Khi doanh nghiệp nhỏ có cả kế toán dịch vụ và luật sư cố vấn, nguyên tắc chia việc gọn nhất là: kế toán lo số liệu, sổ sách, kê khai và thủ tục định kỳ với cơ quan thuế, bảo hiểm; luật sư lo quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng, quyết định có thể dẫn tới tranh chấp, và cách hiểu quy định khi tình huống không rõ. Những việc nằm giữa cần được chỉ định rõ ai chủ trì, ai góp ý.
Vấn đề hay gặp không phải hai bên làm kém, mà là mỗi bên nghĩ việc đó thuộc bên kia. Hợp đồng có điều khoản giá và thanh toán ảnh hưởng tới hoá đơn, nhưng kế toán không được xem hợp đồng; quyết định cho thôi việc ảnh hưởng tới bảo hiểm, nhưng luật sư không biết hồ sơ bảo hiểm. Bài này đưa ra bảng chia việc gợi ý, chỉ ra những khe hở hay gặp và cách cho hai bên phối hợp. Phần chuyên môn thuế không bàn ở đây.
Vì sao hai bên hay chồng lấn hoặc bỏ trống
Ở doanh nghiệp nhỏ, kế toán dịch vụ thường đến trước. Họ là người ngoài đầu tiên được doanh nghiệp tin cậy, xem hết giấy tờ, nên dần được hỏi cả những câu không thuộc kế toán: hợp đồng này ký được không, nhân viên này cho nghỉ được không. Nhiều kế toán có kinh nghiệm thực tế phong phú và trả lời được một phần, nhưng đó không phải nghề của họ, và hợp đồng dịch vụ kế toán thường không bao trách nhiệm cho lời khuyên pháp lý.
Khi doanh nghiệp thuê thêm luật sư cố vấn, thói quen cũ vẫn chạy. Một số câu hỏi vẫn đi tới kế toán, một số đi tới luật sư, không ai biết bên kia đã trả lời gì. Kết quả là chồng lấn, hai câu trả lời có thể khác nhau, hoặc bỏ trống, cả hai cùng nghĩ bên kia đã lo.
Thêm vào đó là rào cản thông tin. Kế toán không được gửi hợp đồng để đọc vì "đó là việc của luật sư", luật sư không được xem số liệu bảo hiểm, công nợ vì "đó là sổ sách". Mỗi bên chỉ thấy nửa bức tranh. Giải pháp không phức tạp: một bảng chia việc, một đầu mối nội bộ, và sự đồng ý của doanh nghiệp cho hai bên trao đổi với nhau trong phạm vi cần thiết.
Bảng chia việc gợi ý theo mảng
Bảng là gợi ý để doanh nghiệp bàn với hai bên; thực tế mỗi kế toán và mỗi luật sư có phạm vi dịch vụ khác nhau:
| Mảng | Kế toán dịch vụ thường lo | Luật sư cố vấn thường lo | Cần phối hợp ở đâu |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng mua bán, dịch vụ | Ghi nhận doanh thu, chi phí, hoá đơn, đối chiếu công nợ | Điều khoản quyền nghĩa vụ, phạt, bồi thường, giải quyết tranh chấp | Điều khoản giá, thanh toán, chứng từ giao nhận |
| Lao động | Tính lương, thủ tục bảo hiểm định kỳ, kê khai liên quan | Hợp đồng lao động, nội quy, kỷ luật, cho thôi việc | Khoản trả khi nghỉ việc, thời điểm báo giảm bảo hiểm |
| Đăng ký doanh nghiệp | Cập nhật thông tin trên sổ sách sau thay đổi | Hồ sơ thay đổi thành viên, vốn, người đại diện, điều lệ | Góp vốn thực tế, chứng từ góp vốn |
| Công nợ | Theo dõi tuổi nợ, đối chiếu, nhắc thanh toán định kỳ | Thư đòi nợ chính thức, thương lượng, các bước tiếp theo | Chứng từ chứng minh khoản nợ |
| Thuế | Kê khai, quyết toán, làm việc với cơ quan thuế | Chỉ khi có tranh chấp hoặc cách hiểu quy định không rõ | Tác động thuế của một cấu trúc hợp đồng |
Mảng thuế được đặt cuối và để kế toán chủ trì là có chủ ý: đó là chuyên môn của họ. Luật sư cố vấn thường chỉ vào cuộc khi có khiếu nại, tranh chấp hoặc khi cần đánh giá rủi ro pháp lý của một giao dịch lớn.
