Tư vấn pháp lý qua gọi video hợp nhất với những việc cần hai bên cùng nhìn một tài liệu, cần nhiều người cùng nghe một lời khuyên, hoặc khi người hỏi ở xa văn phòng luật sư. Nó kém phù hợp với câu hỏi một dòng (tin nhắn nhanh hơn), với việc cần xem bản gốc giấy tờ, và với buổi thương lượng mà không khí trong phòng quan trọng ngang câu chữ.
Một buổi gọi video tốt cần chuẩn bị nhiều hơn một cuộc gọi thoại: phòng kín, thiết bị ổn định, tài liệu gửi trước, danh sách người tham dự, và một thoả thuận rõ về việc có ghi âm, ghi hình hay không. Bài này đi qua từng phần, dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ và các gia đình đang hỏi luật từ xa, kể cả khi các thành viên ở nhiều tỉnh khác nhau.
Gọi video khác gọi thoại ở chỗ nào
Khác biệt đầu tiên là cùng nhìn được tài liệu. Khi người tư vấn và bạn cùng mở một bản hợp đồng, họ chỉ cần nói "trang ba, đoạn thứ hai" và cả hai nhìn đúng một chỗ. Trong cuộc gọi thoại, bạn phải đọc to từng câu và rất dễ đọc sót, đọc theo cách mình hiểu. Với việc có văn bản, đây là lợi thế lớn nhất của gọi video.
Khác biệt thứ hai là nhiều người cùng tham gia. Một gia đình bàn chuyện tài sản của cha mẹ có thể có anh chị em ở ba tỉnh khác nhau; một doanh nghiệp nhỏ muốn chủ, kế toán và quản lý xưởng cùng nghe một lời khuyên. Gọi video cho phép mọi người nghe cùng một câu, tránh cảnh mỗi người kể lại một kiểu sau buổi tư vấn.
Khác biệt thứ ba là hai bên nhìn thấy nhau. Điều này giúp bạn biết đang nói chuyện với ai, và giúp người tư vấn đọc được phản ứng của bạn để hỏi lại khi thấy bạn còn lúng túng. Tuy vậy, thấy mặt không có nghĩa là đã xác minh được danh tính; ở bài về trang mạo danh trong cùng chuyên mục có nói kỹ hơn cách kiểm người tư vấn trước khi hẹn.
Đổi lại, gọi video cần nhiều chuẩn bị hơn, dễ bị gián đoạn vì đường truyền, và có thêm một rủi ro mà cuộc gọi thoại ít có: màn hình của bạn lộ ra những thứ bạn không định cho ai xem.
Việc hợp với gọi video và việc nên gặp trực tiếp
Bảng sau giúp bạn quyết định có nên đề nghị gọi video hay không. Cột cuối là lý do, để bạn tự áp dụng cho những tình huống không có trong bảng.
| Tình huống | Hình thức nên chọn | Lý do |
|---|---|---|
| Đọc cùng một bản hợp đồng, góp ý từng điều khoản | Gọi video có chia sẻ tài liệu | Hai bên nhìn đúng một chỗ, giảm hiểu lầm |
| Gia đình ở nhiều nơi cùng nghe tư vấn về tài sản, di chúc, chăm sóc cha mẹ | Gọi video | Mọi người nghe cùng một lời khuyên, cùng hỏi |
| Họp định kỳ với luật sư cố vấn của doanh nghiệp | Gọi video xen kẽ gặp trực tiếp | Tiết kiệm thời gian đi lại, vẫn giữ nhịp làm việc |
| Cần xem bản gốc có dấu hiệu tẩy xoá, nghi giả chữ ký | Gặp trực tiếp | Hình ảnh qua camera không cho thấy đủ |
| Ký giấy tờ cần công chứng, chứng thực | Theo thủ tục của tổ chức công chứng | Có quy định riêng về sự có mặt và cách ký |
| Buổi thương lượng căng thẳng với bên kia | Ưu tiên gặp trực tiếp | Không khí, ngôn ngữ cơ thể và sự riêng tư khó giữ qua màn hình |
Nhiều quan hệ tư vấn dùng cả hai: buổi đầu gặp trực tiếp để hai bên hiểu nhau và xem giấy tờ gốc, các buổi sau gọi video để theo dõi tiến độ và trả lời câu hỏi phát sinh.
Chuẩn bị kỹ thuật và căn phòng
Phần lớn sự cố trong buổi tư vấn qua video không nằm ở nội dung mà ở kỹ thuật. Kiểm các mục dưới đây trước giờ hẹn khoảng mười lăm phút:
- Thiết bị: máy tính dễ đọc tài liệu hơn điện thoại. Nếu phải dùng điện thoại, đặt lên giá để hai tay rảnh ghi chép, cắm sạc.
