Rà soát tài sản số là kiểm tra xem tên miền, email theo tên miền, trang mạng xã hội, gian hàng trên sàn, tài khoản quảng cáo, kênh video, nhãn hiệu, mã nguồn website và kho hình ảnh của doanh nghiệp đang đứng tên ai, ai giữ quyền quản trị, và giấy tờ nào chứng minh doanh nghiệp là chủ. Với nhiều cửa hàng nhỏ, những thứ này giá trị hơn cả bàn ghế, kho hàng, nhưng lại thường nằm trong tay một cá nhân.
Kịch bản quen thuộc: đơn vị thiết kế đăng ký tên miền bằng tên của họ cho tiện, nhân viên đầu tiên lập trang bán hàng bằng tài khoản cá nhân, người cháu quản lý gian hàng trên sàn bằng số điện thoại riêng. Vài năm sau, đơn vị thiết kế ngừng hoạt động, nhân viên nghỉ việc, người cháu đi du học. Doanh nghiệp mất quyền vào chính cửa hàng online của mình. Bài này giúp bạn kê lại tài sản số, xác định ai đang thật sự kiểm soát, và sắp xếp lại trước khi có chuyện. Phần rà soát chuyên sâu về danh mục nhãn hiệu có trang riêng; ở đây chỉ kiểm nhanh.
Tài sản số cũng là tài sản, nhưng hay đứng nhầm tên
Một chiếc xe hay một căn nhà thì ai cũng biết phải đứng tên ai. Tài sản số thì khác: chúng được tạo ra rất nhanh, thường bởi một người cụ thể, bằng email và số điện thoại của người đó. Lúc tạo không ai nghĩ tới chuyện sở hữu. Đến khi tài khoản có hàng chục nghìn người theo dõi, hàng nghìn đánh giá, thì việc chuyển sang tên doanh nghiệp trở nên khó hơn nhiều, và phụ thuộc vào thiện chí của người đang giữ.
Với tên miền, người đứng tên đăng ký là chủ thể sử dụng tên miền theo hồ sơ của nhà đăng ký. Với trang mạng xã hội, gian hàng trên sàn, quyền kiểm soát thực tế nằm ở người có quyền quản trị cao nhất, theo điều khoản của nền tảng. Với nhãn hiệu, quyền thuộc về người có tên trên văn bằng bảo hộ. Ba cơ chế khác nhau, nhưng cùng một bài học: đứng tên cá nhân thì về mặt giấy tờ, đó là tài sản của cá nhân, dù doanh nghiệp bỏ tiền ra làm.
Đợt rà soát không nhằm nghi ngờ ai. Người đang giữ tài khoản có thể hoàn toàn trung thực. Vấn đề là người đó có thể ốm, đi xa, nghỉ việc, hoặc đơn giản là mất điện thoại. Doanh nghiệp cần đảm bảo tài sản của mình không phụ thuộc vào một người duy nhất.
Bản kê tài sản số và tài sản trí tuệ
Lập một bảng như dưới đây, mỗi tài sản một dòng. Cột "đang đứng tên hoặc kiểm soát" phải ghi tên người thật hoặc pháp nhân thật, không ghi "công ty" chung chung nếu chưa kiểm.
| Tài sản | Đang đứng tên hoặc kiểm soát | Rủi ro hay gặp | Việc nên làm |
|---|---|---|---|
| Tên miền | Người có tên trong hồ sơ đăng ký | Đơn vị thiết kế hoặc nhân viên đứng tên; quên gia hạn | Chuyển chủ thể về doanh nghiệp, bật tự gia hạn, ghi mốc hạn |
| Email theo tên miền | Người giữ tài khoản quản trị | Một người giữ mật khẩu quản trị duy nhất | Ít nhất hai quản trị viên tin cậy |
| Trang mạng xã hội | Người có quyền quản trị cao nhất | Tạo bằng tài khoản cá nhân của nhân viên | Thêm quản trị viên là chủ doanh nghiệp, dùng công cụ quản lý doanh nghiệp của nền tảng |
| Gian hàng trên sàn | Người đăng ký tài khoản người bán | Đăng ký bằng thông tin người thân | Kiểm thông tin người bán, tài khoản nhận tiền |
| Tài khoản quảng cáo | Người tạo, người giữ phương thức thanh toán | Thẻ cá nhân, lịch sử chi tiêu không tách | Tách về doanh nghiệp, lưu hoá đơn |
| Nhãn hiệu | Người có tên trên văn bằng | Chưa đăng ký, hoặc đứng tên cá nhân | Kiểm văn bằng, chủ sở hữu, mốc gia hạn |
| Mã nguồn website, ứng dụng | Theo hợp đồng với bên làm | Hợp đồng không nói rõ quyền sở hữu | Đọc lại hợp đồng, xin bàn giao mã nguồn |
Quyền quản trị: bốn nguyên tắc nên áp dụng
Không có tài sản nào chỉ một người giữ. Mỗi tài sản số nên có ít nhất hai người có quyền quản trị cao nhất, trong đó có chủ doanh nghiệp hoặc người được chủ doanh nghiệp tin cậy nhất.
