Việc ngoài phạm vi cố vấn là những yêu cầu không nằm trong phần công việc đã thoả thuận của hợp đồng cố vấn thường xuyên, nên được tính phí riêng hoặc cần thoả thuận bổ sung. Rắc rối không nằm ở việc có phí riêng, mà ở chỗ hai bên hiểu ranh giới khác nhau: doanh nghiệp tưởng đã trong gói, luật sư coi là phát sinh, và hoá đơn đến khi việc đã xong.
Cách phòng là có một quy trình nhỏ: nhận diện sớm việc nào có khả năng ngoài phạm vi, luật sư báo trước khối lượng và chi phí dự kiến, người có thẩm quyền trong doanh nghiệp duyệt bằng văn bản rồi mới làm. Bài này đi qua các vùng xám hay gặp, quy trình báo phí trước, cách phân quyền duyệt và cách ghi chép để cuối năm điều chỉnh lại phạm vi cho sát thực tế.
Vì sao "ngoài gói" là nguồn bất đồng hay gặp nhất
Hợp đồng cố vấn thường mô tả phạm vi bằng những cụm từ rộng như "tư vấn pháp luật thường xuyên trong hoạt động kinh doanh" hoặc "soát xét hợp đồng". Lúc ký, cả hai bên đều thấy rõ ràng. Đến khi có việc thật, những cụm từ ấy lại mở ra nhiều cách hiểu. Soát một hợp đồng ba trang và soát một bộ hồ sơ góp vốn năm mươi trang đều là "soát xét hợp đồng", nhưng khối lượng khác nhau hàng chục lần.
Phía doanh nghiệp thường đánh giá phạm vi theo loại việc: hợp đồng là hợp đồng, câu hỏi là câu hỏi. Phía luật sư đánh giá theo khối lượng và trách nhiệm: việc tốn bao nhiêu giờ, cần mấy người, rủi ro nghề nghiệp lớn tới đâu. Hai cách đo này không sai, chỉ là không gặp nhau nếu không được viết ra.
Bất đồng thêm nặng vì thời điểm. Khi có việc gấp, không ai muốn dừng lại hỏi chuyện tiền; luật sư làm trước cho kịp, doanh nghiệp vui vì được hỗ trợ nhanh. Một tháng sau, hoá đơn phát sinh đến và cả hai bên cùng thấy mình thiệt. Phần lớn những va chạm kiểu này có thể tránh được bằng một tin nhắn báo phí dự kiến dài ba dòng gửi trước khi bắt tay vào việc.
Những vùng xám hay gặp
Bảng dưới liệt kê các tình huống hai bên hay hiểu khác nhau. Đưa từng dòng vào buổi trao đổi khi ký hoặc gia hạn hợp đồng, rồi ghi kết quả vào phụ lục phạm vi:
| Tình huống | Vì sao dễ hiểu khác nhau | Nên thống nhất trước điều gì |
|---|---|---|
| Soát hợp đồng dài hoặc song ngữ | Vẫn là "soát hợp đồng" nhưng khối lượng lớn | Ngưỡng số trang, ngôn ngữ, số vòng góp ý trong gói |
| Soạn mới thay vì soát | Doanh nghiệp không có bản nháp, nhờ soạn từ đầu | Soạn mới loại nào trong gói, loại nào tính riêng |
| Tham gia đàm phán | Một buổi họp có luật sư khác hẳn một câu hỏi qua email | Số buổi họp hoặc số giờ đàm phán được tính trong gói |
| Thư gửi đối tác ký tên luật sư | Thư có tên văn phòng luật mang trách nhiệm nghề nghiệp | Loại thư nào luật sư ký, loại nào chỉ soạn cho doanh nghiệp ký |
| Làm việc với đoàn kiểm tra | Có mặt trực tiếp, chuẩn bị hồ sơ nhiều ngày | Mức hỗ trợ trong gói: tư vấn từ xa hay có mặt |
| Việc của công ty con, chi nhánh hoặc của chủ doanh nghiệp | Không phải pháp nhân ký hợp đồng | Pháp nhân nào được phục vụ, việc cá nhân có loại trừ không |
Không cần làm hết bảng ngay từ đầu. Mỗi lần gặp một vùng xám mới, hai bên ghi thêm một dòng; sau một năm, phụ lục phạm vi sẽ phản ánh đúng cách bạn thực sự dùng cố vấn.
Quy trình báo phí trước khi làm
Quy trình này nên được ghi vào hợp đồng hoặc ít nhất thống nhất qua thư điện tử để làm căn cứ. Nó ngắn, chạy được cả khi việc gấp:
- Doanh nghiệp gửi yêu cầu như bình thường qua kênh đã thống nhất, không cần tự phân loại trong hay ngoài gói.