- Đường truyền: thử gọi trước với người thân. Nếu mạng chập chờn, tắt camera khi không cần nhưng giữ âm thanh.
- Phòng kín: không có khách, nhân viên hay người ngoài nghe được. Ở cửa hàng hay văn phòng mở, chọn giờ vắng hoặc mượn phòng riêng.
- Tai nghe giúp người khác trong nhà không nghe được lời người tư vấn, và giúp bạn nghe rõ hơn.
- Phía sau lưng: nhìn lại khung hình của mình. Bảng ghi chú, giấy tờ trên tường, màn hình phụ đều có thể lọt vào hình.
- Thông báo: tắt thông báo tin nhắn và thư điện tử trên máy trong lúc gọi. Một tin nhắn riêng bật lên giữa lúc chia sẻ màn hình là chuyện thường gặp.
- Tài liệu: mở sẵn đúng những tệp sẽ bàn, đóng các tệp và thẻ trình duyệt không liên quan.
Ai nên có mặt trong cuộc gọi
Người ra quyết định. Nếu cuối buổi cần quyết "ký hay không", người có quyền quyết nên có mặt. Nghe kể lại sau buổi tư vấn luôn kém hơn nghe trực tiếp.
Người nắm sự việc. Ở doanh nghiệp, đó có thể là kế toán hoặc người trực tiếp làm việc với đối tác. Ở gia đình, là người đã giữ giấy tờ hoặc đã đi làm thủ tục. Họ trả lời được những câu hỏi chi tiết mà người quyết định không nhớ.
Không thêm người chỉ để cho biết. Mỗi người thêm vào là thêm một thiết bị, một căn phòng, một khả năng lộ thông tin. Với việc nhạy cảm, càng ít người càng tốt.
Báo trước danh sách cho người tư vấn. Người tư vấn cần biết ai đang nghe để điều chỉnh cách nói, và đôi khi để cân nhắc vấn đề bảo mật hoặc xung đột lợi ích. Ví dụ, trong chuyện chia tài sản gia đình, lời khuyên cho một người có thể khác lời khuyên cho cả nhà, vì lợi ích của từng người không giống nhau.
Giới thiệu đầu buổi. Mỗi người nói tên và vai trò. Nếu có ai vào giữa chừng hoặc rời đi, nói ra để mọi người biết.
Gửi tài liệu trước và chia sẻ màn hình cho an toàn
Gửi trước ít nhất một ngày làm việc. Người tư vấn đọc trước sẽ dùng thời gian của buổi gọi để trả lời, không phải để đọc. Kèm theo tài liệu là danh sách câu hỏi theo thứ tự ưu tiên, để nếu hết giờ thì những câu quan trọng nhất đã được trả lời.
Đánh số trang và giữ cùng một bản. Hai bên phải nhìn cùng một phiên bản. Nếu sau khi gửi bạn nhận thêm bản sửa từ đối tác, báo ngay cho người tư vấn và gửi bản mới, đừng để buổi gọi bắt đầu bằng cảnh mỗi bên cầm một bản khác nhau.
Chia sẻ một cửa sổ, không chia sẻ cả màn hình. Hầu hết ứng dụng gọi video cho phép chọn chỉ chia sẻ một cửa sổ hoặc một tệp. Chia sẻ cả màn hình là mở cửa cho thư điện tử, tin nhắn, thanh dấu trang trình duyệt và các tệp khác lọt vào khung hình.
Dừng chia sẻ ngay khi xong. Nhiều người quên tắt chia sẻ rồi chuyển sang tra cứu việc khác trong lúc vẫn đang gọi. Tập thói quen bấm dừng chia sẻ ngay sau khi hết đoạn cần cùng xem.
Đừng để người tư vấn điều khiển máy của bạn. Trừ khi thật cần và bạn hiểu rõ đang cho phép gì, không cấp quyền điều khiển máy tính từ xa trong buổi tư vấn pháp lý. Muốn cùng sửa một văn bản, gửi tệp qua lại hoặc dùng tài liệu chia sẻ có phân quyền.
Có nên ghi âm, ghi hình buổi tư vấn
Ghi lại buổi tư vấn giúp bạn nghe lại những đoạn phức tạp và giữ bằng chứng về lời khuyên đã nhận. Nhưng có ba điều nên cân nhắc. Thứ nhất, nên hỏi và được người tư vấn đồng ý trước khi ghi; đây là phép lịch sự nghề nghiệp, và về pháp lý, việc ghi âm, ghi hình người khác cũng liên quan tới quyền đối với hình ảnh và đời sống riêng tư. Cách an toàn nhất là nói rõ từ đầu: "Gia đình xin phép ghi âm để nghe lại, chỉ dùng nội bộ."
