Hợp đồng cố vấn pháp lý dài hạn khác hợp đồng cho một vụ việc ở chỗ nó mô tả một quan hệ đang chạy chứ không phải một kết quả cần đạt, nên cần thêm những điều khoản về gia hạn, điều chỉnh phạm vi giữa kỳ, nghĩa vụ chủ động, xung đột lợi ích phát sinh về sau và quyền dùng tài liệu khi quan hệ kết thúc.
Những điều khoản chung của hợp đồng dịch vụ pháp lý, như thông tin các bên, phạm vi, thù lao, thanh toán, bảo mật, đã được bàn nhiều và áp dụng cho mọi loại việc. Theo Luật Luật sư, hợp đồng dịch vụ pháp lý phải được lập thành văn bản. Bài này chỉ đi vào phần riêng của quan hệ cố vấn kéo dài nhiều năm. Danh sách ở cuối là gợi ý để bạn hỏi luật sư khi ký, không phải mẫu hợp đồng.
Hợp đồng một vụ và hợp đồng cố vấn khác nhau thế nào
Hiểu khác biệt về bản chất giúp bạn thấy vì sao không thể dùng nguyên bộ khung của hợp đồng một vụ cho quan hệ cố vấn:
| Khía cạnh | Hợp đồng một vụ | Hợp đồng cố vấn dài hạn |
|---|---|---|
| Đối tượng | Một việc xác định: một vụ tranh chấp, một thủ tục, một giao dịch | Một dòng việc chưa biết trước, phát sinh theo hoạt động của doanh nghiệp |
| Thời điểm kết thúc | Khi việc xong hoặc có kết quả | Theo thời hạn, có thể gia hạn nhiều lần |
| Phạm vi | Mô tả cụ thể được ngay | Mô tả theo loại việc, cần cơ chế điều chỉnh |
| Thù lao | Trọn gói, theo giai đoạn hoặc theo giờ cho việc đó | Khoán định kỳ, theo giờ hoặc hỗn hợp trong suốt thời hạn |
| Rủi ro xung đột lợi ích | Kiểm tra một lần khi nhận việc | Có thể phát sinh bất kỳ lúc nào trong thời hạn |
| Sản phẩm | Một kết quả, một bộ hồ sơ | Nhiều mẫu văn bản, hướng dẫn nội bộ được dùng lâu dài |
Vì là quan hệ đang chạy, hợp đồng cố vấn cần những điều khoản cho phép nó thay đổi mà không phải ký lại toàn bộ, và những điều khoản xử lý chuyện xảy ra sau khi quan hệ kết thúc.
Thời hạn, gia hạn và điểm dừng đánh giá
Nhiều hợp đồng cố vấn có điều khoản tự động gia hạn nếu không bên nào báo chấm dứt trước một khoảng thời gian. Điều khoản này tiện, nhưng dễ biến quan hệ cố vấn thành thói quen: không ai đánh giá lại, phạm vi và phí giữ nguyên dù doanh nghiệp đã thay đổi nhiều.
Cách cân bằng là giữ tự động gia hạn nhưng gắn thêm một điểm dừng đánh giá: trước ngày gia hạn một khoảng, hai bên có buổi rà lại phạm vi, phí, chất lượng phản hồi, và ghi kết quả thành phụ lục. Nếu buổi rà không diễn ra, mỗi bên vẫn có quyền báo không gia hạn theo thời hạn báo trước.
Bạn nên để ý tới khoảng thời gian báo trước. Nếu quá dài so với kỳ hợp đồng, doanh nghiệp có thể lỡ mốc và bị ràng buộc thêm một kỳ dù không muốn. Ghi ngày cuối được báo không gia hạn vào sổ thời hạn của doanh nghiệp, cùng chỗ với thời hạn giấy phép và hợp đồng thuê, là cách đơn giản để không quên.
Phạm vi điều chỉnh được giữa kỳ
Trong một năm, doanh nghiệp có thể mở thêm chi nhánh, bắt đầu bán hàng trực tuyến, tuyển gấp đôi nhân sự hoặc ngược lại thu hẹp hoạt động. Phạm vi cố vấn ký từ đầu năm không còn khớp. Nếu hợp đồng không có cơ chế điều chỉnh, hai bên chỉ còn cách tính mọi thứ mới là "ngoài phạm vi", hoặc chờ đến kỳ gia hạn.
Hợp đồng nên cho phép điều chỉnh phạm vi bằng phụ lục, với điều kiện cụ thể: bên nào được đề nghị, cần báo trước bao lâu, phí thay đổi theo nguyên tắc nào. Cách viết thường gặp là tách phạm vi ra một phụ lục riêng, còn thân hợp đồng chỉ giữ những điều khoản ổn định. Mỗi lần thay đổi, chỉ cần ký phụ lục mới thay phụ lục cũ.
