Phí cố vấn pháp lý thường xuyên thường được tính theo ba kiểu: khoán cố định theo tháng hoặc năm, tính theo giờ làm việc thực tế, hoặc hỗn hợp, tức khoán kèm một trần giờ và phần vượt tính theo giờ. Không kiểu nào rẻ hơn tuyệt đối; kiểu nào hợp tuỳ vào việc pháp lý của bạn đều hay thất thường.
Bài này không nêu mức phí trên thị trường, vì mỗi tổ chức hành nghề định giá khác nhau và con số thay đổi theo lĩnh vực, địa bàn. Bài giải thích cách mỗi kiểu được tính, những chi tiết nhỏ làm tổng chi phí lệch đi, và một phép tính ví dụ giả định để bạn tự so sánh các bản chào. Chuyện phí luật sư cho từng vụ việc nói chung là đề tài khác; ở đây chỉ bàn phí của quan hệ cố vấn kéo dài.
Ba kiểu tính phí và logic đằng sau
Mỗi kiểu phí chia rủi ro giữa hai bên theo cách khác nhau. Hiểu ai gánh phần "tháng nhiều việc bất thường" sẽ giúp bạn đọc bản chào nhanh hơn:
| Kiểu phí | Bạn trả thế nào | Ai gánh rủi ro khi việc tăng đột biến | Hợp với ai |
|---|---|---|---|
| Khoán tháng/năm | Một khoản cố định, không đếm giờ | Luật sư (nên họ thường giới hạn phạm vi chặt) | Việc đều, dễ đoán, chủ yếu hỏi đáp và soát văn bản ngắn |
| Theo giờ | Số giờ thực tế nhân đơn giá giờ | Doanh nghiệp | Việc thất thường, có tháng gần như không hỏi |
| Hỗn hợp có trần giờ | Khoán kèm số giờ tối đa, vượt tính thêm theo giờ | Chia đôi: trong trần là luật sư, ngoài trần là doanh nghiệp | Phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn chi phí ổn định nhưng không muốn bị giới hạn cứng |
Kiểu khoán thuần trông dễ chịu, nhưng vì luật sư gánh rủi ro nên phạm vi thường bị viết hẹp, và nhiều việc bị xếp thành "ngoài gói". Kiểu theo giờ minh bạch hơn nhưng khiến người dùng ngại hỏi vì sợ tốn tiền, mà ngại hỏi chính là điều quan hệ cố vấn muốn tránh.
Giờ được đếm như thế nào
Đơn vị làm tròn. Nhiều nơi tính theo khối sáu phút, mười lăm phút hoặc ba mươi phút. Một cuộc gọi năm phút tính tròn lên ba mươi phút thì mười cuộc như vậy đã thành năm giờ. Hỏi rõ đơn vị làm tròn trước khi so sánh đơn giá.
Giờ của ai. Một văn phòng có luật sư điều hành, luật sư, chuyên viên và trợ lý; đơn giá giờ mỗi người khác nhau. Hợp đồng nên ghi việc nào do ai làm, và việc giao xuống người có đơn giá thấp hơn có được phép không.
Thời gian đi lại và chờ đợi. Đi gặp đối tác, đi nộp hồ sơ, chờ ở cơ quan tiếp nhận có tính giờ không, tính đủ hay tính một phần. Đây là chỗ hay gây bất ngờ khi luật sư ở xa trụ sở doanh nghiệp.
Đọc tài liệu nền. Lúc mới bắt đầu, luật sư cần đọc hồ sơ doanh nghiệp. Phần này có tính vào giờ của tháng đầu không, hay coi như chi phí làm quen do luật sư chịu.
Cuộc họp nội bộ của văn phòng luật. Khi luật sư phụ trách trao đổi với đồng nghiệp trong văn phòng về việc của bạn, thời gian đó có bị tính cho cả hai người không. Một số nơi chỉ tính cho người trực tiếp làm, số khác tính đủ; biết trước để không thắc mắc khi đọc bảng kê.
Giờ chưa dùng hết. Với kiểu hỗn hợp, giờ dư cuối tháng mất luôn, chuyển sang tháng sau, hay cộng dồn tới cuối quý. Cộng dồn theo quý thường hợp với doanh nghiệp có tháng nhiều việc tháng ít việc.
Khoản nào thường nằm ngoài phí cố vấn
Dù chọn kiểu nào, một số khoản thường được tính riêng. Biết trước để đưa vào ngân sách, tránh nghĩ phí cố vấn là toàn bộ chi phí pháp lý:
- Lệ phí, phí nộp cho cơ quan nhà nước khi làm thủ tục; mức cụ thể nên tra theo văn bản hiện hành tại thời điểm nộp.
