Trước khi ký một hợp đồng giá trị lớn hoặc kéo dài nhiều năm, câu quan trọng nhất cần hỏi cố vấn không phải là hợp đồng có đúng luật không, mà là: nếu mọi chuyện không như kế hoạch thì mình mất gì và thoát ra bằng cách nào. Một hợp đồng hợp lệ hoàn toàn vẫn có thể rất bất lợi cho bạn nếu cơ chế chấm dứt, phạt, bồi thường và thanh toán nghiêng hẳn về một bên.
Bài này dành cho người sắp ký: hợp đồng thuê mặt bằng nhiều năm, hợp đồng cung ứng nguyên liệu, hợp đồng phân phối độc quyền, hợp đồng thi công, hợp đồng phần mềm có phí duy trì. Bài không đi vào từng điều khoản của từng loại hợp đồng, mà giúp bạn biết nên hỏi gì, gửi gì và đọc câu trả lời thế nào để ra quyết định ký, sửa hay dừng.
Thế nào là một hợp đồng đáng hỏi trước
Không có con số chung cho mọi doanh nghiệp. Một cách tự đo đơn giản là so giá trị hợp đồng với doanh thu hay tài sản của chính bạn. Với một hộ kinh doanh, hợp đồng thuê mặt bằng ba năm có thể là giao dịch lớn nhất trong đời kinh doanh. Với một công ty vừa, ngưỡng có thể cao hơn nhiều. Khi giá trị đủ để một tranh chấp làm bạn phải dừng hoạt động hay vay thêm tiền, hợp đồng đó đáng hỏi trước.
Thời hạn là yếu tố thứ hai. Hợp đồng ngắn có lỗi thì hết hạn là xong; hợp đồng dài hạn có lỗi thì lỗi đó đi cùng bạn nhiều năm, qua cả những thay đổi về thị trường, nhân sự và pháp luật. Những hợp đồng tự động gia hạn nếu không báo trước, hay hợp đồng có cam kết số lượng tối thiểu mỗi năm, cũng nên được coi là dài hạn dù câu chữ ghi một năm.
Yếu tố thứ ba là tính độc quyền và ràng buộc. Một hợp đồng phân phối độc quyền, một cam kết không hợp tác với đối thủ, hay một điều khoản cho bên kia quyền ưu tiên mua có thể hạn chế những lựa chọn kinh doanh sau này của bạn, nhiều khi đáng lo hơn cả số tiền.
Sáu câu hỏi cốt lõi nên đặt cho cố vấn
Muốn dừng giữa chừng thì sao? Hỏi cố vấn chỉ ra các đường chấm dứt hợp đồng: chấm dứt khi bên kia vi phạm, chấm dứt có báo trước không cần lý do, chấm dứt khi có sự kiện bất khả kháng. Mỗi đường mất gì: cọc, phạt, bồi thường, chi phí đầu tư đã bỏ ra.
Bên kia không làm đúng thì mình đòi được gì? Hợp đồng có ghi phạt vi phạm không, mức bao nhiêu, có giới hạn trần không, có cần chứng minh thiệt hại không. Theo nguyên lý chung của pháp luật dân sự và thương mại, phạt vi phạm phải được thoả thuận thì mới áp dụng; con số cụ thể và giới hạn nên để cố vấn đối chiếu theo loại hợp đồng.
Rủi ro nào hợp đồng đang đẩy hết về phía mình? Những câu kiểu bên A không chịu trách nhiệm trong mọi trường hợp, hay bên B tự chịu mọi chi phí phát sinh, thường nằm rải rác. Cố vấn giúp gom lại thành một danh sách để bạn thấy toàn cảnh.
Người ký bên kia có quyền ký không? Giám đốc chi nhánh, trưởng phòng hay người được uỷ quyền chỉ ký được trong phạm vi được giao. Với công ty, có những giao dịch cần hội đồng thành viên hay hội đồng quản trị thông qua trước. Hỏi cố vấn cần xin xem giấy tờ gì để kiểm tra.
Tranh chấp thì giải quyết ở đâu? Toà án hay trọng tài, ở địa phương nào, theo luật nước nào nếu có yếu tố nước ngoài. Điều khoản này ít ai đọc lúc ký nhưng quyết định chi phí và thời gian khi có chuyện.
Có điều gì mâu thuẫn với các cam kết mình đã ký trước đó? Câu này chỉ trả lời được nếu bạn gửi kèm các hợp đồng đang chạy có liên quan, chẳng hạn hợp đồng vay ngân hàng có điều khoản hạn chế vay thêm hay thế chấp tài sản.
Hồ sơ nên gửi cố vấn cùng bản dự thảo
Câu trả lời của cố vấn chỉ tốt bằng thông tin bạn đưa. Ngoài bản dự thảo đầy đủ, nên gửi kèm:
- Tất cả phụ lục, bảng giá, bảng tiến độ, điều kiện chung được dẫn chiếu trong hợp đồng; nhiều rủi ro nằm ở phụ lục chứ không ở thân hợp đồng.
