Trước khi nói chuyện cho một nhân sự chủ chốt nghỉ việc, doanh nghiệp nên hỏi cố vấn ba nhóm việc: căn cứ chấm dứt có vững không, người đó đang nắm những quyền ký và quyền truy cập nào cần thu hồi, và làm sao để việc chia tay không biến thành tranh chấp kéo dài. Nhân sự chủ chốt ở đây là giám đốc điều hành được thuê, kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh, người quản trị hệ thống, hay bất kỳ ai nắm khách hàng, tiền hoặc dữ liệu quan trọng.
Với nhân viên thường, sai một bước trong thủ tục chấm dứt đã có thể dẫn tới tranh chấp. Với nhân sự chủ chốt, rủi ro còn gồm mất quyền kiểm soát tài khoản ngân hàng, mất trang quản trị, khách hàng đi theo người cũ, hay một giấy uỷ quyền vẫn còn hiệu lực trong tay người đã nghỉ. Bài nhìn từ phía chủ doanh nghiệp nhưng nhắc cả quyền của người lao động, vì một cuộc chia tay công bằng là cuộc chia tay ít rủi ro nhất cho cả hai bên.
Vì sao cần hỏi trước, không phải sau
Thời điểm nguy hiểm nhất là khoảng giữa lúc người đó biết mình sắp phải nghỉ và lúc mọi quyền đã được thu hồi. Trong khoảng đó, người phật ý có thể đổi mật khẩu, chuyển dữ liệu, liên hệ khách hàng, hay đơn giản là không bàn giao. Phần lớn những việc này chỉ phòng được bằng chuẩn bị trước buổi nói chuyện, chứ không gỡ được sau.
Lý do thứ hai là căn cứ pháp lý. Bộ luật Lao động 2019 chỉ cho phép người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trong những trường hợp nhất định, với thời hạn báo trước và thủ tục riêng; sa thải là hình thức kỷ luật có trình tự chặt chẽ. Chấm dứt sai căn cứ hoặc sai trình tự có thể dẫn tới nghĩa vụ nhận người lao động trở lại, trả lương những ngày không được làm việc và bồi thường. Với nhân sự có thu nhập cao, các khoản này không nhỏ.
Lý do thứ ba là danh tiếng. Một cuộc chia tay ồn ào với người từng là gương mặt của doanh nghiệp có thể ảnh hưởng tới nhân viên còn lại và đối tác. Cố vấn giúp chọn cách nói, thời điểm và văn bản sao cho đúng luật mà vẫn giữ được thể diện cho cả hai bên.
Bốn câu hỏi về căn cứ và hình thức chấm dứt
Đang có loại hợp đồng gì? Hợp đồng lao động xác định thời hạn hay không xác định thời hạn, có phụ lục nào về chức danh, thưởng, cổ phần thưởng hay không. Giám đốc được thuê có thể vừa có hợp đồng lao động vừa giữ chức danh theo quyết định bổ nhiệm, hai thứ này chấm dứt theo những cách khác nhau.
Có căn cứ đơn phương chấm dứt không? Kết quả làm việc kém có được ghi nhận theo quy chế đánh giá đã công bố không, có vi phạm kỷ luật được lập biên bản đúng trình tự không. Nếu căn cứ yếu, thoả thuận chấm dứt thường là lựa chọn an toàn hơn.
Thoả thuận chấm dứt nên có những gì? Ngày chấm dứt, các khoản chi trả, việc bàn giao, cam kết bảo mật, cam kết không lôi kéo nhân viên và khách hàng trong phạm vi pháp luật cho phép, và câu xác nhận hai bên không còn yêu cầu nào khác. Cố vấn giúp kiểm tra câu chữ để thoả thuận không bị coi là ép buộc.
Người lao động được hưởng những gì? Lương đến ngày cuối, ngày phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc nếu thuộc diện, chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trả đủ và đúng hạn những khoản này vừa là nghĩa vụ, vừa giảm động cơ tranh chấp.