- Dịch thuật, công chứng, chứng thực bản sao, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nước ngoài.
- Chi phí đi lại, lưu trú khi luật sư phải đi tỉnh khác hoặc ra nước ngoài.
- Thuê chuyên gia khác như thẩm định giá, giám định, kế toán độc lập theo yêu cầu của việc.
- Các việc nằm ngoài phạm vi như tố tụng, đàm phán thương vụ lớn, thủ tục sở hữu trí tuệ, tính theo báo phí riêng.
Một điểm hay bị bỏ qua là hoá đơn: mỗi khoản thu nên có chứng từ hợp lệ để doanh nghiệp hạch toán, phần chi tiết về thuế và hoá đơn nên hỏi kế toán hoặc người làm thuế của bạn. Hợp đồng nên ghi rõ khoản nào luật sư được tự chi rồi tính lại, khoản nào phải xin duyệt trước, và ngưỡng chi tối đa không cần hỏi. Thiếu ngưỡng này, hoá đơn cuối tháng có thể kèm những khoản bạn chưa từng biết.
Ví dụ giả định: so ba bản chào bằng cùng một đơn vị
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị vệ sinh ở Đồng Nai nhận ba bản chào. Để so được, hãy quy mọi thứ về một đơn vị chung là "giờ luật sư". Giả sử đơn giá giờ của cả ba bên tương đương nhau và gọi một giờ là một đơn vị.
Bên A khoán 10 đơn vị mỗi tháng, không đếm giờ, nhưng chỉ gồm hỏi đáp và soát hợp đồng dưới mười trang. Bên B tính theo giờ thực tế, làm tròn ba mươi phút. Bên C khoán 7 đơn vị kèm trần 8 giờ, vượt trần tính theo giờ, giờ dư cộng dồn trong quý. Mở sổ câu hỏi pháp lý của năm trước ra, công ty thấy trung bình mỗi tháng có khoảng 6 giờ việc, nhưng có hai tháng cuối năm lên 14 giờ vì đàm phán hợp đồng đại lý.
Tính thô cho một năm: bên A là 120 đơn vị cố định, nhưng hai tháng cao điểm có phần đàm phán bị xếp ngoài gói, phải trả thêm. Bên B khoảng 6 nhân 10 cộng 14 nhân 2, tức 88 đơn vị, cộng phần chênh do làm tròn. Bên C là 84 đơn vị khoán, cộng phần vượt trần trong hai tháng cao điểm sau khi đã trừ giờ dư cộng dồn trong quý. Ba con số gần nhau hơn bạn tưởng; chỗ khác biệt thật nằm ở phạm vi và cảm giác thoải mái khi hỏi. Con số trong ví dụ chỉ để minh hoạ cách tính.
Kiểu phí ảnh hưởng tới thói quen hỏi luật sư ra sao
Ít ai để ý rằng kiểu phí không chỉ quyết định số tiền mà còn định hình cách nhân viên dùng cố vấn. Với kiểu theo giờ, trưởng bộ phận thường dặn nhau "việc nhỏ thì tự xử, đừng hỏi luật sư cho tốn". Kết quả là những câu hỏi đáng giá nhất, loại câu tưởng nhỏ nhưng dẫn tới tranh chấp, lại không bao giờ được hỏi. Đến khi sự việc lớn lên mới gọi luật sư thì chi phí xử lý đã gấp nhiều lần chi phí một câu hỏi sớm.
Với kiểu khoán thuần, hiện tượng ngược lại cũng có: nhân viên gửi cả những câu không phải pháp lý, như hỏi cách viết email cho lịch sự, khiến luật sư quá tải và trả lời chậm những câu thật sự quan trọng. Lúc đó văn phòng luật có xu hướng siết phạm vi hoặc đề nghị tăng phí ở kỳ sau.
Kiểu hỗn hợp có trần giờ thường cân bằng được hai thái cực này, với điều kiện có một đầu mối nội bộ lọc câu hỏi trước khi gửi và một sổ theo dõi giờ mà cả hai bên cùng xem. Khi chọn kiểu phí, hãy tự hỏi: trong doanh nghiệp của mình, rủi ro lớn hơn là hỏi quá ít hay hỏi quá nhiều? Câu trả lời đó quan trọng không kém con số trên bản chào.
Điều chỉnh phí khi gia hạn
Điều chỉnh theo khối lượng thực tế. Sau một năm, sổ theo dõi cho biết bạn dùng nhiều hay ít hơn dự kiến. Đây là căn cứ tốt nhất để đàm phán, mạnh hơn mọi lời nói "năm nay ít việc lắm".
