Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhỏ hay vấp pháp lý ở sáu chỗ: hợp đồng ngoại thương sơ sài, khai sai mã và trị giá hàng, quên hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, nhập khẩu uỷ thác không rõ trách nhiệm, khai xuất xứ thiếu căn cứ, và rủi ro thanh toán với đối tác nước ngoài. Điểm đặc biệt của ngành này là sai sót có thể bị phát hiện rất lâu sau khi hàng đã thông quan, khi cơ quan hải quan kiểm tra lại hồ sơ.
Bài viết dành cho công ty thương mại nhỏ mới bắt đầu nhập hàng về bán, xưởng sản xuất bắt đầu nhận đơn xuất khẩu, người bán online chuyển sang nhập hàng chính ngạch. Nghiệp vụ khai báo, thuế và mã hàng chi tiết thuộc các trang chuyên về hải quan và thuế; ở đây tập trung vào nhận diện rủi ro pháp lý, câu nên hỏi cố vấn và hồ sơ nên giữ.
Vì sao doanh nghiệp nhỏ nên có cố vấn trước lô hàng đầu tiên
Với doanh nghiệp lớn, phòng xuất nhập khẩu và đại lý hải quan quen việc đã có sẵn. Doanh nghiệp nhỏ thường làm lô đầu tiên dựa vào đối tác nước ngoài gửi sang một bản hợp đồng mẫu và một công ty giao nhận lo phần còn lại. Cách làm này chạy được, cho tới khi hàng bị giữ ở cảng vì thiếu giấy phép chuyên ngành, hoặc đối tác giao hàng không đúng mà hợp đồng không có điều khoản nào để đòi.
Ngành này chịu nhiều tầng luật cùng lúc: Luật Hải quan 2014 và Luật Quản lý ngoại thương 2017 ở trong nước, quy định quản lý chuyên ngành của từng nhóm hàng, luật của nước đối tác, tập quán quốc tế như Incoterms của Phòng Thương mại Quốc tế, và Công ước Viên năm 1980 về mua bán hàng hoá quốc tế có hiệu lực với Việt Nam từ năm 2017. Không ai đòi hỏi chủ doanh nghiệp nhỏ thuộc hết, nhưng cần biết khi nào nên dừng lại hỏi.
Thời điểm đáng hỏi nhất là trước khi ký hợp đồng lô đầu tiên với một đối tác mới, trước khi nhập một nhóm hàng mới, và trước khi nhận làm uỷ thác hay nhờ người khác uỷ thác. Ba thời điểm này quyết định phần lớn rủi ro về sau.
Hợp đồng ngoại thương: những ô hay bị bỏ trống
Điều kiện giao hàng theo Incoterms. Ghi rõ điều kiện (FOB, CIF, EXW…) kèm phiên bản Incoterms và địa điểm cụ thể. Ghi thiếu hoặc nhầm điều kiện làm lẫn lộn ai trả cước, ai mua bảo hiểm và rủi ro chuyển sang người mua từ lúc nào.
Quy cách và chất lượng. Mô tả đủ để kiểm tra được: thông số, tiêu chuẩn, mẫu đối chứng, cách giám định khi có bất đồng, tổ chức giám định nào.
Chứng từ người bán phải giao. Hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, giấy tờ phục vụ kiểm tra chuyên ngành. Thiếu một loại là hàng có thể kẹt ở cảng.
Thanh toán. Phương thức, thời điểm, đồng tiền, ngân hàng, chi phí ngân hàng ai chịu. Thanh toán trước toàn bộ cho đối tác mới là rủi ro cao nhất.
Khiếu nại và giải quyết tranh chấp. Thời hạn khiếu nại sau khi nhận hàng, luật áp dụng, cơ quan giải quyết (toà án nước nào, trọng tài nào). Điều khoản này thường bị coi nhẹ cho tới khi cần dùng.
Bất khả kháng và thay đổi quy định. Hàng bị cấm nhập đột ngột, thay đổi thuế, phong toả cảng: mỗi trường hợp xử lý thế nào.