Những việc hay rơi vào khe giữa hai bên
Từ kinh nghiệm chung của các doanh nghiệp nhỏ, đây là những việc dễ bị bỏ trống vì mỗi bên nghĩ bên kia lo:
- Phụ lục hợp đồng đổi giá hoặc đổi điều kiện thanh toán: kế toán thấy hoá đơn thay đổi nhưng không biết đã có phụ lục chưa, luật sư không được hỏi vì "chỉ là đổi giá".
- Thời hạn gia hạn giấy phép và hợp đồng thuê: không nằm trong lịch kê khai của kế toán, cũng không nằm trong câu hỏi gửi luật sư.
- Góp vốn thực tế so với vốn đăng ký: kế toán ghi sổ theo tiền thật, hồ sơ đăng ký ghi theo cam kết; chênh lệch không ai báo cho chủ doanh nghiệp.
- Người lao động nghỉ việc: kế toán làm thủ tục bảo hiểm, nhưng quyết định cho nghỉ có đúng trình tự không thì không ai kiểm.
- Tài sản đứng tên cá nhân nhưng dùng cho kinh doanh: xe, mặt bằng, tài khoản ngân hàng của chủ; rủi ro pháp lý và sổ sách đan xen.
- Chữ ký số và quyền truy cập: kế toán dịch vụ giữ chữ ký số để kê khai, nhưng phạm vi được dùng và việc thu hồi khi đổi dịch vụ chưa được ghi rõ.
Gắn tên một bên chủ trì cho từng dòng trong danh sách này, và đưa vào sổ thời hạn chung, là cách đơn giản để không còn khe hở.
Cho hai bên được nói chuyện với nhau
Luật sư và kế toán đều có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin của khách hàng theo quy định nghề nghiệp của mình và theo hợp đồng. Vì vậy, họ thường sẽ không tự liên lạc với nhau nếu doanh nghiệp chưa đồng ý. Bước đầu tiên là doanh nghiệp xác nhận bằng văn bản cho phép hai bên trao đổi thông tin về những mảng cần phối hợp, và giới hạn những gì không được chia sẻ nếu có.
Sau đó, một buổi giới thiệu ngắn giữa đầu mối nội bộ, kế toán và luật sư giúp hai bên biết nhau, thống nhất bảng chia việc và cách báo cho nhau khi có việc liên quan. Ví dụ, kế toán thấy một khách hàng lớn chậm thanh toán quá một ngưỡng thì báo đầu mối, đầu mối chuyển cho luật sư cân nhắc thư nhắc nợ chính thức. Luật sư soạn xong phụ lục đổi điều kiện thanh toán thì gửi bản sao cho kế toán.
Việc phối hợp nên đi qua đầu mối nội bộ hoặc ít nhất có đồng gửi cho đầu mối, để doanh nghiệp không bị đứng ngoài những trao đổi về chính mình. Đầu mối cũng là người quyết định khi hai bên đưa ra ý kiến khác nhau.
Luồng một hợp đồng lớn đi qua cả hai bên
Với hợp đồng có giá trị lớn hoặc điều kiện thanh toán phức tạp, luồng dưới đây giúp mỗi bên góp đúng phần của mình:
- Bộ phận kinh doanh gửi bản nháp cho đầu mối, kèm thông tin về đối tác và mục tiêu giao dịch.
- Đầu mối gửi luật sư để rà quyền và nghĩa vụ, đồng thời gửi kế toán phần điều khoản giá, thanh toán, chứng từ.
- Kế toán góp ý về tính khả thi của điều kiện thanh toán, chứng từ cần có, và lưu ý về hoá đơn; phần thuế nếu phức tạp thì kế toán nêu rõ cần ai xem thêm.
- Luật sư tổng hợp góp ý của kế toán vào bản góp ý pháp lý, đánh dấu chỗ hai góc nhìn liên quan nhau.
- Đầu mối gửi bản tổng hợp cho người quyết định, rồi cho bộ phận kinh doanh đi đàm phán.
- Khi ký xong, bản cuối được gửi cho cả kế toán và luật sư, và các mốc thanh toán, giao nhận được đưa vào sổ thời hạn chung.
Luồng này nghe dài nhưng với hợp đồng thường có thể rút gọn: chỉ gửi kế toán khi điều kiện thanh toán khác thông lệ của doanh nghiệp. Điều quan trọng là bước cuối, để cả hai bên đều có bản đã ký.
Khi ý kiến của hai bên khác nhau
Xác định câu hỏi thuộc mảng nào. Nếu khác nhau về cách ghi sổ hay kê khai, tiếng nói của kế toán nặng hơn. Nếu khác nhau về quyền và nghĩa vụ hay rủi ro tranh chấp, tiếng nói của luật sư nặng hơn. Nhiều bất đồng tan biến khi hai bên nhận ra họ đang trả lời hai câu hỏi khác nhau.