- Thông tin cơ bản về bên kia: tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp, người đại diện, người sẽ ký và giấy uỷ quyền nếu có.
- Trao đổi trước đó: thư chào hàng, biên bản họp, tin nhắn có hứa hẹn quan trọng chưa được ghi vào hợp đồng.
- Các hợp đồng đang chạy có thể bị ảnh hưởng: hợp đồng vay, hợp đồng thuê, hợp đồng độc quyền với bên khác.
- Mục tiêu kinh doanh của bạn: vì sao ký hợp đồng này, điều gì là không thể nhượng bộ, điều gì có thể đổi.
- Hạn chót ký và mức độ linh hoạt thật của bên kia trong đàm phán, nếu bạn biết.
Gửi một lần cho đủ thay vì gửi từng phần giúp cố vấn nhìn được mối liên hệ giữa các tài liệu, và thường tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Đọc câu trả lời của cố vấn để ra quyết định
Ý kiến của cố vấn về một hợp đồng lớn thường không phải câu ký được hay không ký được. Bạn sẽ nhận một danh sách rủi ro, mỗi rủi ro kèm mức độ và đề xuất xử lý. Cách đọc hữu ích là chia danh sách thành ba nhóm: điểm phải sửa nếu không thì không ký, điểm nên đàm phán nhưng có thể chấp nhận, và điểm chỉ cần biết để theo dõi khi thực hiện.
Với nhóm thứ nhất, hãy hỏi cố vấn đề xuất câu chữ thay thế cụ thể, để bạn mang đi đàm phán. Với nhóm thứ hai, hỏi thêm: nếu bên kia không đồng ý sửa, có cách nào giảm rủi ro bằng việc làm khác không, chẳng hạn giữ lại một phần thanh toán hay mua bảo hiểm. Với nhóm thứ ba, nên chuyển thành việc cần làm khi thực hiện hợp đồng, ví dụ ghi lịch các mốc báo trước.
Khi cố vấn dùng những chữ như rủi ro thấp, có thể chấp nhận, nên làm rõ, đừng hiểu thành không có rủi ro. Nếu chưa rõ mức độ, hãy hỏi thẳng: nếu là anh chị thì có ký với điều khoản này không. Câu hỏi đó thường giúp người tư vấn nói rõ hơn quan điểm nghề nghiệp của họ.
Ba lối ra sau khi hỏi: ký, ký có điều kiện, hoặc dừng
Sau khi có ý kiến, bạn vẫn là người quyết định. Bảng dưới tóm tắt ba lối ra thường gặp:
| Lối ra | Khi nào hợp | Việc nên làm tiếp |
|---|---|---|
| Ký như bản hiện tại | Rủi ro còn lại nhỏ, bạn hiểu và chấp nhận | Ghi các mốc thời hạn, lưu bản ký đầy đủ và thư tư vấn |
| Ký sau khi sửa một số điểm | Có điểm phải sửa, bên kia sẵn sàng đàm phán | Gửi bản sửa có đánh dấu, nhờ cố vấn xem lại bản cuối trước khi ký |
| Ký kèm biện pháp giảm rủi ro | Bên kia không sửa nhưng giao dịch vẫn đáng làm | Giữ lại thanh toán, bảo lãnh, bảo hiểm, chia giai đoạn |
| Dừng hoặc tạm hoãn | Rủi ro không chấp nhận được hoặc thiếu thông tin cơ bản | Báo bên kia lý do một cách lịch sự, giữ lại hồ sơ trao đổi |
Dừng một giao dịch không phải là thất bại. Nhiều chủ doanh nghiệp lâu năm kể rằng những hợp đồng họ may mắn không ký cũng quan trọng như những hợp đồng họ ký được.
Những lỗi hay gặp ở khâu cuối
Lỗi phổ biến là bản ký khác bản đã gửi cố vấn. Qua nhiều vòng đàm phán, bên kia gửi bản mới, bạn đọc lướt rồi ký mà không biết có câu nào thay đổi. Cách phòng đơn giản là yêu cầu mọi bản sửa đều có đánh dấu thay đổi, và trước khi ký nhờ cố vấn so lại bản cuối với bản đã duyệt.
Lỗi thứ hai là ký trang ký mà thiếu phụ lục, hoặc phụ lục chưa được ký nháy. Khi tranh chấp, mỗi bên có thể đưa ra một phiên bản phụ lục khác nhau. Nên ký đủ các trang, đóng dấu giáp lai nếu là doanh nghiệp, và giữ ít nhất một bản gốc đầy đủ.