Dùng email và số điện thoại của doanh nghiệp. Tài khoản quản trị nên gắn với email theo tên miền và số điện thoại do doanh nghiệp quản lý, không gắn với hộp thư cá nhân của nhân viên.
Phân quyền theo việc. Người đăng bài chỉ cần quyền biên tập, người chạy quảng cáo chỉ cần quyền quảng cáo. Quyền cao nhất giữ cho ít người.
Có quy trình thu hồi khi nghỉ việc. Danh sách tài khoản mà mỗi người đang có quyền phải nằm trong biên bản bàn giao khi nghỉ. Gỡ quyền ngay trong ngày cuối cùng, đổi mật khẩu dùng chung nếu có.
Bật xác thực hai lớp và cất mã dự phòng. Xác thực hai lớp gắn với thiết bị của doanh nghiệp, mã khôi phục in ra cất cùng hồ sơ pháp lý quan trọng. Mất điện thoại của người quản trị duy nhất là cách mất tài khoản nhanh nhất.
Nhãn hiệu và tên thương mại: kiểm nhanh mỗi năm
Nhãn hiệu được cấp văn bằng bảo hộ có hiệu lực mười năm kể từ ngày nộp đơn và có thể gia hạn nhiều lần, mỗi lần mười năm. Kiểm nhanh mỗi năm gồm: văn bằng đứng tên ai, còn hạn đến khi nào, danh mục sản phẩm dịch vụ được bảo hộ có còn bao trùm những gì doanh nghiệp đang bán, và mẫu nhãn đang dùng có khác nhiều so với mẫu đã đăng ký không.
Hai tình huống hay gặp. Thứ nhất, nhãn hiệu đứng tên chủ hộ kinh doanh từ trước, nay đã lên công ty nhưng chưa chuyển nhượng sang công ty. Thứ hai, doanh nghiệp đã đổi logo, thêm dòng sản phẩm mới, nhưng chưa đăng ký bổ sung. Nếu thấy một trong hai tình huống này, hãy hỏi người làm nghề sở hữu trí tuệ về cách xử lý.
Doanh nghiệp chưa đăng ký nhãn hiệu thì đợt rà soát là lúc nên cân nhắc nghiêm túc, nhất là khi thương hiệu đã có khách quen, có kênh online lớn. Quy trình tra cứu và nộp đơn có hướng dẫn chi tiết ở các trang chuyên về nhãn hiệu; ở đây chỉ nhắc rằng chậm đăng ký thì có rủi ro người khác nộp trước.
Nội dung và phần mềm dùng hằng ngày
Phần này hay bị bỏ qua vì ai cũng làm như vậy. Nhưng khi bị khiếu nại, "ai cũng làm" không phải là lý lẽ. Rà nhanh những điểm sau:
- Ảnh sản phẩm, ảnh minh hoạ trên trang bán hàng: tự chụp, thuê chụp có hợp đồng, hay tải từ trên mạng?
- Nhạc nền trong video quảng cáo: có quyền sử dụng cho mục đích thương mại không?
- Phông chữ dùng trong logo, bao bì: giấy phép có cho phép dùng thương mại không?
- Phần mềm văn phòng, thiết kế, kế toán: có bản quyền cho số máy đang dùng không?
- Ảnh, video do nhân viên làm theo nhiệm vụ: theo nguyên tắc chung của luật sở hữu trí tuệ, tổ chức giao nhiệm vụ là chủ sở hữu quyền tác giả nếu không có thoả thuận khác, nhưng nên ghi rõ trong hợp đồng.
- Ảnh, video do người làm tự do thực hiện: hợp đồng có nói rõ ai sở hữu và được dùng vào đâu không?
Mỗi câu trả lời "không biết" là một việc cần làm: thay thế nội dung không rõ nguồn, mua giấy phép, hoặc bổ sung hợp đồng với người sáng tạo.
Rà tài sản số trong một buổi chiều
Với cửa hàng hoặc doanh nghiệp nhỏ, toàn bộ phần kê và kiểm quyền có thể làm trong một buổi, nếu chủ doanh nghiệp ngồi cùng người đang quản lý các kênh online:
- Liệt kê mọi kênh: tên miền, email, trang mạng xã hội, gian hàng, kênh video, tài khoản quảng cáo, ứng dụng nhắn tin dùng cho bán hàng.
- Với từng kênh, đăng nhập thử bằng tài khoản của chủ doanh nghiệp; kênh nào chủ doanh nghiệp không vào được thì ghi lại.
- Mở phần cài đặt quyền, chụp lại danh sách người đang có quyền, gỡ những người không còn liên quan.
