Luật sư cố vấn thường xuyên là người (hoặc tổ chức hành nghề luật) nhận trả lời, soát xét và nhắc việc pháp lý cho bạn theo một hợp đồng kéo dài nhiều tháng, thay vì nhận từng vụ riêng lẻ. Phần việc lớn nhất của họ không nằm ở phòng xử án mà ở những thứ nhỏ, đều đặn: đọc hợp đồng trước khi ký, trả lời câu hỏi về nhân sự, góp ý một công văn gửi đối tác, nhắc thời hạn giấy phép sắp hết.
Nhiều chủ doanh nghiệp ký hợp đồng cố vấn xong rồi chỉ gọi khi có chuyện, nên cảm thấy "trả tiền mà không dùng". Lý do thường là hai bên chưa thống nhất nhịp làm việc. Bài này chia công việc của một quan hệ cố vấn theo bốn nhịp: tuần, tháng, quý và năm, kèm phần doanh nghiệp cần chuẩn bị ở mỗi nhịp. Nội dung là thông tin phổ thông; phạm vi cụ thể của bạn do hợp đồng hai bên quyết định.
Ba lớp việc trong một quan hệ cố vấn
Có thể hình dung việc của luật sư cố vấn thành ba lớp. Lớp thứ nhất là trả lời: bạn hỏi, họ đáp, thường qua thư điện tử, tin nhắn hoặc một cuộc gọi ngắn. Đây là lớp người ta nghĩ tới đầu tiên, nhưng nếu quan hệ cố vấn chỉ dừng ở đây thì nó không khác mấy so với tổng đài hỏi đáp, chỉ có điều người trả lời đã biết doanh nghiệp của bạn.
Lớp thứ hai là soát xét: hợp đồng, phụ lục, nội quy, thông báo gửi khách hàng, thư trả lời đối tác, quyết định nhân sự được đưa qua luật sư đọc trước khi phát hành. Lớp này tốn thời gian hơn và là chỗ phần lớn rủi ro được chặn sớm, vì sai sót trong văn bản thường chỉ lộ ra khi đã có tranh chấp.
Lớp thứ ba là chủ động nhắc và rà: luật sư theo dõi thời hạn giấy phép, hợp đồng sắp hết hạn, quy định mới ảnh hưởng tới ngành của bạn, rồi báo trước khi bạn kịp hỏi. Lớp này chỉ chạy được khi luật sư có đủ thông tin nền về doanh nghiệp và khi hợp đồng ghi rõ họ có nghĩa vụ chủ động tới mức nào. Một quan hệ cố vấn tốt dịch chuyển dần từ lớp một sang lớp ba: bạn hỏi ít đi vì nhiều việc đã được chặn từ trước.
Việc hằng tuần: câu hỏi nhanh và văn bản ngắn
Câu hỏi tác nghiệp. Nhân viên muốn nghỉ không lương được không, khách đòi trả hàng sau hai tháng có phải nhận không, đối tác xin đổi điều khoản thanh toán thì trả lời ra sao. Đây là loại câu hỏi chiếm số lượng nhiều nhất. Cố vấn tốt trả lời ngắn, nói rõ phần nào chắc, phần nào còn tuỳ thông tin thêm.
Soát văn bản một hai trang. Thông báo nội bộ, thư nhắc công nợ, email trả lời khiếu nại của khách. Văn bản ngắn nhưng gửi đi là thành chứng cứ, nên một lượt đọc của người làm nghề giúp tránh câu chữ thừa nhận lỗi không cần thiết hoặc hứa quá khả năng.
Ghi nhận việc vào sổ chung. Mỗi câu hỏi nên được ghi vào một sổ theo dõi hai bên cùng xem: ngày hỏi, nội dung, người hỏi, trả lời tóm tắt, việc tiếp theo. Sổ này về sau là căn cứ để đánh giá hiệu quả và tính giờ nếu hợp đồng có trần giờ.
Phản hồi theo mức khẩn. Không phải câu nào cũng cần trả lời trong ngày. Hai bên nên thống nhất ba mức: khẩn trong vài giờ, thường trong một hai ngày làm việc, và việc có thể chờ buổi họp định kỳ. Đánh dấu mức khẩn ngay khi gửi câu hỏi giúp luật sư xếp việc đúng.
Việc hằng tháng: hợp đồng, nhân sự và thư từ với đối tác
Theo nhịp tháng, khối việc thường gặp nhất trong quan hệ cố vấn với doanh nghiệp nhỏ và vừa gồm:
- Soát hợp đồng mới với khách hàng, nhà cung cấp, bên thuê mặt bằng, đại lý; ưu tiên hợp đồng có giá trị lớn, thời hạn dài hoặc có điều khoản phạt, bồi thường, độc quyền.