Danh sách quyền cần thu hồi hoặc chuyển giao
Đây là phần doanh nghiệp nhỏ hay quên nhất. Nên lập danh sách trước buổi nói chuyện, cùng cố vấn và người phụ trách hành chính, kế toán.
| Loại quyền | Ví dụ | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Đại diện theo pháp luật | Giám đốc là người đại diện ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Quyết định thay người đại diện và đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh |
| Uỷ quyền | Giấy uỷ quyền ký hợp đồng, ký với ngân hàng, làm việc với cơ quan nhà nước | Văn bản chấm dứt uỷ quyền, thông báo cho các bên đã nhận giấy uỷ quyền |
| Ngân hàng | Mẫu chữ ký, quyền phê duyệt trên ngân hàng điện tử, thẻ tín dụng công ty | Đăng ký lại mẫu chữ ký, khoá quyền phê duyệt, thu hồi thẻ |
| Chữ ký số và tài khoản điện tử | Thiết bị chữ ký số, tài khoản thuế, bảo hiểm, hoá đơn điện tử | Thu hồi thiết bị, đổi mật khẩu, cập nhật người phụ trách |
| Hệ thống và dữ liệu | Thư điện tử, kho dữ liệu, phần mềm bán hàng, trang quản trị website, trang mạng xã hội | Đổi quyền quản trị, sao lưu, chuyển quyền sở hữu tài khoản đứng tên cá nhân |
| Tài sản | Máy tính, điện thoại, chìa khoá, con dấu, hồ sơ gốc | Biên bản bàn giao có chữ ký hai bên |
Những tài khoản đứng tên cá nhân người đó, như tên miền, trang mạng xã hội hay tài khoản trên sàn thương mại điện tử, là chỗ hay xảy ra tranh chấp nhất. Nếu có, hãy hỏi cố vấn trước về cách chuyển quyền.
Trình tự gợi ý trong ngày chia tay
Mỗi doanh nghiệp có hoàn cảnh riêng, nhưng trình tự dưới đây là khung mà nhiều cố vấn gợi ý để giảm rủi ro:
- Chuẩn bị sẵn văn bản: thoả thuận chấm dứt hoặc thông báo chấm dứt, quyết định thay người đại diện nếu cần, văn bản chấm dứt uỷ quyền, danh sách bàn giao.
- Sắp xếp người thay thế tạm thời cho các quyền quan trọng, để doanh nghiệp không bị tê liệt khi quyền của người cũ bị khoá.
- Nói chuyện trực tiếp, có thêm một người của doanh nghiệp làm chứng, giọng tôn trọng, nêu rõ quyết định và các khoản người đó được nhận.
- Khoá hoặc chuyển các quyền truy cập ngay sau buổi nói chuyện, không để qua đêm.
- Làm biên bản bàn giao tài sản và hồ sơ, hai bên cùng ký.
- Thông báo cho ngân hàng, đối tác, khách hàng quan trọng về người phụ trách mới, nội dung trung tính, không bình luận về người đã nghỉ.
- Thanh toán các khoản và chốt sổ bảo hiểm đúng hạn.
Khoá quyền truy cập trước khi nói chuyện có thể bị coi là thiếu tôn trọng và gây phản ứng. Cách làm phù hợp nên được bàn với cố vấn theo mức độ rủi ro của từng người.
Bí mật kinh doanh, khách hàng và cam kết sau khi nghỉ
Bộ luật Lao động cho phép hai bên thoả thuận về bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và việc bồi thường khi vi phạm. Tuy vậy, những điều khoản cấm người lao động làm cho đối thủ trong nhiều năm sau khi nghỉ vẫn còn nhiều cách hiểu về hiệu lực, vì chúng đụng tới quyền làm việc. Đừng dựa hoàn toàn vào một điều khoản như vậy.
Cách bảo vệ thực tế hơn nằm ở việc doanh nghiệp tự quản lý tài sản của mình: danh sách khách hàng nằm trong hệ thống của công ty chứ không trong điện thoại cá nhân, hợp đồng với khách hàng ký với công ty, tài liệu kỹ thuật được phân quyền truy cập. Khi những thứ này đã có, việc một người rời đi ít gây tổn thất hơn.
Nếu sau khi nghỉ, người cũ có dấu hiệu sử dụng trái phép bí mật kinh doanh hoặc lôi kéo khách hàng bằng tài liệu của công ty, hãy hỏi cố vấn về việc thu thập chứng cứ một cách hợp pháp trước khi gửi bất kỳ cảnh báo nào. Một lời buộc tội thiếu chứng cứ có thể khiến doanh nghiệp bị kiện ngược.
Nhìn từ phía người ra đi
Một cuộc chia tay êm thấm cần cả hai phía cảm thấy được đối xử công bằng. Người lao động có quyền được biết lý do, được nhận đủ các khoản theo luật và theo thoả thuận, được thời gian hợp lý để bàn giao, và được nhận lại sổ bảo hiểm xã hội cùng các giấy tờ cá nhân. Họ cũng có quyền không ký thoả thuận chấm dứt nếu không đồng ý, và có quyền nhờ người tư vấn đọc trước.
