Doanh nghiệp nên tuyển pháp chế nội bộ khi khối lượng việc pháp lý đã đều và đủ lấp phần lớn thời gian một người, khi việc đòi hiểu sâu cách công ty vận hành, và khi chậm trả lời gây thiệt hại thật cho kinh doanh. Ngược lại, việc ít, không đều hoặc đòi chuyên môn hẹp thì thuê ngoài thường hợp lý hơn.
Câu trả lời đúng cho từng doanh nghiệp không đến từ cảm giác "dạo này nhiều hợp đồng quá", mà từ việc đếm. Bài này đưa ra cách đếm khối lượng việc pháp lý trong một quý, cách so sánh hai phương án theo từng tiêu chí, và mô hình lai mà nhiều doanh nghiệp vừa đang dùng. Mọi con số minh hoạ trong bài là ví dụ giả định.
Câu hỏi đúng không phải "cái nào rẻ hơn"
Khi đem hai phương án ra so, chủ doanh nghiệp thường đặt lương một người cạnh khoản phí trả cho bên ngoài rồi chọn con số nhỏ hơn. Cách so đó bỏ sót gần hết những thứ quan trọng. Một người nội bộ kéo theo chi phí tuyển, đào tạo, quản lý, thời gian làm quen; họ cũng không thể giỏi mọi mảng, nên những việc chuyên sâu vẫn phải thuê ngoài. Ngược lại, bên ngoài tính phí cho thời gian thật nhưng không ngồi trong các cuộc họp nơi rủi ro bắt đầu hình thành.
Câu hỏi nên đặt là: công ty đang mất gì vì cách tổ chức hiện tại? Có thể là hợp đồng ký vội vì chờ duyệt quá lâu, có thể là giấy phép hết hạn không ai nhớ, có thể là những câu hỏi giống nhau được trả tiền để hỏi đi hỏi lại. Mỗi kiểu thiệt hại gợi ý một lời giải khác nhau, và không phải lời giải nào cũng là tuyển thêm người.
Cũng cần tách hai loại việc. Loại thứ nhất là việc vận hành: duyệt hợp đồng thường, giữ sổ hạn, soạn văn bản nội bộ, trả lời câu hỏi lặp lại. Loại thứ hai là việc chuyên sâu: giao dịch lớn, tranh chấp, lĩnh vực hẹp như sở hữu trí tuệ hay cạnh tranh. Người nội bộ thường mạnh ở loại thứ nhất; bên ngoài có lợi thế ở loại thứ hai. Quyết định thật sự là chia hai loại này cho ai.
Đếm khối lượng việc pháp lý thật trong một quý
Trước khi quyết, nên có số liệu của chính doanh nghiệp mình. Một cách đếm đủ dùng mà không cần phần mềm:
- Lập một bảng chung, giao cho đầu mối hành chính ghi lại mọi việc có dính tới pháp lý trong ba tháng: ai hỏi, hỏi gì, ai trả lời, mất bao lâu.
- Ghi cả những việc đang được làm "chui": giám đốc tự sửa hợp đồng ban đêm, kế toán tự tra quy định, nhân viên kinh doanh tự lấy mẫu trên mạng.
- Phân mỗi việc vào một nhóm: hợp đồng, lao động, giấy phép và thủ tục, quản trị nội bộ, tranh chấp, câu hỏi khác.
- Đánh dấu việc lặp lại (cùng một loại câu hỏi, cùng một loại hợp đồng) và việc mới hoàn toàn.
- Ước số giờ cho từng việc nếu một người có chuyên môn làm. Không cần chính xác, chỉ cần cùng một cách ước.
- Cộng lại theo tháng và xem độ dao động giữa các tháng.
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị ghi được mỗi tháng khoảng bốn mươi hợp đồng cần xem, phần lớn theo mẫu, cộng một vài việc lao động và thủ tục. Ước ra chừng sáu mươi đến tám mươi giờ chuyên môn mỗi tháng, dao động không lớn. Đó là khối lượng đáng nghĩ tới một người nội bộ. Nếu con số là mười lăm giờ và lúc có lúc không, thuê ngoài vẫn hợp hơn.