- Phụ lục sửa đổi của hợp đồng đang chạy: đổi giá, gia hạn, đổi địa điểm giao hàng. Phụ lục thường bị ký vội vì "chỉ sửa một chút", trong khi chính nó thay đổi nghĩa vụ chính.
- Việc nhân sự: hợp đồng lao động cho người mới, thoả thuận bảo mật, xử lý vi phạm kỷ luật, cho thôi việc. Luật sư không thay phòng nhân sự, nhưng nên được hỏi trước những quyết định có thể dẫn tới tranh chấp.
- Thư từ có hệ quả pháp lý: thư đòi nợ, thư trả lời yêu cầu bồi thường, thông báo chấm dứt hợp đồng. Loại thư này nên qua luật sư trước khi ký gửi.
- Tổng hợp tháng: một bản ngắn liệt kê việc đã làm, việc đang treo và những điểm rủi ro cần chủ doanh nghiệp quyết định.
Bản tổng hợp tháng nghe như thủ tục hành chính, nhưng thiếu nó thì sau một năm không ai nhớ cố vấn đã làm gì. Nếu hợp đồng chưa ghi, bạn có thể đề nghị bổ sung ngay từ tháng thứ hai.
Việc theo quý và theo năm
Những việc dưới đây không diễn ra hằng tuần nhưng là phần giá trị nhất của một quan hệ cố vấn dài hạn. Bảng gợi ý để bạn bàn với luật sư, không phải danh sách bắt buộc:
| Nhịp | Việc thường gặp | Doanh nghiệp chuẩn bị gì |
|---|---|---|
| Quý | Họp rà việc đang treo, cập nhật quy định mới liên quan tới ngành, góp ý kế hoạch kinh doanh quý sau | Danh sách việc dự kiến (mở điểm bán, tuyển người, ký đối tác lớn) |
| Quý | Kiểm tra sổ thời hạn: giấy phép, hợp đồng thuê, hợp đồng lao động xác định thời hạn | Sổ thời hạn cập nhật, bản sao giấy tờ mới |
| Năm | Rà soát pháp lý tổng thể ở mức gọn: hồ sơ doanh nghiệp, hợp đồng mẫu, nội quy, nhãn hiệu | Bộ hồ sơ pháp lý, danh sách thay đổi trong năm |
| Năm | Cập nhật hợp đồng mẫu và quy trình duyệt văn bản theo những vướng mắc đã gặp | Ghi chú các lần bị đối tác sửa hợp đồng hoặc khiếu nại |
| Năm | Đánh giá quan hệ cố vấn, điều chỉnh phạm vi và cách tính phí cho năm sau | Sổ theo dõi câu hỏi, nhận xét của các phòng ban |
Phần rà soát năm ở đây là bản gọn đi kèm quan hệ cố vấn. Một đợt "khám sức khoẻ pháp lý" đầy đủ thường được thoả thuận như một việc riêng, có phạm vi và báo cáo riêng.
Những việc cố vấn thường không bao gồm
Nhiều hiểu lầm sinh ra từ chỗ chủ doanh nghiệp nghĩ "đã có luật sư cố vấn thì việc gì cũng thuộc gói". Trên thực tế, các việc sau thường nằm ngoài phạm vi cố vấn, trừ khi hợp đồng ghi khác:
- Đại diện tham gia tố tụng tại toà án hoặc trọng tài: cần thoả thuận riêng vì khối lượng và trách nhiệm khác hẳn.
- Đàm phán trực tiếp nhiều buổi cho một giao dịch lớn, hoặc soạn trọn bộ hồ sơ cho một thương vụ góp vốn, mua bán tài sản giá trị cao.
- Thủ tục hành chính đòi đi nộp, đi nhận nhiều lần: đăng ký nhãn hiệu, xin giấy phép con, thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
- Việc riêng của chủ doanh nghiệp hoặc người thân: thừa kế, hôn nhân, nhà đất cá nhân.
- Dịch thuật, công chứng, chứng thực và các lệ phí nhà nước phát sinh.
Ranh giới này không cố định. Có văn phòng gộp một số thủ tục nhỏ vào gói, có nơi tính riêng từng việc. Điều quan trọng là hai bên biết trước, và có một quy trình báo phí trước khi làm việc ngoài phạm vi, để không ai bất ngờ khi nhận hoá đơn.
Ví dụ giả định: một năm của xưởng bao bì ở Bắc Ninh
Ví dụ giả định: một xưởng in bao bì giấy khoảng ba mươi công nhân ở Bắc Ninh ký hợp đồng cố vấn với một văn phòng luật trong tỉnh. Tháng đầu, luật sư xin bộ hồ sơ nền gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng thuê nhà xưởng, năm hợp đồng khách hàng lớn nhất, nội quy lao động và danh sách người lao động theo loại hợp đồng.