Đề nghị hai bên nói thẳng với nhau. Thay vì đầu mối chuyển lời qua lại, một cuộc gọi ngắn ba bên thường giải quyết nhanh hơn. Ghi lại kết luận bằng văn bản.
Hỏi cơ quan có thẩm quyền khi cần. Với những điểm mà cả hai bên đều không chắc vì quy định chưa rõ, có thể cân nhắc hỏi ý kiến cơ quan quản lý hoặc người có chuyên môn sâu hơn trong mảng đó.
Người quyết định vẫn là doanh nghiệp. Sau khi nghe hai ý kiến, chủ doanh nghiệp chọn phương án và ghi lại lý do. Ghi lý do giúp sau này hiểu vì sao đã chọn như vậy nếu tình hình thay đổi.
Ví dụ giả định: hộ kinh doanh cà phê chuyển lên công ty ở Lâm Đồng
Ví dụ giả định: một hộ kinh doanh thu mua và rang cà phê ở Lâm Đồng quyết định chuyển lên công ty để ký hợp đồng với vài chuỗi bán lẻ. Hộ đã có kế toán dịch vụ lo sổ sách và kê khai, giờ thuê thêm luật sư cố vấn trong năm đầu của công ty.
Trong buổi giới thiệu ba bên, hai bên thống nhất: luật sư chủ trì phần hồ sơ thành lập công ty, điều lệ, hợp đồng với các chuỗi bán lẻ và hợp đồng lao động mới; kế toán chủ trì chuyển sổ sách, kê khai và thủ tục bảo hiểm cho người lao động. Khe hở được nêu ra ngay: tài sản như máy rang, xe giao hàng đang đứng tên chủ hộ, chuyển vào công ty thế nào thì cần cả hai bên cùng xem, mỗi bên một góc.
Họ cũng thống nhất rằng mọi phụ lục đổi giá với các chuỗi bán lẻ phải gửi bản sao cho kế toán, và kế toán báo đầu mối khi một chuỗi chậm thanh toán quá một ngưỡng đã chọn. Sau sáu tháng, không có việc nào bị bỏ trống, và chủ doanh nghiệp không còn phải làm người chuyển lời giữa hai bên. Ví dụ chỉ minh hoạ cách chia việc, không mô tả thủ tục chuyển đổi.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán dịch vụ có thể làm luôn việc của luật sư cố vấn không?
Kế toán có kinh nghiệm thực tế có thể trả lời một số câu hỏi thường gặp, nhưng tư vấn pháp luật không phải chuyên môn và phạm vi trách nhiệm của họ. Với hợp đồng quan trọng, quyết định nhân sự có thể dẫn tới tranh chấp, nên hỏi người làm nghề luật.
Luật sư cố vấn có lo luôn việc thuế không?
Thường không, trừ khi hợp đồng ghi rõ hoặc văn phòng có chuyên môn thuế. Kê khai và quyết toán là việc của kế toán; luật sư vào cuộc khi có tranh chấp hoặc cần đánh giá rủi ro pháp lý của một giao dịch.
Có cần doanh nghiệp đồng ý thì luật sư và kế toán mới được trao đổi không?
Nên có sự đồng ý bằng văn bản, vì cả hai đều có nghĩa vụ bảo mật thông tin của khách hàng. Văn bản nên ghi phạm vi được trao đổi và đầu mối nội bộ phải được đồng gửi.
Kế toán dịch vụ giữ chữ ký số của doanh nghiệp có rủi ro gì?
Rủi ro nằm ở phạm vi sử dụng và việc thu hồi khi đổi dịch vụ. Nên có thoả thuận rõ chữ ký số được dùng cho việc gì, ai được dùng, và quy trình bàn giao, thu hồi khi chấm dứt; luật sư cố vấn có thể góp ý cho điều khoản này.
Ai nên giữ sổ thời hạn chung của doanh nghiệp?
Đầu mối nội bộ nên giữ, với các mốc do cả kế toán và luật sư cung cấp. Đặt sổ ở phía doanh nghiệp giúp nó không bị mất khi đổi kế toán hay đổi luật sư.
Hộ kinh doanh có cần cả kế toán và luật sư không?
Không nhất thiết. Nhiều hộ chỉ cần kế toán và hỏi luật sư theo việc khi có giao dịch lớn. Khi số hợp đồng và nhân sự tăng, hoặc khi chuẩn bị chuyển lên công ty, quan hệ cố vấn thường xuyên mới bắt đầu đáng cân nhắc.