Thứ hai, ghi hình làm người tư vấn thận trọng hơn. Có người sẽ nói chung chung hơn khi biết mình đang bị ghi, vì một câu nói nhanh trong buổi trao đổi có thể bị trích ra ngoài ngữ cảnh. Bạn có thể được một bản ghi đầy đủ nhưng ít thông tin hơn.
Thứ ba, bản ghi là dữ liệu nhạy cảm của chính bạn. Nó chứa tình tiết, tên người, số tiền. Ai giữ tệp, giữ ở đâu, bao lâu thì xoá cần được nghĩ trước. Một bản ghi nằm trong điện thoại dùng chung của cả nhà là một rủi ro.
Nhiều người chọn cách cân bằng: không ghi hình, nhưng cuối buổi đề nghị người tư vấn gửi thư tóm tắt những điểm chính và việc cần làm, hoặc tự viết bản tóm tắt rồi gửi cho người tư vấn xác nhận. Bản tóm tắt có xác nhận thường dùng được tốt hơn một tệp ghi hình dài mà không ai mở lại.
Kết thúc buổi gọi và những việc trong ngày
Mười phút cuối của buổi gọi video quyết định bạn mang về được gì. Đừng để buổi tư vấn kết thúc bằng câu "vậy nhé" rồi mỗi người tắt máy:
- Đề nghị người tư vấn tóm tắt lại ba đến năm điểm chính bằng lời.
- Thống nhất việc ai làm gì, hạn khi nào: bạn bổ sung giấy tờ gì, người tư vấn gửi văn bản gì.
- Hỏi rõ phần nào là ý kiến chính thức, phần nào chỉ là trao đổi sơ bộ cần kiểm thêm.
- Trong ngày, gửi thư điện tử tóm tắt những gì bạn hiểu cho người tư vấn, nhờ họ sửa nếu sai.
- Lưu tệp tóm tắt cùng thư mục với tài liệu của việc đó, đặt tên có ngày tháng.
- Nếu có ghi âm, ghi hình, chuyển ra khỏi điện thoại vào nơi lưu có kiểm soát và xoá bản trên máy.
Với gia đình có nhiều thành viên tham gia, người giữ bản tóm tắt nên gửi cho cả nhà cùng một bản, để mọi người cùng dựa vào một nội dung thay vì mỗi người nhớ một kiểu.
Câu hỏi thường gặp
Tư vấn qua gọi video có khác gì về trách nhiệm so với gặp trực tiếp?
Về nguyên lý, trách nhiệm của người tư vấn phụ thuộc vào thoả thuận dịch vụ và tư cách hành nghề, không phụ thuộc vào việc gặp qua màn hình hay ngồi cùng bàn. Điều khác là bằng chứng: buổi gọi video dễ thiếu dấu vết bằng chữ, nên cần thư tóm tắt sau buổi.
Nên dùng ứng dụng gọi video nào cho buổi tư vấn?
Dùng ứng dụng mà cả hai bên quen và có thể chia sẻ tài liệu ổn định. Điều quan trọng hơn tên ứng dụng là tài khoản dùng có phải tài khoản riêng không, cuộc gọi có được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc phòng chờ không, và bạn có kiểm soát được việc chia sẻ màn hình không.
Có cần bật camera suốt buổi không?
Không bắt buộc. Bật camera lúc đầu để hai bên chào và nhận ra nhau, sau đó có thể tắt nếu mạng yếu hoặc nếu phía sau bạn có thứ không muốn lộ. Khi chia sẻ tài liệu, camera thường không còn cần thiết.
Người lớn tuổi trong gia đình không quen gọi video thì làm sao?
Một người con hoặc cháu có thể ngồi cạnh để hỗ trợ kỹ thuật, nhưng cần để người lớn tuổi tự nói và tự trả lời câu hỏi của người tư vấn, nhất là khi bàn về tài sản hay di chúc của chính họ. Nên cho người tư vấn biết ai đang ngồi cạnh.
Có được chia sẻ ảnh chụp giấy tờ trong lúc gọi thay vì gửi trước không?
Được, nhưng gửi trước vẫn tốt hơn. Người tư vấn có thời gian đọc và chuẩn bị câu hỏi, còn buổi gọi dành cho trao đổi. Chia sẻ trong lúc gọi chỉ nên dùng cho tài liệu ngắn hoặc phát sinh bất ngờ.
Nếu cuộc gọi bị ngắt giữa chừng thì sao?
Thống nhất từ đầu phương án dự phòng: gọi lại vào đường nào, hoặc chuyển sang gọi thoại. Khi nối lại, tóm tắt nhanh điểm vừa dừng để không ai bỏ sót. Nếu buổi tư vấn tính theo giờ, hỏi trước cách tính thời gian bị gián đoạn.