- Mở hồ sơ tên miền, kiểm chủ thể đăng ký, ngày hết hạn, thông tin liên hệ.
- Lấy văn bằng nhãn hiệu (nếu có), đối chiếu tên chủ sở hữu, hạn, mẫu nhãn.
- Lấy hợp đồng làm website, ứng dụng, thiết kế logo; đánh dấu đoạn nói về quyền sở hữu và bàn giao.
- Ghi tất cả vào bản kê, đặt lịch nhắc các mốc gia hạn, cất bản kê cùng hồ sơ pháp lý.
Phần cần hỏi người làm nghề thường chỉ còn vài dòng: hợp đồng không rõ quyền sở hữu, nhãn hiệu đứng tên cá nhân, tên miền đứng tên bên thứ ba. Đó là danh sách ngắn, dễ hỏi và dễ ước lượng chi phí.
Khi bên làm website hay người giữ tài khoản không hợp tác
Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện vấn đề khi muốn đổi đơn vị làm website và đơn vị cũ không chịu bàn giao tên miền hay mã nguồn. Lúc đó, câu hỏi đầu tiên là hợp đồng ban đầu nói gì: ai là chủ sở hữu sản phẩm, có nghĩa vụ bàn giao không, bàn giao những gì. Hợp đồng càng sơ sài thì tranh chấp càng khó. Đợt rà soát định kỳ cho bạn cơ hội phát hiện điều này khi quan hệ còn tốt và còn có thể thương lượng bổ sung.
Với tài khoản mạng xã hội hay gian hàng do cựu nhân viên giữ, các nền tảng thường có quy trình riêng để doanh nghiệp chứng minh quyền và lấy lại quyền quản trị, dựa trên giấy tờ như đăng ký kinh doanh, văn bằng nhãn hiệu. Có văn bằng nhãn hiệu đứng tên doanh nghiệp thường giúp rất nhiều trong các quy trình này.
Nếu đã có tranh chấp thật, tránh tự đăng bài tố cáo hay nhắn tin đe doạ, vì có thể làm bạn mất lợi thế. Ghi lại sự việc, giữ bằng chứng (hợp đồng, hoá đơn thanh toán, lịch sử trao đổi), rồi hỏi người làm nghề về cách làm việc với bên kia và với nền tảng.
Câu hỏi thường gặp
Tên miền do đơn vị thiết kế đăng ký giúp, đứng tên họ, có sao không?
Về giấy tờ, chủ thể đăng ký tên miền là bên có tên trong hồ sơ. Nếu đơn vị đó ngừng hoạt động hoặc không hợp tác, việc lấy lại sẽ phức tạp. Nên yêu cầu chuyển chủ thể sang doanh nghiệp khi quan hệ còn tốt, và tự giữ thông tin quản lý tên miền.
Nhân viên nghỉ việc mà không bàn giao quyền quản trị trang bán hàng thì làm gì?
Trước hết liên hệ để yêu cầu bàn giao, có văn bản. Song song, tìm hiểu quy trình xác minh quyền sở hữu của nền tảng và chuẩn bị giấy tờ doanh nghiệp, nhãn hiệu. Nếu không giải quyết được, hỏi người làm nghề về bước tiếp theo, tránh tranh cãi công khai.
Ảnh tải trên mạng về để đăng bán hàng có vi phạm không?
Ảnh trên mạng phần lớn có chủ sở hữu quyền tác giả. Dùng cho mục đích thương mại mà không được phép có thể bị khiếu nại và yêu cầu gỡ, bồi thường. Cách an toàn là tự chụp, thuê chụp có hợp đồng, hoặc dùng nguồn có giấy phép rõ ràng.
Nhãn hiệu đứng tên chủ doanh nghiệp cá nhân có nên chuyển sang công ty không?
Nhiều trường hợp nên chuyển để tài sản đi cùng doanh nghiệp, thuận lợi khi gọi vốn, vay vốn hay xử lý vi phạm. Nhưng cũng có cân nhắc riêng về quản trị và gia đình. Nên bàn với cố vấn trước khi làm thủ tục chuyển nhượng.
Có cần hợp đồng riêng với người làm tự do chụp ảnh, quay video cho cửa hàng không?
Nên có. Hợp đồng ghi rõ ai sở hữu sản phẩm, được dùng ở đâu, trong bao lâu, có được dùng cho quảng cáo trả tiền không. Thiếu những điều này, việc dùng lại hình ảnh về sau có thể bị tranh cãi.
Bao lâu nên rà soát tài sản số một lần?
Mỗi năm một lần cho toàn bộ bản kê, và rà ngay mỗi khi có người giữ quyền quản trị nghỉ việc, khi đổi đơn vị làm website, hay khi mở kênh bán mới. Riêng mốc gia hạn tên miền và nhãn hiệu thì nên có lịch nhắc tự động.