Phía doanh nghiệp cần nhớ rằng thu hẹp phạm vi cũng là một thay đổi cần thoả thuận, không phải tự quyết. Nếu muốn bỏ một mảng không dùng tới để giảm phí, hãy đề nghị bằng văn bản và chờ phụ lục. Những thay đổi ngầm, kiểu không hỏi mảng đó nữa rồi tự giảm thanh toán, dễ dẫn tới tranh chấp về nghĩa vụ trả phí.
Nghĩa vụ chủ động và giới hạn của nó
Viết rõ mức chủ động. Nhiều doanh nghiệp kỳ vọng luật sư cố vấn tự báo khi có quy định mới ảnh hưởng tới mình. Nếu hợp đồng không ghi, luật sư không có nghĩa vụ làm việc đó. Hãy thống nhất mức chủ động: cập nhật theo lĩnh vực nào, bao lâu một lần, dưới hình thức nào.
Chủ động dựa trên thông tin được cung cấp. Luật sư chỉ nhắc được thời hạn giấy phép nếu biết giấy phép đó tồn tại. Hợp đồng nên ghi nghĩa vụ tương ứng của doanh nghiệp: cung cấp và cập nhật hồ sơ nền, báo thay đổi lớn trong hoạt động.
Giới hạn trách nhiệm hợp lý. Không luật sư nào theo dõi được mọi thay đổi pháp luật ở mọi lĩnh vực. Điều khoản giới hạn nghĩa vụ chủ động ở những lĩnh vực đã thống nhất là hợp lý; điều khoản miễn trừ mọi trách nhiệm chung chung thì nên hỏi lại.
Ghi lại những lần nhắc. Mỗi lần luật sư chủ động cảnh báo, nên lưu thành văn bản. Đây là bằng chứng giá trị của quan hệ cố vấn và cũng là căn cứ nếu sau này có câu hỏi ai đã biết gì vào lúc nào.
Xung đột lợi ích phát sinh trong thời gian cố vấn
Với hợp đồng một vụ, xung đột lợi ích được kiểm tra khi nhận việc. Với quan hệ cố vấn nhiều năm, xung đột có thể phát sinh bất kỳ lúc nào: văn phòng luật nhận một khách hàng mới là đối thủ trực tiếp, là đối tác đang đàm phán với bạn, hoặc là bên đang có tranh chấp với bạn. Quy tắc nghề nghiệp của luật sư hạn chế việc đại diện cho các bên có quyền lợi đối lập trong cùng một việc, nhưng ranh giới cụ thể thì cần hỏi luật sư.
Hợp đồng nên có điều khoản về thông báo xung đột: khi văn phòng phát hiện khả năng xung đột, họ báo cho bạn và nêu hướng xử lý, chẳng hạn từ chối nhận việc mới, phân công nhóm khác và có biện pháp bảo mật, hoặc đề nghị bạn dùng luật sư khác cho riêng việc đó. Bạn cũng nên cho văn phòng biết danh sách đối thủ và đối tác quan trọng để họ kiểm tra chủ động.
Một tình huống hay gặp là cùng một văn phòng làm cố vấn cho cả hai bên của một hợp đồng thương mại. Ngay cả khi hai bên chưa tranh chấp, lợi ích trong đàm phán vẫn đối lập. Điều cần là được biết và tự quyết định có chấp nhận hay không, thay vì phát hiện ra khi đã muộn.
Khi doanh nghiệp đổi chủ, đổi tên hoặc tổ chức lại
Hợp đồng cố vấn kéo dài nhiều năm có thể chứng kiến những thay đổi lớn của chính doanh nghiệp: đổi tên, chuyển đổi loại hình từ hộ kinh doanh sang công ty, góp thêm thành viên, bán phần vốn cho nhà đầu tư mới, chia tách hoặc sáp nhập với doanh nghiệp khác. Mỗi thay đổi đặt ra câu hỏi: hợp đồng cố vấn còn hiệu lực với ai, và ai là người có quyền chỉ đạo luật sư.
Với thay đổi đơn giản như đổi tên hay đổi địa chỉ, thường chỉ cần thông báo và cập nhật thông tin trong phụ lục. Với thay đổi về chủ sở hữu hoặc tổ chức lại, tình hình phức tạp hơn. Lợi ích của chủ cũ và chủ mới có thể khác nhau, và luật sư vốn cố vấn cho doanh nghiệp dưới thời chủ cũ có thể bị đặt vào thế khó nếu được hỏi về những việc đã xảy ra trước đó. Trường hợp hộ kinh doanh chuyển lên công ty, bên ký hợp đồng thay đổi về mặt pháp lý, nên hai bên cần xác lập lại quan hệ cho pháp nhân mới.
