Pháp chế thuê ngoài là cách doanh nghiệp giao phần việc pháp lý diễn ra hằng ngày — duyệt hợp đồng, trả lời câu hỏi của các phòng, theo dõi thời hạn, soạn văn bản nội bộ — cho một luật sư hoặc tổ chức hành nghề luật bên ngoài, thay vì tuyển người làm toàn thời gian. Nó khác lời khuyên cố vấn đơn thuần ở chỗ bên ngoài không chỉ trả lời khi được hỏi, mà gánh luôn một phần công việc vận hành của bộ phận pháp lý.
Mô hình này hợp với doanh nghiệp đã có việc pháp lý đều đặn nhưng chưa đủ để nuôi một người riêng, hoặc đã có người kiêm nhiệm mà người đó không đủ chuyên môn để tự quyết. Điều quyết định thành bại không nằm ở việc chọn ai bên ngoài, mà ở chỗ doanh nghiệp vạch rõ phần nào giao đi, phần nào phải tự giữ, và ai trong công ty là đầu mối.
Pháp chế thuê ngoài khác gì luật sư cố vấn và thuê luật sư theo vụ
Ba cách dùng người làm nghề luật bên ngoài hay bị gọi lẫn tên. Chúng khác nhau ở nhịp làm việc và ở chỗ ai chịu phần việc lặt vặt hằng ngày:
| Tiêu chí | Thuê theo vụ | Luật sư cố vấn thường xuyên | Pháp chế thuê ngoài |
|---|---|---|---|
| Khi nào bắt đầu | Khi đã có một việc cụ thể | Theo kỳ, thường hằng tháng hoặc hằng năm | Theo kỳ, gắn với dòng việc hằng ngày |
| Ai khởi động việc | Doanh nghiệp tìm đến | Doanh nghiệp hỏi, cố vấn trả lời | Bên ngoài nhận việc qua đầu mối và tự theo dõi tiến độ |
| Phạm vi | Một vụ, một giao dịch | Lời khuyên trong phạm vi đã thoả thuận | Lời khuyên cộng phần vận hành: duyệt, soạn, theo dõi, lưu |
| Hiểu doanh nghiệp | Ít, chỉ phần liên quan vụ việc | Tăng dần qua các câu hỏi | Sâu hơn, vì chạm vào nhiều mảng hằng ngày |
| Sản phẩm để lại | Hồ sơ vụ việc | Thư, ý kiến tư vấn | Quy trình, mẫu, sổ theo dõi, kho câu trả lời dùng lại được |
Trên thực tế, nhiều hợp đồng dịch vụ trộn cả ba. Tên gọi không quan trọng bằng câu chữ mô tả phạm vi: ai soạn, ai duyệt, ai theo dõi hạn, ai lưu bản ký. Nếu những câu đó không có trong hợp đồng, rất dễ xảy ra cảnh hai bên đều tưởng bên kia đang làm.
Những việc thường giao cho pháp chế thuê ngoài
Các việc dưới đây có chung đặc điểm: lặp lại đều, cần kiến thức pháp lý để làm đúng, nhưng không đòi người làm phải ngồi trong công ty cả ngày:
- Duyệt hợp đồng mua bán, dịch vụ, thuê mặt bằng theo một danh mục kiểm tra thống nhất, kèm ghi chú những điều khoản cần đàm phán lại.
- Soạn và cập nhật bộ mẫu hợp đồng dùng nhiều nhất, để nhân viên kinh doanh không phải tự chỉnh từ bản cũ của khách hàng trước.
- Trả lời câu hỏi pháp lý của các phòng qua một kênh chung, có hẹn thời gian trả lời theo mức gấp.
- Soạn văn bản quản trị nội bộ: quyết định bổ nhiệm, biên bản họp, nghị quyết, quy chế, nội quy lao động — doanh nghiệp vẫn là bên ký và ban hành.
- Theo dõi thay đổi pháp luật chạm tới ngành của doanh nghiệp và báo những thay đổi phải làm theo.
- Giữ sổ thời hạn: giấy phép, chứng chỉ, hợp đồng sắp hết hạn, mốc gia hạn, mốc phải báo trước.
- Chuẩn bị hồ sơ cho các thủ tục hành chính định kỳ hoặc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp, phối hợp với người nộp.
Thuế và kế toán thường không nằm trong gói pháp chế; nếu doanh nghiệp muốn gộp thì phải ghi rõ, vì người làm luật và người làm thuế là hai nghề khác nhau.
Những việc doanh nghiệp không giao đi được
Quyết định kinh doanh. Bên ngoài nói rủi ro nằm ở đâu và lớn tới mức nào; ký hay không, chấp nhận điều khoản bất lợi để giữ khách hay không là quyết định của chủ doanh nghiệp. Người tư vấn đứng ra quyết thay là dấu hiệu quan hệ đang lệch.