Doanh nghiệp tôn trọng những quyền này không chỉ vì đó là nghĩa vụ, mà còn vì người nghỉ việc trong hoà khí thường bàn giao tốt hơn, ít khả năng tranh chấp và có khi trở thành đối tác về sau. Một thời hạn suy nghĩ hợp lý cho người lao động trước khi ký thoả thuận cũng giúp thoả thuận đó vững hơn nếu sau này bị xem xét lại.
Nếu bạn là người lao động đang đứng ở phía bên kia, những điều trong bài này cũng cho bạn biết doanh nghiệp đang chuẩn bị gì, và vì sao nên hỏi người làm nghề trước khi ký bất kỳ thoả thuận chấm dứt nào.
Ví dụ giả định: trưởng phòng kinh doanh nắm hết khách hàng
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị vệ sinh ở Đà Nẵng quyết định chia tay trưởng phòng kinh doanh sau nhiều tháng doanh số giảm. Người này làm ở công ty tám năm, quen hầu hết các đại lý, và quản lý toàn bộ nhóm trò chuyện với khách trên điện thoại cá nhân. Giám đốc định gọi lên thông báo nghỉ từ cuối tháng.
Khi hỏi cố vấn trước, giám đốc được chỉ ra mấy điểm. Thứ nhất, công ty không có quy chế đánh giá kết quả công việc đã công bố, nên lý do doanh số giảm khó làm căn cứ đơn phương chấm dứt; nên hướng tới thoả thuận chấm dứt với các khoản hợp lý. Thứ hai, người này đang có giấy uỷ quyền ký hợp đồng đại lý, cần văn bản chấm dứt uỷ quyền và thông báo cho các đại lý. Thứ ba, danh sách khách hàng chỉ nằm trên điện thoại cá nhân, nên việc đầu tiên là chuyển dần thông tin đó vào hệ thống của công ty, việc mà lẽ ra phải làm từ lâu.
Công ty chuẩn bị khoảng hai tuần, rồi mới có buổi nói chuyện. Thoả thuận chấm dứt được ký với thời gian bàn giao một tháng, có cam kết bảo mật và không sử dụng tài liệu của công ty. Một số đại lý vẫn đi theo người cũ, nhưng công ty giữ được phần lớn, và không có tranh chấp lao động nào phát sinh.
Câu hỏi thường gặp
Có nên cho nhân sự chủ chốt nghỉ ngay trong ngày không?
Tuỳ quyết định chấm dứt theo hình thức nào. Thoả thuận chấm dứt có thể ghi ngày nghỉ ngay nếu hai bên đồng ý; đơn phương chấm dứt thì phải tuân thủ thời hạn báo trước, doanh nghiệp có thể trả lương cho thời gian đó mà không yêu cầu làm việc nếu được thoả thuận. Hỏi cố vấn trước để không vi phạm.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật nghỉ thì công ty có bị tê liệt không?
Doanh nghiệp cần cử người thay thế và đăng ký thay đổi người đại diện. Trong lúc chờ, một số giao dịch có thể bị chậm. Chuẩn bị trước quyết định bổ nhiệm và hồ sơ thay đổi giúp rút ngắn khoảng trống.
Kế toán trưởng nghỉ thì chứng từ đã ký có còn giá trị không?
Chứng từ ký đúng thẩm quyền tại thời điểm ký vẫn có giá trị. Điều cần làm là bổ nhiệm hoặc giao người phụ trách kế toán mới, cập nhật mẫu chữ ký với ngân hàng và các hệ thống điện tử, và lập biên bản bàn giao sổ sách.
Người nghỉ việc không chịu bàn giao thì làm sao?
Ghi nhận bằng văn bản yêu cầu bàn giao, liệt kê cụ thể những gì cần giao và thời hạn. Các khoản thanh toán cuối cùng vẫn phải thực hiện theo luật; việc giữ lương để ép bàn giao có thể bị coi là vi phạm. Hỏi cố vấn về cách xử lý phù hợp.
Có được yêu cầu người nghỉ việc không làm cho đối thủ không?
Có thể thoả thuận, nhưng hiệu lực của điều khoản hạn chế làm việc sau khi nghỉ còn nhiều tranh luận. Cách an toàn hơn là thoả thuận rõ về bảo mật thông tin, không sử dụng tài liệu, không lôi kéo khách hàng bằng thông tin của công ty, kèm cơ chế bồi thường hợp lý.
Có nên thông báo cho khách hàng rằng người cũ đã nghỉ không?
Nên thông báo người phụ trách mới để khách hàng không làm việc nhầm với người đã nghỉ, nhất là khi người đó từng có giấy uỷ quyền. Nội dung nên trung tính, tránh bình luận tiêu cực có thể bị coi là xúc phạm danh dự.