Hải quan, kiểm tra chuyên ngành và xuất xứ
Những sai sót ở khâu này có thể dẫn tới truy thu, xử phạt, thậm chí bị xem xét trách nhiệm nặng hơn nếu có dấu hiệu gian lận. Bảng dưới gom các điểm hay gặp và câu nên hỏi cố vấn.
| Vùng rủi ro | Sai sót hay gặp | Câu nên hỏi |
|---|---|---|
| Mã hàng (HS) | Chọn mã theo thói quen của đại lý, hàng mới không xác định trước mã | Mặt hàng này có nên xin xác định trước mã số không? |
| Trị giá khai báo | Khai theo giá đối tác ghi trên hoá đơn mà không xét các khoản phải cộng | Những khoản phí nào phải tính vào trị giá hải quan? |
| Kiểm tra chuyên ngành | Không biết hàng thuộc diện phải kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch | Nhóm hàng này cần giấy phép, kiểm tra gì trước hay khi thông quan? |
| Xuất xứ | Khai xuất xứ để hưởng ưu đãi mà hồ sơ nguyên liệu không đủ chứng minh | Hàng xuất khẩu có đủ điều kiện khai xuất xứ Việt Nam không? |
| Kiểm tra sau thông quan | Không lưu đủ chứng từ, chứng từ không khớp nhau | Hồ sơ nào phải lưu, lưu bao lâu, sắp xếp thế nào? |
Đặc biệt với hàng xuất khẩu sang những thị trường đang áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại, việc khai xuất xứ phải có căn cứ chặt chẽ. Không nhận "đi nhờ" xuất xứ Việt Nam cho hàng sản xuất ở nơi khác, dù đối tác đề nghị trả thêm. Thời hạn lưu hồ sơ và các mức xử lý cụ thể cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Nhập khẩu uỷ thác: ai chịu trách nhiệm
Uỷ thác là khi một doanh nghiệp đứng tên làm thủ tục nhập khẩu cho hàng của người khác. Cách làm này phổ biến với người mới, cá nhân kinh doanh nhỏ, hay hàng cần giấy phép mà bên có hàng chưa có. Rủi ro nằm ở chỗ bên đứng tên trên tờ khai là bên trả lời cơ quan hải quan, kể cả khi hàng thật ra là của người khác.
Ví dụ giả định: một công ty nhỏ ở Lạng Sơn nhận uỷ thác nhập một lô phụ tùng cho khách quen, hồ sơ do khách cung cấp. Một năm sau, khi kiểm tra sau thông quan, cơ quan hải quan xác định trị giá khai thấp hơn thực tế. Người bị truy thu và xử phạt trước tiên là công ty đứng tên, rồi mới tính chuyện đòi lại khách theo hợp đồng uỷ thác, nếu hợp đồng có điều khoản đó.
Vì vậy, dù bạn là bên nhận uỷ thác hay bên uỷ thác, hợp đồng uỷ thác cần rõ ai cung cấp chứng từ, ai chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin, ai chịu thuế, phạt và chi phí phát sinh, và bên nào có quyền từ chối khi nghi ngờ. Hàng nhập "bao thuế", không chứng từ, là việc không nên tham gia dưới bất kỳ hình thức nào.
Thanh toán quốc tế và đối tác nước ngoài
Rủi ro thanh toán thường lớn hơn rủi ro hải quan với doanh nghiệp nhỏ. Những điểm nên hỏi cố vấn và ngân hàng:
- Với đối tác mới, phương thức nào cân bằng rủi ro hai bên: đặt cọc một phần, thư tín dụng, nhờ thu, hay trả sau một phần.
- Thư tín dụng theo UCP 600 của Phòng Thương mại Quốc tế: chứng từ chỉ cần sai một chi tiết là ngân hàng có thể từ chối, nên đọc kỹ điều kiện trước khi chấp nhận.
- Cách xác minh đối tác: thông tin pháp nhân ở nước sở tại, lịch sử giao dịch, đề nghị giao lô nhỏ trước.
- Email đổi số tài khoản nhận tiền vào phút cuối: dấu hiệu lừa đảo kinh điển, phải xác minh qua kênh khác.
- Đối tác không trả tiền sau khi nhận hàng: kiện ở đâu, theo luật nào, chi phí và tính khả thi của việc thi hành ở nước ngoài.
- Bảo hiểm tín dụng xuất khẩu hay bảo hiểm hàng hoá có đáng mua cho từng loại đơn hàng không.
Điều khoản giải quyết tranh chấp nên được chọn với suy nghĩ thực tế: nếu đối tác không có tài sản ở Việt Nam, một bản án của toà Việt Nam có thể khó thi hành. Đây là chỗ cố vấn có kinh nghiệm thương mại quốc tế giúp được nhiều nhất.
Rà soát nhanh trước lô hàng đầu tiên
Trình tự gợi ý khi làm việc với cố vấn trước khi ký lô hàng đầu tiên với đối tác mới:
- Gửi cố vấn hợp đồng dự kiến, thông tin đối tác và mô tả hàng hoá.