Chữ ký và thẩm quyền đại diện. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền hợp lệ mới ký thay doanh nghiệp. Pháp chế thuê ngoài duyệt bản ký, không ký thay, trừ khi có giấy uỷ quyền riêng cho từng việc rõ ràng.
Bản gốc và quyền truy cập. Bản gốc giấy chứng nhận, hợp đồng đã ký, sổ sách pháp lý nên nằm trong tay doanh nghiệp. Bên ngoài làm việc trên bản sao hoặc thư mục được cấp quyền, và quyền đó thu hồi được bất cứ lúc nào.
Thông tin về chính công việc kinh doanh. Không ai bên ngoài biết một thoả thuận miệng với nhà cung cấp, hay biết khách hàng nào đang chậm trả, nếu trong công ty không có người kể. Phần "biết chuyện" luôn ở bên trong.
Trách nhiệm trước nhân viên và cơ quan nhà nước. Nội quy, quy chế, báo cáo do doanh nghiệp ban hành và chịu trách nhiệm. Người soạn giúp không thay được người ban hành.
Bốn cách vận hành thường gặp
Theo yêu cầu qua một kênh chung. Các phòng gửi việc vào một hộp thư hoặc một nhóm trao đổi duy nhất; bên ngoài nhận, phân loại, hẹn thời gian. Hợp với doanh nghiệp có việc rải rác nhưng đều. Điểm yếu là dễ biến thành tổng đài nếu không có người lọc câu hỏi trùng.
Ngày cố định tại văn phòng. Người của bên ngoài ngồi ở công ty một hoặc hai buổi mỗi tuần, các phòng gom việc chờ buổi đó. Hợp với doanh nghiệp cần trao đổi mặt đối mặt nhiều, như xưởng sản xuất hay công ty xây dựng. Cần hẹn trước cách xử lý việc gấp giữa hai buổi.
Khoán theo đầu việc định kỳ. Hai bên chốt danh sách việc lặp lại (số hợp đồng duyệt mỗi tháng, một lần rà sổ thời hạn mỗi quý), việc phát sinh ngoài danh sách tính riêng. Hợp khi khối lượng việc khá ổn định.
Kết hợp với một người kiêm nhiệm. Một người trong công ty — thường là trợ lý giám đốc hoặc trưởng hành chính — làm phần thu thập, sắp xếp, theo dõi; bên ngoài làm phần đòi chuyên môn. Đây là cách nhiều doanh nghiệp nhỏ bắt đầu và cũng là cách bền nhất, vì doanh nghiệp không mất hết hiểu biết khi đổi đơn vị bên ngoài.
Đầu mối nội bộ: mắt xích quyết định chất lượng
Một pháp chế thuê ngoài giỏi vẫn làm việc kém nếu bên trong không có ai là đầu mối. Đầu mối không cần học luật; người này cần biết công ty đang làm gì với ai, tìm được giấy tờ trong vòng vài phút, và có quyền nhắc các phòng gửi đủ thông tin trước khi chuyển việc ra ngoài.
Việc của đầu mối gồm ba phần. Thứ nhất là lọc: câu hỏi nào đã có câu trả lời trong kho cũ thì trả luôn, câu nào mới thì chuyển đi kèm bối cảnh. Thứ hai là đóng gói: hợp đồng gửi duyệt phải kèm tên đối tác, giá trị, thời hạn, điểm nào đã đàm phán, điểm nào phía kinh doanh muốn giữ. Thứ ba là đóng vòng: ý kiến của bên ngoài đã được ai đọc, đã sửa vào bản ký chưa, bản ký cuối đã lưu chưa.
Nhiều doanh nghiệp bỏ qua vế đóng vòng và chỉ phát hiện khi có tranh chấp: hợp đồng đem ra ký là bản trước khi duyệt, ghi chú của pháp chế nằm im trong hộp thư. Một bảng theo dõi đơn giản, mỗi dòng một việc, có cột "đã áp dụng vào bản ký" giải quyết được phần lớn chuyện này.
Rủi ro khi thuê ngoài và cách giảm
Thuê ngoài không làm rủi ro biến mất; nó đổi một số rủi ro này lấy một số rủi ro khác. Biết trước thì giảm được:
| Rủi ro | Biểu hiện | Cách giảm |
|---|---|---|
| Lộ thông tin | Giấy tờ gửi qua nhiều kênh cá nhân, khó thu hồi | Một thư mục dùng chung có phân quyền, điều khoản bảo mật trong hợp đồng, danh sách người bên ngoài được xem |
| Phụ thuộc một người | Người phụ trách bên ngoài nghỉ, việc đứng lại | Yêu cầu có người dự phòng, hồ sơ việc lưu ở phía doanh nghiệp |
| Trả lời chung chung | Ý kiến đúng luật nhưng không dùng được cho tình huống thật | Gửi bối cảnh đầy đủ, hỏi câu cụ thể, yêu cầu nêu phương án |
| Chậm khi gấp | Hợp đồng chờ duyệt trong khi khách đòi ký | Thoả thuận mức gấp và thời gian phản hồi cho từng mức |
| Mất kiến thức khi đổi đơn vị | Đơn vị mới phải học lại từ đầu | Mẫu, quy trình, sổ hạn thuộc về doanh nghiệp và được bàn giao |
Về bảo mật, luật sư có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin của khách hàng theo Luật Luật sư; nhưng nghĩa vụ đó không thay được kỷ luật gửi nhận giấy tờ của chính doanh nghiệp. Người tư vấn không phải luật sư thì nghĩa vụ bảo mật chủ yếu đến từ hợp đồng, nên điều khoản này càng cần viết kỹ.