- Luật sư đánh giá nhanh; nếu cho rằng việc nằm ngoài phạm vi hoặc vượt ngưỡng, báo lại trong thời gian phản hồi thông thường, nêu lý do ngắn gọn.
- Kèm theo là ước tính khối lượng (số giờ hoặc khoản phí trọn việc), các khoản chi phí ngoài thù lao nếu có, và thời gian dự kiến hoàn thành.
- Người có thẩm quyền trong doanh nghiệp đồng ý, đề nghị thu hẹp yêu cầu, hoặc từ chối. Đồng ý phải bằng văn bản, thư điện tử hay tin nhắn có lưu đều được, tuỳ hai bên quy ước.
- Nếu trong lúc làm khối lượng vượt ước tính đáng kể, luật sư báo lại trước khi vượt chứ không đợi đến lúc xuất hoá đơn.
- Khi xong, việc được ghi vào sổ theo dõi với nhãn "ngoài phạm vi" để tách bạch khi tổng kết năm.
Ngưỡng "vượt đáng kể" nên được định bằng con số hai bên tự chọn, ví dụ giả định vượt quá một phần năm ước tính ban đầu thì phải báo. Không có ngưỡng, mỗi bên sẽ tự hiểu "đáng kể" theo cách có lợi cho mình.
Ai trong doanh nghiệp được duyệt việc ngoài phạm vi
Chỉ định rõ người duyệt. Nếu bất kỳ trưởng bộ phận nào cũng tự ý bảo luật sư "cứ làm đi", chi phí pháp lý sẽ trôi khỏi tầm kiểm soát. Hợp đồng cố vấn nên ghi tên hoặc chức danh người có quyền chấp thuận việc phát sinh, và luật sư chỉ làm khi người đó đồng ý.
Phân theo ngưỡng chi. Doanh nghiệp vừa có thể cho trưởng phòng duyệt việc dưới một ngưỡng nhỏ, còn trên ngưỡng phải có giám đốc. Ngưỡng này nên khớp với quy chế chi tiêu nội bộ đang có, để kế toán dễ đối chiếu.
Người hỏi chưa chắc là người duyệt. Nhân viên kinh doanh có thể gửi câu hỏi, nhưng khi luật sư báo phí phát sinh thì phải chuyển cho người duyệt. Ghi rõ nguyên tắc này để luật sư không lúng túng khi người hỏi bảo cứ làm.
Ủy quyền khi vắng mặt. Người duyệt đi công tác hoặc nghỉ phép thì ai thay. Thiếu điểm này, việc gấp sẽ bị treo, hoặc luật sư phải chọn giữa làm không có duyệt và để lỡ việc.
Thông báo khi thay người. Đổi người duyệt phải báo cho văn phòng luật bằng văn bản. Rất nhiều tranh cãi về hoá đơn bắt nguồn từ việc người cũ đã nghỉ mà luật sư không được thông báo.
Việc khẩn ngoài phạm vi: làm trước, duyệt sau được không
Có những tình huống không chờ được quy trình: đối tác gửi thông báo chấm dứt hợp đồng với thời hạn trả lời rất ngắn, đoàn kiểm tra đến bất ngờ, một nhân viên chủ chốt nghỉ ngang và mang theo dữ liệu. Lúc đó luật sư thường làm ngay phần cấp bách nhất trong khi chờ người duyệt trả lời.
Để việc này không thành tranh cãi, hợp đồng nên có một điều khoản riêng về việc khẩn: luật sư được làm trước trong giới hạn bao nhiêu giờ hoặc bao nhiêu chi phí mà chưa cần duyệt, với điều kiện thông báo ngay cho người duyệt và dừng ở ngưỡng đó nếu chưa có trả lời. Như vậy doanh nghiệp được bảo vệ khỏi rủi ro lỡ thời hạn, còn luật sư được bảo vệ khỏi rủi ro làm không công.
Phía doanh nghiệp cũng cần nhớ rằng ngưỡng khẩn không phải lối tắt để mọi việc đều thành gấp. Nếu tháng nào cũng có việc "khẩn" ngoài phạm vi, đó là dấu hiệu phạm vi gói đang quá hẹp so với thực tế, hoặc doanh nghiệp đang đưa việc tới luật sư quá muộn. Cả hai trường hợp đều nên được mang ra bàn lại ở buổi đánh giá định kỳ.
Ví dụ giả định: cửa hàng mỹ phẩm nhận thư cảnh báo nhãn hiệu
Ví dụ giả định: một chuỗi ba cửa hàng mỹ phẩm ở TP.HCM có hợp đồng cố vấn gồm hỏi đáp, soát hợp đồng dưới hai mươi trang và hai giờ đàm phán mỗi tháng. Một ngày, chuỗi nhận thư của một doanh nghiệp khác cho rằng tên thương mại của cửa hàng gây nhầm lẫn với nhãn hiệu của họ, yêu cầu ngừng sử dụng và trả lời trong thời hạn ngắn.
