rồi lưu cả hai vào hồ sơ.
Có được ghi âm cuộc tư vấn không?
Nên xin phép người tư vấn trước khi ghi âm. Ghi âm khi chưa được đồng ý làm mất lòng tin và có thể phát sinh vấn đề về quyền riêng tư. Thư tóm tắt có xác nhận thường là cách gọn hơn.
Không làm theo lời khuyên của luật sư thì có nên ghi lại không?
Nên. Ghi lại lời khuyên đã nhận và lý do bạn chọn khác giúp phân định trách nhiệm rõ ràng, và giúp người trong tổ chức hiểu quyết định khi nhìn lại sau này.
Tin nhắn trả lời ngắn của luật sư có dùng làm căn cứ được không?
Dùng được cho đúng câu hỏi ngắn đã hỏi. Đừng mở rộng nó sang việc khác hay tình huống khác. Khi việc phức tạp hơn, đề nghị một câu trả lời đầy đủ hơn có nêu điều kiện và giới hạn.