Bắt đầu trong ba tháng đầu
Giai đoạn đầu quyết định thói quen làm việc về sau. Một trình tự thực tế cho doanh nghiệp vừa ký với đơn vị bên ngoài:
- Tuần đầu: giao danh sách hợp đồng đang chạy, giấy phép đang giữ, các việc đang dở; chọn đầu mối nội bộ và kênh trao đổi duy nhất.
- Tuần thứ hai đến thứ tư: bên ngoài đọc qua hồ sơ, lập sổ thời hạn ban đầu và danh sách việc cần xử lý theo mức ưu tiên.
- Tháng thứ hai: chuẩn hoá ba đến năm mẫu hợp đồng dùng nhiều nhất và một danh mục kiểm tra khi duyệt hợp đồng của đối tác.
- Tháng thứ hai: thống nhất mức gấp, thời gian phản hồi, ai được gửi việc trực tiếp và ai phải qua đầu mối.
- Tháng thứ ba: họp nhìn lại — việc nào chạy trơn, việc nào tắc, khối lượng thật so với dự kiến, có cần chỉnh phạm vi hay không.
Sau ba tháng, doanh nghiệp đủ dữ liệu để biết mô hình này hợp hay không: số việc mỗi tháng, loại việc nhiều nhất, thời gian chờ trung bình. Đó cũng là cơ sở để quyết định có nên chuyển sang tuyển người nội bộ trong vài năm tới.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có dùng pháp chế thuê ngoài được không?
Được, nhưng thường không cần cả gói. Hộ kinh doanh ít hợp đồng, ít nhân viên thì hợp hơn với cách hỏi theo việc hoặc một cố vấn thường xuyên gọn. Pháp chế thuê ngoài đáng cân nhắc khi số hợp đồng và giấy tờ phải theo dõi bắt đầu nhiều tới mức chủ hộ không tự nhớ hết.
Người làm pháp chế thuê ngoài có bắt buộc là luật sư không?
Việc soạn, duyệt văn bản và tư vấn nội bộ không phải lúc nào cũng đòi thẻ luật sư, nhưng người có thẻ hành nghề trong một tổ chức hành nghề luật chịu sự quản lý nghề nghiệp, có nghĩa vụ bảo mật theo luật và thường có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp. Với việc đại diện, tranh tụng thì cần đúng tư cách theo quy định.
Có nên giao luôn con dấu và chữ ký số cho bên ngoài giữ không?
Không nên. Con dấu, chữ ký số và bản gốc giấy tờ thể hiện ý chí của doanh nghiệp, nên do người có thẩm quyền trong công ty quản lý. Bên ngoài cần gì để nộp hồ sơ thì làm uỷ quyền riêng cho từng việc, có thời hạn, và thu hồi khi xong.
Làm sao biết đơn vị bên ngoài có đang làm tốt không?
Nhìn vào những thứ đo được: thời gian phản hồi so với cam kết, số hợp đồng phải sửa lại sau khi ký, số mốc thời hạn bị lỡ, độ dễ hiểu của ý kiến gửi về. Sau mỗi quý nên ngồi lại với đầu mối nội bộ để soát những con số đó, thay vì chỉ dựa vào cảm giác hài lòng hay không.
Pháp chế thuê ngoài có thay được việc thuê luật sư khi có tranh chấp không?
Thường là không. Gói pháp chế xoay quanh việc hằng ngày; khi tranh chấp đã nổ ra, nhất là khi phải ra toà hay trọng tài, cần thoả thuận riêng về phạm vi và người phụ trách. Lợi thế là đơn vị đã hiểu doanh nghiệp, nên chuyển sang xử lý tranh chấp nhanh hơn người mới hoàn toàn.
Thông tin gửi cho pháp chế thuê ngoài có được bảo mật không?
Luật sư phải giữ bí mật thông tin khách hàng theo Luật Luật sư, và hợp đồng dịch vụ nên có thêm điều khoản bảo mật cụ thể. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn nên chỉ gửi đúng phần cần cho việc đang làm, gửi qua kênh có phân quyền và giữ danh sách ai bên ngoài đang xem được hồ sơ.