So sánh hai phương án theo từng tiêu chí
Không có phương án thắng ở mọi tiêu chí. Bảng dưới giúp chủ doanh nghiệp thấy mình đang đổi cái gì lấy cái gì:
| Tiêu chí | Pháp chế nội bộ | Pháp chế thuê ngoài |
|---|---|---|
| Hiểu cách công ty vận hành | Sâu, vì có mặt hằng ngày | Tăng dần, phụ thuộc đầu mối kể lại |
| Tốc độ với việc nhỏ | Nhanh, hỏi ngay được | Theo cam kết phản hồi |
| Chiều sâu chuyên môn hẹp | Giới hạn ở kinh nghiệm một người | Có thể huy động nhiều người theo mảng |
| Tính liên tục | Đứt khi người đó nghỉ | Phụ thuộc người phụ trách bên ngoài và việc bàn giao |
| Độc lập khi góp ý | Dễ ngại trái ý cấp trên | Dễ nói thẳng hơn, nhưng ít bối cảnh hơn |
| Cấu thành chi phí | Lương, bảo hiểm, đào tạo, công cụ, thời gian quản lý | Phí theo kỳ hoặc theo giờ, phí phát sinh ngoài phạm vi |
| Linh hoạt theo khối lượng | Cố định | Tăng giảm được theo hợp đồng |
Tiêu chí "độc lập khi góp ý" hay bị quên. Một người làm công ăn lương báo cáo trực tiếp cho giám đốc có thể ngại nói "không nên ký". Doanh nghiệp tuyển người nội bộ cần cho họ quyền nói điều khó nghe mà không bị coi là cản trở kinh doanh.
Những thứ không hiện ra trong bảng lương
Chi phí của một người pháp chế nội bộ không dừng ở lương. Có thời gian tìm người: vị trí này khó tuyển ở nhiều tỉnh ngoài các thành phố lớn. Có thời gian làm quen: người mới cần vài tháng mới nắm được các hợp đồng đang chạy và thói quen của từng phòng. Có công cụ: tài khoản tra cứu văn bản, nơi lưu hợp đồng, có khi cả khoá học cập nhật. Và có thời gian của giám đốc để giao việc, nghe báo cáo, đánh giá.
Phía thuê ngoài cũng có chi phí ẩn. Thời gian của đầu mối nội bộ để đóng gói thông tin gửi đi là chi phí thật, chỉ là nằm trong lương người khác. Việc ngoài phạm vi phát sinh tính riêng, và nếu phạm vi viết mơ hồ thì hai bên dễ tranh cãi việc nào là "ngoài gói". Ngoài ra, mỗi lần đổi đơn vị là một lần trả lại chi phí làm quen.
Cách công bằng là đặt hai phương án trong cùng một khung: tổng chi phí một năm gồm cả phần ẩn, cộng một ước lượng thiệt hại có thể tránh được. Con số thiệt hại khó tính, nhưng chỉ cần nhìn lại một năm qua: có hợp đồng nào gây mất tiền vì điều khoản không ai đọc kỹ, có lần phạt nào vì trễ một thủ tục. Một hai sự cố như vậy thường đủ cho thấy cách làm hiện tại đắt hơn vẻ ngoài.
Dấu hiệu nên tuyển người nội bộ
Khi nhiều dấu hiệu dưới đây cùng xuất hiện, phương án tuyển người đáng được đặt lên bàn:
- Khối lượng việc đếm được trong một quý đủ lấp phần lớn thời gian một người và khá đều giữa các tháng.
- Phần lớn việc là việc vận hành lặp lại, cần hiểu sản phẩm, khách hàng và quy trình nội bộ hơn là chuyên môn hẹp.
- Kinh doanh đang tắc vì chờ duyệt: khách hàng phàn nàn hợp đồng về chậm, nhân viên kinh doanh tự ký cho kịp.
- Doanh nghiệp hoạt động trong ngành có điều kiện, phải giữ nhiều giấy phép, chứng chỉ, báo cáo định kỳ.
- Công ty có nhiều chi nhánh, nhiều điểm bán hoặc số lao động đủ lớn để các vấn đề lao động phát sinh hằng tuần.
- Chi phí thuê ngoài một năm đã tiến gần tổng chi phí một người, tính cả phần ẩn.
Một dấu hiệu chưa đủ để quyết. Ví dụ ngành có điều kiện nhưng quy mô nhỏ thì một cố vấn bên ngoài có kinh nghiệm ngành vẫn hợp hơn một người mới ra trường ngồi một mình.
Khi nào nên tiếp tục thuê ngoài
Việc ít và thất thường. Có tháng vài chục hợp đồng, có tháng gần như không có gì. Một người nội bộ trong hoàn cảnh này hoặc ngồi chơi, hoặc bị giao thêm việc hành chính đến mức không còn thời gian cho phần pháp lý khi việc dồn về.
Rủi ro tập trung ở mảng hẹp. Doanh nghiệp phần mềm có rủi ro chính nằm ở sở hữu trí tuệ và dữ liệu cá nhân; doanh nghiệp xuất khẩu vướng chủ yếu ở hợp đồng ngoại thương. Một người tổng quát khó theo kịp, trong khi bên ngoài có thể đưa người đúng mảng vào.