Hợp đồng nên có một điều khoản ngắn về thay đổi bên được cố vấn: khi nào hợp đồng chuyển tiếp sang pháp nhân kế thừa, khi nào cần ký lại, và luật sư được làm gì trong thời gian chuyển tiếp. Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị bán vốn hoặc sáp nhập, hãy báo sớm cho luật sư để họ kiểm tra xung đột lợi ích và tư vấn cách xử lý quan hệ cố vấn trong thương vụ.
Danh sách ô nên có trong hợp đồng cố vấn dài hạn
Danh sách dưới đây bổ sung cho các điều khoản chung của hợp đồng dịch vụ pháp lý. Dùng nó để hỏi luật sư khi ký hoặc gia hạn, không phải để tự kết luận hợp đồng đã đủ:
- Thời hạn, cơ chế gia hạn, thời gian báo trước khi không gia hạn, và điểm dừng đánh giá trước mỗi kỳ.
- Phạm vi tách thành phụ lục riêng, kèm cơ chế đề nghị điều chỉnh giữa kỳ.
- Mức độ nghĩa vụ chủ động của luật sư và nghĩa vụ cung cấp thông tin tương ứng của doanh nghiệp.
- Luật sư phụ trách chính, người trực thay, quy tắc thông báo khi thay người.
- Quy trình thông báo và xử lý xung đột lợi ích phát sinh trong thời hạn.
- Quyền sử dụng mẫu văn bản, hướng dẫn nội bộ do luật sư soạn sau khi chấm dứt quan hệ.
- Nghĩa vụ bảo mật tiếp tục sau khi chấm dứt, và cách trả lại hoặc huỷ tài liệu.
- Nghĩa vụ hỗ trợ chuyển giao cho luật sư mới, trong bao lâu và tính phí ra sao.
- Cơ chế điều chỉnh phí khi gia hạn hoặc khi phạm vi thay đổi.
Về tài liệu, cần phân biệt hồ sơ doanh nghiệp giao cho luật sư (luôn là của bạn, phải được trả lại) với mẫu văn bản luật sư soạn ra trong quá trình cố vấn. Phần thứ hai thường được thoả thuận để doanh nghiệp tiếp tục dùng cho hoạt động của mình sau khi chấm dứt; nếu hợp đồng im lặng, hãy hỏi rõ trước khi ký để không lúng túng lúc chia tay.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng cố vấn pháp lý có bắt buộc phải bằng văn bản không?
Theo Luật Luật sư, hợp đồng dịch vụ pháp lý giữa khách hàng và tổ chức hành nghề luật sư phải được lập thành văn bản. Ngoài yêu cầu đó, văn bản còn là căn cứ khi có bất đồng về phạm vi, phí hoặc trách nhiệm.
Có nên ký hợp đồng cố vấn nhiều năm ngay từ đầu không?
Thường nên bắt đầu bằng kỳ ngắn để hai bên thử cách làm việc, rồi mới gia hạn dài hơn. Nếu ký dài ngay từ đầu, hãy chắc rằng có quyền chấm dứt với thời gian báo trước hợp lý và có điểm đánh giá định kỳ.
Luật sư cố vấn có được nhận việc cho đối thủ của doanh nghiệp không?
Không có nguyên tắc cấm tuyệt đối việc phục vụ hai doanh nghiệp cùng ngành, nhưng luật sư không được đại diện cho các bên có quyền lợi đối lập trong cùng một việc và phải giữ bí mật thông tin. Muốn chặt hơn, bạn có thể thương lượng điều khoản riêng, kèm hệ quả về phí.
Mẫu hợp đồng luật sư soạn cho doanh nghiệp có được dùng tiếp khi đổi luật sư không?
Phụ thuộc thoả thuận. Nhiều hợp đồng cho phép doanh nghiệp dùng tiếp cho hoạt động nội bộ. Nếu chưa ghi, nên làm rõ khi ký hoặc khi gia hạn, tránh để đến lúc chấm dứt mới đặt vấn đề.
Điều khoản tự động gia hạn có bất lợi cho doanh nghiệp không?
Không bất lợi nếu bạn theo dõi được hạn báo không gia hạn và có buổi đánh giá trước mỗi kỳ. Bất lợi xuất hiện khi không ai nhớ mốc đó, và quan hệ cứ tiếp tục dù không còn phù hợp.
Ai giữ bản gốc giấy tờ doanh nghiệp đưa cho luật sư cố vấn?
Bản gốc thuộc về doanh nghiệp. Thông thường luật sư chỉ cần bản sao cho việc tư vấn; khi phải giao bản gốc, nên có biên nhận và ghi rõ thời điểm trả lại, nhất là khi quan hệ cố vấn kết thúc.