- Xác định mã hàng dự kiến, các yêu cầu quản lý chuyên ngành và giấy tờ phải có trước khi hàng về.
- Rà điều khoản Incoterms, chứng từ, thanh toán, khiếu nại, giải quyết tranh chấp; ghi các điểm cần đàm phán lại.
- Thống nhất với đại lý hải quan, công ty giao nhận về phạm vi công việc và trách nhiệm của họ.
- Lập danh sách chứng từ phải lưu cho lô hàng và nơi lưu.
- Sau lô đầu tiên, họp ngắn với cố vấn để rút kinh nghiệm và chỉnh hợp đồng mẫu cho các lô sau.
Hồ sơ nên giữ cho mỗi lô: hợp đồng và phụ lục, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, giấy tờ kiểm tra chuyên ngành, tờ khai, chứng từ thanh toán, thư từ trao đổi quan trọng với đối tác. Sắp xếp theo lô, khớp số liệu giữa các chứng từ.
Khi nào cần luật sư ngay
Nên có người làm nghề tham gia ngay khi hàng bị tạm giữ vì nghi vấn xuất xứ hay trị giá, khi nhận quyết định kiểm tra sau thông quan, khi đối tác nước ngoài không giao hàng sau khi đã nhận tiền, hay khi khách hàng nước ngoài từ chối nhận hàng và đòi bồi thường. Những tình huống này vừa có yếu tố hành chính, vừa có yếu tố hợp đồng quốc tế, và thời hạn phản hồi thường ngắn.
Với các câu hỏi ban đầu như điều khoản Incoterms nào hợp với đơn hàng, hay chứng từ nào cần cho một nhóm hàng, bạn có thể tự tìm hiểu trước qua tài liệu của Phòng Thương mại Quốc tế và hướng dẫn của cơ quan hải quan, rồi đối chiếu với cố vấn có kinh nghiệm thương mại quốc tế và đại lý hải quan trước khi ký. Cách này giúp bạn đến buổi tư vấn với câu hỏi đã khoanh vùng và đủ giấy tờ, thay vì mất cả buổi để kể lại từ đầu câu chuyện của lô hàng.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có được xuất nhập khẩu ngay không?
Nhìn chung doanh nghiệp có quyền xuất nhập khẩu hàng hoá không thuộc diện cấm hay hạn chế, nhưng từng nhóm hàng có thể cần giấy phép, điều kiện riêng. Kiểm tra nhóm hàng định kinh doanh với cố vấn và cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi ký hợp đồng.
Có nên dùng hợp đồng mẫu do đối tác nước ngoài gửi không?
Có thể dùng làm điểm xuất phát, nhưng nên đọc kỹ điều kiện giao hàng, thanh toán, khiếu nại, luật áp dụng và nơi giải quyết tranh chấp. Hợp đồng mẫu thường nghiêng về phía người soạn. Đàm phán sửa vài điểm quan trọng ngay từ đầu dễ hơn nhiều so với sau này.
Nhập hàng theo đường tiểu ngạch, xách tay rồi bán lại có rủi ro gì?
Hàng không có chứng từ hợp lệ có thể bị xử lý khi kiểm tra trên thị trường, và người bán khó chứng minh nguồn gốc. Doanh nghiệp muốn kinh doanh lâu dài nên nhập khẩu chính ngạch với đầy đủ chứng từ.
Đối tác yêu cầu khai giá thấp hơn trên hoá đơn để giảm thuế, có nên đồng ý không?
Không. Khai sai trị giá là hành vi vi phạm, có thể bị truy thu, xử phạt và xem xét trách nhiệm nặng hơn tuỳ mức độ. Từ chối bằng văn bản và cân nhắc lại mức độ tin cậy của đối tác đó.
Kiểm tra sau thông quan là gì, có đáng lo không?
Đây là việc cơ quan hải quan kiểm tra lại hồ sơ, chứng từ sau khi hàng đã thông quan để đánh giá tính chính xác của việc khai báo. Doanh nghiệp lưu chứng từ đầy đủ, khớp nhau thì việc giải trình đơn giản hơn nhiều. Khi nhận quyết định kiểm tra, nên có cố vấn cùng chuẩn bị.
Đối tác nước ngoài nhận tiền mà không giao hàng thì làm gì?
Thu thập toàn bộ hợp đồng, chứng từ thanh toán và thư từ, báo ngân hàng sớm để xem có thể tra soát hay không. Hỏi luật sư về con đường giải quyết theo điều khoản tranh chấp trong hợp đồng và khả năng thi hành ở nước đối tác.