Trưởng cửa hàng gửi thư cho luật sư lúc chiều. Trong buổi tối, luật sư xác nhận đã nhận, cho biết việc đánh giá sơ bộ và gợi ý những điều chưa nên làm (chưa trả lời đối phương, chưa tự gỡ biển hay đổi tên) thuộc phạm vi hỏi đáp. Còn việc tra cứu nhãn hiệu, đánh giá khả năng nhầm lẫn và soạn thư phản hồi chính thức nằm ngoài gói, nên luật sư gửi kèm ước tính khối lượng.
Giám đốc, người duy nhất được duyệt việc phát sinh theo hợp đồng, trả lời đồng ý trong sáng hôm sau. Nhờ có quy trình, việc không bị chậm mà cũng không ai bất ngờ về chi phí. Cuối năm, hai bên cân nhắc đưa việc tra cứu nhãn hiệu định kỳ vào phạm vi, vì chuỗi đang có kế hoạch mở thêm cửa hàng với tên mới. Ví dụ không nhằm đánh giá vụ việc nhãn hiệu, chỉ minh hoạ quy trình.
Ghi chép để cuối năm điều chỉnh phạm vi
Dữ liệu về việc ngoài phạm vi là thứ quý nhất khi đàm phán gia hạn. Mỗi lần có việc phát sinh, nên ghi:
- Loại việc và lý do bị coi là ngoài phạm vi, theo đúng lời luật sư báo.
- Khối lượng ước tính và khối lượng thực tế, để biết ước tính của văn phòng có sát không.
- Người duyệt, thời điểm duyệt, và việc có khẩn hay không.
- Kết quả: việc đã giải quyết xong hay còn treo, có dẫn tới việc khác không.
- Nhận xét ngắn của người dùng nội bộ: có cần việc đó thêm lần nữa trong năm tới không.
Cuối năm, nếu một loại việc ngoài phạm vi lặp lại nhiều lần, đưa nó vào gói thường rẻ và gọn hơn tiếp tục tính riêng. Ngược lại, những phần trong gói mà cả năm không dùng tới là ứng viên để bỏ đi. Trao đổi bằng số liệu như vậy giúp cuộc đàm phán gia hạn bớt cảm tính.
Câu hỏi thường gặp
Luật sư có được tự làm việc ngoài phạm vi rồi tính phí sau không?
Về nguyên tắc, phí phát sinh cần dựa trên thoả thuận của hai bên. Nếu hợp đồng có quy trình báo phí trước mà luật sư không theo, doanh nghiệp có cơ sở để thương lượng lại. Tốt nhất là ghi rõ quy trình này ngay khi ký để tránh tranh cãi.
Làm sao biết một yêu cầu có thuộc gói hay không trước khi gửi?
Không cần tự phân loại. Cứ gửi yêu cầu qua kênh thông thường; việc đánh giá trong hay ngoài phạm vi là phần của luật sư. Điều doanh nghiệp cần làm là đọc kỹ thông báo phát sinh và chỉ để người có thẩm quyền chấp thuận.
Có nên đưa mọi thứ vào gói để khỏi phải duyệt từng việc không?
Gói rộng hơn thì phí cố định cao hơn, và bạn trả cả cho những việc không dùng tới. Thường hợp lý hơn là giữ gói vừa phải theo nhịp việc thường xuyên, rồi dùng quy trình báo phí cho việc thỉnh thoảng mới có.
Văn phòng luật từ chối làm một việc ngoài phạm vi thì sao?
Luật sư có quyền từ chối việc không thuộc chuyên môn, có xung đột lợi ích hoặc quá khả năng nhận việc. Khi đó doanh nghiệp có thể thuê người khác cho riêng việc đó, nên đề nghị luật sư cố vấn bàn giao những thông tin cần thiết để người mới bắt tay nhanh.
Việc ngoài phạm vi có cần hợp đồng riêng không?
Tuỳ quy mô. Việc nhỏ thường chỉ cần thư xác nhận phạm vi và phí theo khung của hợp đồng cố vấn; việc lớn như tố tụng hay một thương vụ nên có hợp đồng dịch vụ pháp lý riêng, vì trách nhiệm và cách tính phí khác hẳn.
Người duyệt đồng ý bằng tin nhắn có đủ không?
Phụ thuộc quy ước trong hợp đồng. Nhiều bên chấp nhận thư điện tử hoặc tin nhắn từ tài khoản đã đăng ký, miễn là lưu lại được. Điều quan trọng là quy ước trước và giữ được bằng chứng ai đồng ý, đồng ý cho việc gì, vào lúc nào.