Điều chỉnh theo phạm vi. Nếu muốn bỏ một mảng không dùng tới, hoặc thêm mảng mới như nhân sự hay sở hữu trí tuệ, phí nên đổi theo phạm vi chứ không chỉ tăng giảm theo phần trăm chung.
Điều khoản tự động tăng phí. Một số hợp đồng ghi tự tăng theo tỷ lệ mỗi năm. Điều này không sai, nhưng bạn nên biết trước và có quyền thương lượng hoặc không gia hạn trong một khoảng thời gian báo trước.
Gộp hay tách các công ty cùng chủ. Nếu bạn có hai ba pháp nhân, hỏi xem một hợp đồng có phục vụ chung được không hay mỗi pháp nhân một hợp đồng. Gộp thì gọn, nhưng phải ghi rõ pháp nhân nào là bên ký, ai được hỏi và chi phí phân bổ ra sao để sổ sách mỗi công ty rõ ràng.
Trả trước dài hạn. Trả trước cả năm có thể được ưu đãi, nhưng nên hỏi rõ phần hoàn lại nếu chấm dứt sớm, và phần nào đã được coi là đã sử dụng.
Các câu nên hỏi trước khi chọn kiểu phí
Mang danh sách này vào buổi trao đổi với bên chào dịch vụ. Câu trả lời bằng văn bản giúp bạn so các bản chào trên cùng mặt bằng:
- Trong phạm vi phí này, những loại việc nào được làm, và có ví dụ cụ thể về việc bị coi là ngoài phạm vi không?
- Giờ được làm tròn theo đơn vị nào, và ai trong văn phòng sẽ làm phần lớn việc của doanh nghiệp?
- Giờ dư cuối kỳ xử lý thế nào, giờ vượt trần tính theo đơn giá nào?
- Báo cáo giờ hoặc báo cáo việc đã làm được gửi bao lâu một lần, có chi tiết tới từng việc không?
- Khi có việc ngoài phạm vi, quy trình báo phí và xin duyệt trước diễn ra ra sao?
- Phí có thay đổi khi gia hạn không, căn cứ thay đổi là gì?
- Nếu chấm dứt sớm, phần đã trả trước được tính lại thế nào?
Nếu cần trao đổi thêm về cách đọc một bản chào cụ thể mà không tiện hỏi bên chào, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để có góc nhìn độc lập trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Phí khoán tháng có bao gồm việc soạn hợp đồng mới từ đầu không?
Tuỳ hợp đồng. Nhiều gói khoán chỉ gồm soát và góp ý hợp đồng do doanh nghiệp hoặc đối tác soạn, còn soạn mới hợp đồng dài hoặc phức tạp được tính riêng. Hãy hỏi rõ và yêu cầu ghi ví dụ vào phụ lục phạm vi.
Tính theo giờ có làm doanh nghiệp ngại hỏi luật sư không?
Có, đây là nhược điểm thật của kiểu theo giờ. Cách giảm là gom câu hỏi nhỏ vào một lần gửi mỗi tuần, và đặt một ngân sách giờ hằng tháng để người hỏi biết mình còn bao nhiêu thay vì đắn đo từng câu.
Có nên chọn kiểu phí rẻ nhất trong các bản chào không?
Con số tháng thấp nhất chưa chắc là tổng chi năm thấp nhất. Hãy quy về cùng đơn vị, cộng thêm các khoản ngoài gói dự kiến dựa trên việc năm trước, và xem phạm vi có bao được những việc bạn thật sự hay gặp hay không.
Luật sư có phải gửi bảng kê giờ không?
Nếu tính theo giờ hoặc có trần giờ, bạn nên yêu cầu bảng kê định kỳ trong hợp đồng. Bảng kê tốt ghi ngày, người làm, việc làm và số giờ, đủ để đối chiếu với sổ câu hỏi của doanh nghiệp.
Phí cố vấn có được trả theo quý thay vì theo tháng không?
Đây là điều hai bên tự thoả thuận. Trả theo quý giảm thủ tục thanh toán, còn trả theo tháng giúp dòng tiền đều hơn. Dù chọn cách nào, kỳ thanh toán nên khớp với kỳ báo cáo việc đã làm.
Khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, phí cố vấn xử lý thế nào?
Nên có điều khoản cho phép tạm ngừng hoặc giảm phạm vi khi doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động, kèm thời gian báo trước. Nếu hợp đồng không có, hai bên cần thương lượng phụ lục; đừng tự ngừng thanh toán vì có thể bị coi là vi phạm hợp đồng.