Từ tháng thứ hai, mỗi tuần xưởng gửi trung bình ba bốn câu hỏi, phần lớn về công nhân nghỉ việc ngang, khách hàng chậm thanh toán và đơn hàng bị trả lại do lỗi in. Mỗi tháng có hai ba hợp đồng mới đi qua luật sư. Tới cuối quý một, luật sư nhận ra hợp đồng mẫu của xưởng không có điều khoản về tiêu chuẩn nghiệm thu hàng in, nên mọi tranh cãi về màu sắc đều thành chuyện ai nói to hơn; họ đề xuất sửa mẫu.
Cuối năm, buổi đánh giá cho thấy số câu hỏi về công nợ giảm hẳn sau khi điều khoản thanh toán và nghiệm thu được viết lại, còn câu hỏi nhân sự vẫn đều. Hai bên thống nhất năm sau tăng phần nhân sự, bỏ bớt phần tư vấn đầu tư mà xưởng không dùng tới. Ví dụ này cho thấy giá trị của quan hệ cố vấn nằm ở những lần sửa gốc rễ như vậy, không phải ở số câu được trả lời.
Dấu hiệu quan hệ cố vấn đang chạy đúng nhịp
Luật sư chủ động báo trước ít nhất vài lần mỗi quý. Nếu cả năm chỉ có bạn hỏi và họ đáp, quan hệ đang dừng ở lớp thứ nhất. Hãy bàn lại phần nghĩa vụ chủ động trong hợp đồng.
Câu hỏi lặp lại giảm dần. Một câu hỏi xuất hiện ba lần là dấu hiệu cần một quy trình hoặc một mẫu văn bản, không phải thêm một câu trả lời. Cố vấn tốt sẽ tự đề xuất việc này.
Có sổ theo dõi và tổng hợp định kỳ. Không có hai thứ này thì không đo được gì, và cũng khó chứng minh lời khuyên đã được đưa ra khi nào nếu về sau có vướng mắc.
Nhân viên biết khi nào được hỏi luật sư và hỏi qua ai. Nếu chỉ giám đốc biết có luật sư cố vấn, phần lớn rủi ro phát sinh ở cấp nhân viên sẽ không bao giờ tới tai người tư vấn.
Có ít nhất một buổi đánh giá trong năm. Buổi này là lúc nói thẳng phần nào hữu ích, phần nào thừa, để năm sau điều chỉnh phạm vi thay vì gia hạn theo quán tính.
Câu hỏi thường gặp
Luật sư cố vấn thường xuyên có phải là nhân viên của công ty không?
Thông thường là không. Luật sư cố vấn làm việc theo hợp đồng dịch vụ pháp lý với văn phòng luật sư hoặc công ty luật. Luật sư cũng có thể làm việc theo hợp đồng lao động cho một doanh nghiệp, khi đó quan hệ là tuyển dụng, khác với quan hệ cố vấn thuê ngoài.
Doanh nghiệp vài người có nên có luật sư cố vấn thường xuyên không?
Phụ thuộc số việc pháp lý phát sinh chứ không phụ thuộc số người. Một cửa hàng ba người nhưng ký nhiều hợp đồng đại lý hoặc nhượng quyền có thể cần hơn một xưởng đông công nhân nhưng ít giao dịch. Cách đơn giản là đếm số lần phải hỏi người làm luật trong một năm qua.
Một công ty có thể thuê hai luật sư cố vấn cùng lúc không?
Được, nhiều doanh nghiệp thuê một bên cho việc thường ngày và một bên chuyên sâu cho mảng riêng như sở hữu trí tuệ hoặc lao động. Khi đó cần phân rõ phạm vi để hai bên không trả lời chồng chéo, và cho phép họ trao đổi với nhau khi cần.
Luật sư cố vấn có chịu trách nhiệm nếu doanh nghiệp làm sai luật không?
Luật sư chịu trách nhiệm về lời khuyên của mình theo hợp đồng và quy định nghề nghiệp, nhưng quyết định và hành vi kinh doanh vẫn là của doanh nghiệp. Nếu bạn không hỏi, hoặc hỏi mà không cung cấp đủ thông tin, phần rủi ro đó không chuyển sang luật sư.
Có cần gặp trực tiếp luật sư cố vấn thường xuyên không?
Phần lớn việc hằng tuần làm qua thư điện tử hoặc gọi trực tuyến được. Tuy vậy, nên có buổi gặp trực tiếp lúc bắt đầu để luật sư hiểu cách doanh nghiệp vận hành, và các buổi đánh giá quý hoặc năm cũng hiệu quả hơn khi ngồi cùng nhau.
Nên bắt đầu với hợp đồng cố vấn bao lâu?
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng một kỳ ngắn khoảng sáu tháng đến một năm để hai bên quen cách làm việc, rồi mới gia hạn dài hơn. Kỳ đầu ngắn giúp bạn có điểm dừng tự nhiên để đánh giá mà không phải chấm dứt giữa chừng.