Lỗi thứ ba là thực hiện khác với hợp đồng mà không ghi lại. Ví dụ giả định: hợp đồng ghi giao hàng theo tháng nhưng thực tế hai bên đồng ý miệng giao theo quý. Khi có chuyện, câu chữ trong hợp đồng vẫn là căn cứ chính. Mọi thay đổi trong lúc thực hiện nên được ghi thành phụ lục hoặc ít nhất là thư xác nhận.
Lỗi cuối là cất hợp đồng vào tủ rồi quên. Những hợp đồng dài hạn có các mốc báo trước gia hạn, điều chỉnh giá, kiểm tra chất lượng. Lập một sổ theo dõi các mốc này ngay sau khi ký là phần tiếp nối tự nhiên của buổi hỏi trước.
Khi bên kia là doanh nghiệp lớn hoặc có yếu tố nước ngoài
Hợp đồng với một doanh nghiệp lớn thường dài, nhiều điều kiện chung được dẫn chiếu sang tài liệu khác như chính sách nhà cung cấp, quy tắc ứng xử, điều kiện mua hàng chung. Những tài liệu đó cũng là một phần ràng buộc, nên khi gửi cố vấn hãy xin bên kia gửi đủ bản đang áp dụng, đừng chỉ gửi đường dẫn hay tên tài liệu.
Khi bên kia là doanh nghiệp nước ngoài, câu hỏi đầu tiên với cố vấn là luật nào áp dụng và tranh chấp giải quyết ở đâu. Một điều khoản chọn trọng tài ở nước ngoài có thể khiến chi phí đòi một khoản nợ vừa phải trở nên không đáng theo đuổi. Cũng nên hỏi về đồng tiền thanh toán, chênh lệch tỷ giá, và các giấy phép hay thủ tục mà hàng hoá hoặc dịch vụ cần có khi đi qua biên giới.
Ngôn ngữ cũng là rủi ro riêng. Thuật ngữ pháp lý tiếng Anh có những khái niệm không trùng hoàn toàn với pháp luật Việt Nam, chẳng hạn các cách gọi khác nhau của bồi thường và phạt. Hỏi cố vấn những chữ này được hiểu thế nào trong luật được chọn áp dụng, thay vì dựa vào bản dịch thông thường.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng do bên kia soạn sẵn theo mẫu thì có sửa được không?
Nhiều bên lớn dùng hợp đồng mẫu và hạn chế sửa, nhưng vẫn thường có phụ lục hoặc thư thoả thuận bổ sung cho từng khách. Nếu thật sự không sửa được, cố vấn có thể giúp bạn hiểu rủi ro để quyết định, và với hợp đồng theo mẫu, pháp luật dân sự có nguyên tắc giải thích có lợi cho bên không soạn khi câu chữ không rõ.
Có cần gửi cố vấn cả bản tiếng Anh nếu hợp đồng song ngữ không?
Có. Hợp đồng song ngữ thường có điều khoản quy định bản nào ưu tiên khi có khác biệt. Nếu bản tiếng Anh được ưu tiên mà bạn chỉ đọc bản tiếng Việt, bạn có thể đang đồng ý với nội dung khác điều mình hiểu. Gửi cả hai bản để cố vấn so sánh.
Thời gian rà một hợp đồng lớn thường mất bao lâu?
Tuỳ độ dài, độ phức tạp và mức đầy đủ của hồ sơ bạn gửi. Một hợp đồng vài trang với hồ sơ rõ ràng có thể xong trong vài ngày, hợp đồng nhiều phụ lục và có yếu tố nước ngoài cần lâu hơn. Nên báo hạn chót ngay từ đầu để cố vấn sắp xếp.
Ký hợp đồng nguyên tắc trước rồi hỏi sau có an toàn không?
Tuỳ nội dung. Một hợp đồng nguyên tắc có thể không ràng buộc gì nhiều, nhưng cũng có bản đã chứa cam kết độc quyền, cọc hay phạt. Đừng đánh giá qua tên gọi; hãy đọc xem nó buộc bạn làm gì và hỏi cố vấn nếu có tiền hoặc độc quyền đi kèm.
Cố vấn nói hợp đồng có rủi ro nhưng vẫn ký được, hiểu thế nào?
Nghĩa là không có điểm khiến giao dịch vô hiệu hay quá bất lợi, nhưng có những rủi ro bạn cần chấp nhận hoặc theo dõi. Hãy xin danh sách cụ thể các rủi ro đó và cách theo dõi khi thực hiện, thay vì chỉ ghi nhớ câu vẫn ký được.
Có nên để kế toán rà hợp đồng thay luật sư không?
Kế toán rà rất tốt phần thanh toán, hoá đơn, thuế và dòng tiền, và nên được hỏi. Phần trách nhiệm pháp lý, chấm dứt, phạt, bồi thường và giải quyết tranh chấp thì cần người có chuyên môn pháp lý. Với hợp đồng lớn, để hai người cùng xem là cách làm hợp lý.