Chưa có ai đủ sức quản lý người làm pháp lý. Giám đốc không có thời gian giao việc và đánh giá thì người pháp chế mới dễ trôi theo việc vặt. Trường hợp này, thuê ngoài kèm một đầu mối nội bộ tốt cho kết quả ổn định hơn.
Doanh nghiệp đang ở giai đoạn biến động. Đang tái cấu trúc, đang đổi chủ, đang thử mô hình kinh doanh mới thì khối lượng và tính chất việc pháp lý còn thay đổi nhiều. Giữ sự linh hoạt của thuê ngoài cho tới khi mọi thứ ổn định là cách đỡ phải sửa sai về nhân sự.
Mô hình lai: một người nội bộ cộng cố vấn bên ngoài
Rất nhiều doanh nghiệp vừa không chọn hẳn một bên. Họ tuyển một người nội bộ lo việc vận hành và làm đầu mối, đồng thời giữ một cố vấn bên ngoài cho việc chuyên sâu, việc lớn và để người nội bộ có chỗ hỏi lại. Mô hình này giải được hai điểm yếu lớn nhất của pháp chế một người: thiếu người để bàn khi gặp việc khó, và thiếu người thay khi nghỉ.
Để mô hình lai chạy được, cần chia ranh giới bằng văn bản: loại việc nào người nội bộ tự quyết, loại nào phải hỏi bên ngoài, ngưỡng giá trị nào bắt buộc có ý kiến thứ hai. Người nội bộ cũng nên là người duy nhất gửi việc ra ngoài, để tránh cảnh mỗi phòng tự gọi cố vấn và chi phí phình lên không ai kiểm soát.
Lộ trình thường gặp: bắt đầu bằng thuê ngoài toàn bộ, sau đó tuyển một người khi khối lượng đủ, chuyển dần việc vận hành vào trong, và thu hẹp phạm vi bên ngoài về phần chuyên sâu. Nhìn lại mỗi năm một lần, dựa trên số liệu ghi chép, thay vì đợi đến khi có sự cố mới đổi.
Nếu đang phân vân và muốn có người cùng nhìn số liệu, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được gợi ý những câu cần trả lời trước khi quyết.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp bao nhiêu người thì nên có pháp chế riêng?
Không có ngưỡng số người chung. Một công ty hai mươi người trong ngành tài chính hay y tế có thể cần pháp chế sớm hơn một xưởng một trăm người làm gia công ổn định. Thước đo đáng tin hơn là khối lượng và tính chất việc pháp lý đếm được trong vài tháng.
Tuyển người mới ra trường làm pháp chế có tiết kiệm không?
Tiết kiệm về lương nhưng rủi ro cao nếu người đó làm một mình. Người mới cần người hướng dẫn và chỗ hỏi lại. Nếu tuyển người ít kinh nghiệm, nên đi kèm một cố vấn bên ngoài để kiểm những việc vượt quá sức, ít nhất trong một hai năm đầu.
Có nên để kế toán kiêm luôn việc pháp lý thay vì tuyển?
Kế toán kiêm được phần theo dõi, lưu trữ và một số thủ tục quen thuộc, nhưng không nên tự quyết về điều khoản hợp đồng hay tranh chấp lao động. Nếu chọn cách này, cần vạch rõ phần kế toán làm, phần phải chuyển ra cố vấn, và trả công tương xứng cho phần việc thêm.
Chuyển từ thuê ngoài sang nội bộ thì đơn vị cũ có phải bàn giao gì không?
Nên có. Những thứ làm ra cho doanh nghiệp như mẫu hợp đồng, sổ thời hạn, danh sách việc đang dở, ý kiến tư vấn đã gửi là tài sản cần chuyển giao. Tốt nhất ghi việc bàn giao này vào hợp đồng dịch vụ ngay từ đầu, kèm thời hạn và hình thức.
Người pháp chế nội bộ có được nhận làm thêm cho công ty khác không?
Việc này phụ thuộc hợp đồng lao động, nội quy và tư cách hành nghề của người đó. Riêng luật sư hành nghề với tư cách cá nhân theo hợp đồng lao động thì theo Luật Luật sư không được cung cấp dịch vụ pháp lý cho người khác. Nên thoả thuận rõ khi tuyển để tránh xung đột lợi ích.
Bao lâu nên đánh giá lại lựa chọn này một lần?
Mỗi năm một lần là nhịp hợp lý, hoặc sớm hơn khi doanh nghiệp đổi mô hình kinh doanh, mở thêm chi nhánh, bước vào ngành có điều kiện hay chuẩn bị gọi vốn. Lần đánh giá nên dựa trên số việc đếm được và các sự cố đã xảy ra, không chỉ dựa trên cảm nhận.